Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri

e-Fatura uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak mesajların, taraflar arasında güvenli bir şekilde aktarılmasına imkân sunan, faturanın elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. Uygulamadan hangi yöntemle yararlanılırsa yararlanılsın (GİB Portal, Doğrudan Entegrasyon, Özel Entegrasyon) uygulamada faturanın düzenleyicisi de muhatabı da kayıtlı kullanıcı olmalıdır, düzenlenen e-faturalar ile sistem ve uygulama mesajları muhatabına GİB aracılığıyla iletilir.

e-Fatura kullanıcı listesinde kamu kurumları da bulunmaktadır. Bu kapsamda kamu kurumlarına e-fatura düzenlenebileceği gibi vergi mükellefi olan ve faaliyetleri gereği fatura düzenleyen kamu kurumları da e-Fatura uygulamasına kayıtlı olanlara e-fatura düzenleyebilirler.

GİB, e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar listesi ortalama iki saatte bir sürekli güncellemektedir. Liste incelendiğinde 2014 yılında sadece iki kamu kurumu e-fatura uygulamasına kayıtlıyken 1 Mart 2019 itibarıyla 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile belirlenmiş merkezi yönetim kapsamında yer alan ve Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen Yeni Harcama Yönetim Sistemini kullanan 16 bin 527 kamu idaresi ve bunlara bağlı harcama birimleri e-Fatura uygulamasına dahil olmuştur.

31 Mart 2021 tarihinde yapılan güncellemeyle Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesi kapsamında genel bütçeli kamu idareleri belli bir oranda e-Fatura uygulamasına alınmış, kayıtlı kullanıcılar listesinde yer alan kamu kurumu sayısı 40 bin 284 olmuştur. Bugün 382 bin kayıtlı kullanıcının yüzde 9,5’i kamu kurumudur. Diğer taraftan geriye kalan genel bütçeli kamu idareleri ve özel bütçeli kamu idareleri ile düzenleyici ve denetleyici kurumların kapsama alınması çalışmaları da devam etmektedir.

VKN’si olmayan Kamu Kurumları

Kayıtlı kullanıcılar listede Vergi Kimlik Numaraları (VKN) ile tanımlanmaktadır. Kayıtlı kullanıcılar arasında yer alan 40 bin 284 kamu kurumu sisteme VKN’leri ile tanımlıdır. Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesi kapsamında geliştirilen bilişim sistemlerinde, kamu kurumlarının harcama birimlerinin tanımlamalarında kurumsal kod yerine harcama ve muhasebe birimlerine ait VKN kullanılmaya başlanmıştır. Elektronik belgelerin sistemler arasında iletilmesinde VKN önemli bir unsur haline gelmiştir.

Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ve GİB’in 23 Temmuz 2019 tarihinde konuya ilişkin yaptığı duyuruda (ulaşmak için tıklayınız), uygulamada, harcama birimlerinin faturayı düzenleyen kişilere/kurumlara hatalı VKN bilgisi vermeleri nedeniyle ya da fatura düzenleyicilerinin sistemlerinde harcama birimlerinin eski VKN’lerinin kayıtlı olması nedeniyle faturaların hatalı/farklı harcama birimine gitmekte olduğu, bu nedenle hak sahiplerine yapılacak ödemelerde gereksiz işlem süreçleri ortaya çıktığı belirtilerek, kamu idarelerinin ödemelerinin aksamaması ve harcama birimleri açısından gereksiz işlem süreçlerine yol açılmaması için doğru VKN (yani kurumların harcama ve muhasebe işlemlerini gerçekleştirdikleri VKN) ile faturaların düzenlenmesinin önem arz ettiği ifade edilmiştir.

Bununla birlikte, 23 Şubat 2021 tarihli duyuruda genel bütçe kapsamı dışında kalan idarelerin e-Fatura uygulaması kapsamına mevcut potansiyel VKN bilgisi ile alınması halinde, ilgili idarelerin vergi mükellefiyetleri harcama birimi bazına dönüşeceğinden ve bu husus harcama birimleri adına ek iş yükü ve mali sorumluluk doğurmasına, kamu idaresi bazlı hesap verilebilirlik ilkesine uygun olmayacak bir fiili durumun oluşmasına neden olacağından, söz konusu idareler için e-Fatura uygulamasında ikinci bir VKN alanının kullanılması ihtiyacı doğduğu ve gerekli sistemsel geliştirmelerin yapıldığı belirtilmiştir. (Söz konusu duyuru için tıklayınız)

Özetle vergi mükellefi olmayan harcama birimlerini GİB Potansiyel Vergi Kimlik Numarası ile e-Fatura kullanıcı listelerine almayıp e-Fatura UBL alanlarından birine kamu kurumu Harcama Birim VKN Bilgisi yazılmasını uygun bulmuştur.

