Yazı: Gülden Temelli Küçük, İdea Teknoloji Çözümleri

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanununa göre defter tutma yükümlülüğü tacirin ticari işletmesine bağlı bir yükümlülüktür. Tacirin birden fazla işletmesi olması durumunda her biri için ayrı ayrı defter tutmakla yükümlüdür. Şubeler için ayrı defter tutulması tacirin inisiyatifindedir. Şubenin ayrı bir muhasebesinin bulunmasına bağlı olarak tacir, ayrı defter tutabilir ya da tutmayabilir. Bu yazıda şubeli e-defter oluşturulması ve gönderilmesine ilişkin detayları soru ve yanıtlarla açıklamaya çalıştık:

1- Şubeli defter gönderimi için ayrıca bir başvuru yapılması gerekli mi?

Şubeli e-defter gönderimi için ayrıca bir başvuru yapılmasına gerek yoktur. Firmalar e-Defter uygulamasına vergi kimlik numarası üzerinden başvuru yapmaktadır. Başvurunun ardından firmalar, tercih ettikleri uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.

2- Şubeli e-defter gönderiminde süreç nasıldır?

Şubeli e-defterde, aynı kâğıt defterlerde olduğu gibi ayrı e-defter tutulabilir. e-Defter için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirtilen tüm kurallar şubeli e-defter için de aynı şekilde geçerlidir.

Şubeli e-defterde sıralama önem arz etmektedir:

• Tüm şubelerin beratları GİB’e yüklenmeden, bir sonraki dönem beratları yüklenemez. Bu şekilde bir gönderim olması durumunda ise GİB tarafından önceki döneme ait şube beratları kabul edilmez.

3- Hangi durumlarda şubeli e-defter tutulur?

Birden fazla işyeri bulunan mükelleflerin her bir iş yeri için ayrı ayrı defter tasdik ettirmek suretiyle defter tutmaları mümkün olup bu durumda işyerlerinin mali tablolarının hesap dönemi sonunda konsolide edebilirler. Ancak her bir iş yeri için ayrı ayrı defter tasdik ettirmek yerine merkezden tek bir defter tasdik ettirilerek bu defterde merkez ve şube hesaplarının ayrı ayrı kodlanarak izlenmesi de mümkündür. Ayrıca 3218 sayılı Serbest Bölgeler Kanunu ile 1 Seri No.lu Kurumlar Vergisi Genel Tebliği uyarınca; serbest bölgede açılan şubede yürütülen ve istisna kapsamında olan faaliyetlere ilişkin istisna kazancın ve bu bağlamda kurumlar vergisi matrahının tespiti açısından, istisna kapsamında bulunan ve bulunmayan hasılat, maliyet ve gider unsurlarının ayrı ayrı izlenmesi ve istisna kapsamında olan faaliyetlere ait hasılat, maliyet ve gider unsurlarının, diğer faaliyetlerle ilişkilendirilmemesi ve bu ayrımı sağlayacak şekilde Vergi Usul Kanunu hükümleri çerçevesinde defter tutularak, belge ve kayıt düzenine uyulması gerekmektedir.

4- Hesap dönemi içinde şubeli e-deftere geçilebilir mi?

Hayır. Hesap dönemi içerisinde şubesiz yapıdan şubeli yapıya geçiş yapılamaz. İzleyen hesap döneminde şubeli yapıya geçiş için değişiklik yapılabilir.

Örnek: Nisan 2023 döneminde şubeli deftere geçmeye karar verdiniz. Ancak şubeli yapıda defter göndermek için geçiş zamanınız Ocak 2024 olacaktır. Yani yıl başında geçişinizi sağlayabilirsiniz.

5- Hesap dönemi içerisinde şubemin faaliyetine son verirsem ara dönemde şubeli defter oluşturmayı bırakabilir miyim?

Hayır. Yıl içerisinde şubeli yapıdan şubesize geçiş yapılamamaktadır. Şubenin kapanması durumunda, sadece merkez şube kalsa bile yıl sonuna kadar defter ve beratlar şubeli olarak oluşturulup, sadece faal olan şubenin beratları sisteme yüklenir. Bu durum şubenin kapandığına ilişkin tevsik edici belgelerle birlikte GİB’e bildirilir.

6- Şubeli e-defterde dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

• Şubeli e-defter gönderiminde ‘Şube No’ alanı gönderilen hesap dönemi (Özel hesap dönemi dahil) boyunca aynı olmalıdır.
• Aynı hesap dönemi boyunca şubeye verilen numara ne ile başladıysa hesap döneminin bitişine kadar aynı şube numarası kullanılmalı ve aylık dönemlere ait defterlerde değiştirilmemelidir.

7- Şubeli kağıt defter ile şubeli e-defter arasında fark var mıdır?

Şubeli kağıt defter ile şubeli e-defter arasında hiçbir fark yoktur.

8- Şubeli e-defterde kurum tanımlama alanı nasıl olmalıdır?

Tüzel kişiler için unvan ticaret sicil gazetesinde yer aldığı biçimde kısaltma yapılmaksızın eksiksiz biçimde yazılmalıdır. Gerçek kişiler için: adı+ soyadı şeklinde yazılır. Şubeli paket yüklenmek istendiğinde Şube İsmi + “Şubesi” şeklinde yazılmalıdır. Şubeli paket yüklendiğinde şube ismine ek olarak şube numarası 4 hane olarak girilmelidir. Unvan ticaret sicil gazetesinde yer aldığı biçimde kısaltma yapılmaksızın eksiksiz biçimde yazılmalıdır.

9- Şubenin kapanması durumunda ne yapılmalıdır?

Şubenin hesap dönemi içinde kapanmış olması durumunda, kapanan şubeye ait kapanış tarihinden sonraki dönemler için GİB’e herhangi bir berat gönderilmez. Bu durum şubenin kapandığına ilişkin tevsik edici belgelerle birlikte GİB’e bildirilir.

10- Şube adı değişikliği olursa ne yapılmalıdır?

Ticaret Sicilde şube adı değişikliği olursa defter tanımlarında da bu değişiklik yapılabilir. e-Defter kullanıcılarının dikkat etmesi gereken şubenin adının değiştirilmesi durumunda, bu şubeye ait berat GİB’e iletilmeden önce Ticaret Sicil Gazetesi’nin ekinde olduğu bir dilekçeyle durum GİB’e bildirilmelidir.

11- Şubeli e-defterde Kayıt Açıklaması (Doküman Açıklaması) alanına ne yazılmalıdır?

Şubeli e-defter Kayıt Açıklaması aşağıdaki gibi olmalıdır:

Kullanılan Formülasyon: “(Kurum Unvanı / Gerçek Kişi) + organizationidentifier (Şube İsmi) ait Doküman Belge Türü”

Yevmiye defteri: 1 Ocak 2022- 31 Ocak 2022 arası A AŞ'nin X şubesine ait Yevmiye Defteri

Yevmiye Defteri beratı: 1 Ocak 2022- 31 Ocak 2022 arası A AŞ'nin X şubesine ait yevmiye defteri beratı. Büyük Defter (Defteri kebir): 1 Ocak 2022- 31 Ocak 2022 arası A AŞ'nin X şubesine ait büyük defter. Büyük Defter beratı: 1 Ocak 2022- 31 Ocak 2022 arası A AŞ'nin X şubesine ait büyük defter beratı.