e-Fatura mükelleflerine gelen fatura türleri ve doğrulama yöntemlerini bu yazıda bulabilirsiniz. 

Yazı: İlknur Gür, İdea Teknoloji Çözümleri

e-Fatura doğrulama yöntemleri, e-Fatura mükelleflerine harici kanallarla iletilmiş e-faturalar, sistemde kayıtlı olmayan kullanıcılardan gelen e-arşiv ve kağıt faturalar olmak üzere fatura türlerine göre değişkenlik gösteriyor:

GİB Platformu üzerinden geçmemiş olan e-faturalar

GİB merkezi platformu üzerinden geçmiş ancak harici kanallarla iletilmiş olan e-faturalar bu bölümde değerlendirilecektir. Öncesinde e-Fatura ile ilgili birkaç temel kuralı hatırlayalım:

1. e-Fatura tarafları GİB Sisteminde kayıtlı olan taraflardır
2. Taraflar arasında e-Fatura değişimi GİB merkezi platformu aracılığı ile gerçekleştirilir
3. e-Faturalar tarafların e-fatura için kullandıkları ve GİB sistemi ile iletişim halinde olan sistemleri üzerinden gönderilir ve alınır.

Bu maddeler üzerinden yola çıkarak yapacağımız genel çıkarım ise; e-faturanın geçerli sayılabilmesi için üzerindeki imzanın doğrulanabilir olması ve GİB merkezi platformunda geçerek alıcısına iletilmesi gerekliliğidir. Peki sisteminize düşen her e-fatura geçerli midir? Bunu öğrenmek için iki yol izleyebilirsiniz:

1. Sisteme gelen tüm e-faturaların GİB sisteminden “GetApplicationResponseMethod” ile sorgulamasını yaparak sistem yanıtları ile ilgili durumu öğrenebilirsiniz. Diğer taraftan hizmet alınan özel entegratör firma ya da entegrasyon sistemiminiz üzerinde e-fatura imza doğrulanma durumlarını ve GİB statülerini kolay takip edebileceğiniz otomatik sorgular ve ekran muhtemelen tasarlanmıştır.
2. GİB sitesinden (https://ebelge.gib.gov.tr/) indirilebilen “e-Fatura Görüntüleyici” aracından sorgulayarak sistemden başarılı şekilde geçmiş bir fatura olduğunu teyit edebilirsiniz.

e-Fatura Görüntüleyici üzerinden bir faturanın GİB sistemi üzerinden imza doğrulama ve sorgulamasının yapılmasının örnek gösterimi aşağıdaki gibidir:

Üst menüde görülen “Doğrula” butonu, açılan E-Fatura/Uygulama Yanıtı XML’inin imzasının doğrulanabilip doğrulanamadığını kontrol eder. Doğrulama yapılamıyorsa e-fatura üzerinde değişiklik yapılmış demektir.

"Sorgula” Butonu ise açılan XML’in GİB’den başarıyla geçip geçmediğini ve ticari faturaysa alıcı tarafından başarıyla ret/kabul yanıtı verilip verilmediğini sorgular.

Resimdeki örnekte, GİB sisteminden başarı ile geçen bir e-fatura olup olmadığı durumu “Sorgula” butonu ile kontrol edildiğinde “İlgili fatura GİB sisteminden geçmemiş ve/veya alıcısına ulaştırılamamıştır” hatasını almıştır. Bu durum faturanın Merkezi Platform üzerinden başarılı bir başarılı şekilde alıcısına iletilmediği yani sistemsel olarak geçerli bir fatura olmadığı anlamına gelir. Yani imzası doğrulanabilen her e-fatura geçerli bir e-fatura olmayabilir, diğer bir zorunluluk ise GİB sisteminden başarılı şekilde geçip alıcısına iletilmesi gerekliliğidir.

Sistemde kayıtlı olmayan kullanıcılardan gelen e-arşiv faturalar

Yazının başında belirtildiği üzere e-fatura kullanıcıları sadece kayıtlı kullanıcılardan e-fatura alabiliyor. Ancak son yayımlanan 509 no.lu VUK tebliği ile (509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin “IV.2.4.3. e-Arşiv Fatura Olarak Düzenlenme Zorunluluğu Getirilen Diğer Faturalar” başlıklı bölümü) sistemde kayıtlı olmayan mükelleflerin, vergi mükellefine kestiği günlük toplam 5 bin TL ve üzeri tutara faturaların e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunluluğu getirilmiştir. e-Arşiv faturalardaki sorgulama yine GİB üzerinden https://ebelge.gib.gov.tr/earsivsorgula.html linki üzerinden Satıcı VKN/TCKN, Fatura No, Ödenecek Tutar bilgileri girilerek sorgulanabilmektedir. 

Kayıtlı olmayan kullanıcıların tutar sınırı aştığında bu faturaları e-Arşiv fatura olarak düzenlemektedir. GİB portal (https://earsivportal.efatura.gov.tr/) üzerinden bu tür faturalar düzenlenebilmektedir. Ancak e-arşiv olarak düzenlenen bu faturalar alıcısı e-fatura kullanıcısı olması durumunda da e-mail ile paylaşılmaktadır. Çünkü GİB tarafından sunulan e-fatura ve e-arşiv fatura portalları arasından bir entegrasyon henüz bulunmamaktadır. İlerisi için bu şekilde bir entegrasyon öngörülse de şimdilik e-fatura kullanıcıları kendilerine e-maille gelen e-arşiv faturaların takibini de gerçekleştirmek durumundadır. 

Sistemde kayıtlı olmayanlardan gelen kağıt faturalar

Gelen kağıt faturaların ise öncelikle göndericisinin GİB e-fatura sisteminde kayıtlı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Çünkü kayıtlı kullanıcılar tarafından kesilen faturaların e-fatura olarak kesilmesi zorunluluğu vardır. Tabi bir istisnai durum ise sisteme yeni kayıt olmuş ve fatura tarihi ve mükellefin sisteme kayıt olduğu tarih arasından 7 günden az süre olmasıdır. Firmaların sisteme uyum sağlayabilmeleri açısından GİB tarafından böyle bir kolaylık tanınmıştır.

Kağıt faturaların kontrolü ise fatura üzerindeki seri ve sıra numaralarının matbaa üzerinden veya vergi dairesi üzerinden sorgulanması aracılığı ile yapılmaktadır. Sonuç olarak e-fatura kullanıcılarının yönetmesi gereken 3 farklı formatta fatura türü ortaya çıkmıştır:

1. Kayıtlı kullanıcılardan GİB platformu üzerinden gelen e-Faturalar
2. Kayıtlı olmayan kullanıcılardan gelen günlük toplam tutarı 5 bin TL’yi geçen e-arşiv faturalar
3. Kayıtlı olmayan kullanıcılardan gelen kağıt faturalar

Faturaların geçerlilik kontrolleri ise fatura türüne göre yapılmaktadır. Geçersiz faturaların sisteme alınması ve beyannamelere konu edilmesi ise çeşitli cezai yaptırımlara tabi olmaktadır.