Kamuya kesilen e-faturalarda hangi alanlar zorunlu?

23 Şubat 2021 tarihinde Kamu Harcama Süreçlerinde UBL-TR e-Fatura Uygulaması Kılavuzunda yapılan güncellemeyle kamuya kesilecek faturalarda kullanacak zorunlu alanları güncellemiştir. İlgili kılavuza göre ve bu alanların kullanımı ile ilgili açıklamalar aşağıdaki gibidir:

Kamuya kesilen faturalarda bu alanların zorunlu hale gelmesi e-fatura şema ve şematron kuralları gereği kamuya kesilecek faturalarda aşağıdaki alanlarında kullanımını zorunlu hale getirmiştir: 

Harcama birim VKN bilgisi / İkincil VKN nereden alınacak?

Kamu kurumlarına e-fatura düzenlenmesi için öncelikle ilgili kamu kurumunun e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde yer alması gerekir. İlgili kamu kurumu sadece kayıtlı kullanıcılar listesinde yer alan VKN’ye e-fatura düzenlenmesini isteyebilir. Bunun yanında kayıtlı kullanıcılar listesindeki VKN’nin yanında ikincil bir harcama birimi VKN’sinin de e-faturada yer almasını isteyebilir. Buradaki karar harcama biriminin vergi mükellefi olup olmamasına göre kamu kurumu tarafından verilecektir.

Kamu kurumu eğer e-Fatura kullanıcılar listesinde olmayan ikincil bir VKN veriyorsa (harcama birimi VKN’si) e-Fatura yine kayıtlı kullanıcı listesindeki kamu kurumuna iletilecek fakat e-fatura içerinde diğer alıcı bilgileri alanına harcama birimi VKN’si yazılması gerekecektir.

Örnek verecek olursak, Gelir İdaresi Başkanlığı’na bir fatura düzenlememiz gerekiyor. GİB e-Fatura kullanıcı listesinde yer almaktadır. Eğer GİB faturaya farklı bir harcama biriminin VKN bilgisinin yazılmasını istemezse; bu durumda düzenlenecek fatura sadece GİB’in VKN’sine düzenlenecektir. İkincil VKN bilgisinin yazılacağı diğer alıcı bilgisi e-faturada doldurulmayacaktır.

Eğer GİB e-Fatura kullanıcı listesinde yer alan VKN’nin yanında ikincil bir harcama biriminin örneğin Uygulama ve Veri Yönetimi Daire Başkanlığı’nın VKN’sini de veriyorsa bu durumda e-fatura yine GİB’in kayıtlı kullanıcılar listesinde yer alan VKN’sine iletilecek fakat ilave olarak diğer alıcı bilgilerinde harcama biriminin VKN’si de yer almak zorunda olacaktır.

e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde Kamu Kurumlarının VKN’si mevcuttur, fakat kamu kurumları harcama birimlerine ilişkin ikincil VKN listesi yayınlanmamıştır. GİB veya Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü bu listeleri yayınlayana kadar ikincil VKN kullanmak isteyen kamu kurumları tedarikçilerine ayrıca ikincil VKN’lerini vermelidir.

e-Fatura kullanıcı listesinde yer alan kamu kurumlarına e-arşiv fatura veya kağıt fatura düzenleyebilir miyim?

509 no.lu VUK Genel Tebliği’nde, belirtilen istisnai durumlar haricinde, e-Fatura mükelleflerinin birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları e-Fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunludur. Ancak ilgili tebliğin “e-Belge Olarak Düzenlenme Zorunluluğu Getirilen Belgelerin Kâğıt Olarak Düzenlenebileceği Haller” başlıklı bölümünde Bakanlık veya Başkanlık tarafından e-Belge uygulamalarına ilişkin olarak yayımlanan genel tebliğ, sirküler ve teknik kılavuz ve duyurularda, belgelerin e-Belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine izin verilmesi gibi nedenlerle, kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi kaydıyla, kâğıt olarak düzenlenmesi durumunda özel usulsüzlük cezası kesilmeyeceği belirtilmektedir.

Bu nedenle, kamu idarelerinin e-Fatura uygulamasına geçişi sürecinde gerek özel entegratörlerin, gerekse de kendi bilgi işlem sistemlerini entegre etmek suretiyle e-Fatura uygulamasından yararlanan mükelleflerin, “Kamu Harcama Süreçlerinde UBL-TR e-Fatura Uygulaması Kılavuzunda” açıklanan usul ve esaslara uygun geliştirmeleri yapana ya da ilgili kılavuzda aksi belirtilene kadar, e-Fatura mükellefi kamu idareleri adına e-arşiv ya da kağıt fatura düzenleyebilirler.

İlgili geliştirme yapıldıktan sonra bu kurumlara e-fatura düzenlenmesi gerekir.