e-Defter uygulaması, 01.01.2015 tarihi itibarıyla belli kriterlere sahip mükelleflere zorunlu olarak uygulanmaya başlandı ve her sene bu kriterlere uyan yeni mükelleflerle birlikte sayı artıyor. Mükelleflerin alışık oldukları kağıt defter düzeninden elektronik ortamdaki defter düzenine geçmeleri ilk başlarda kolay olmasa da yılda bir kez yapılan kağıt defter basım ve tasdik süreci, artık aylık rutine dönüşerek hem mükelleflerin daha az zamanını alıyor, hem de arşivleme, basım gibi maliyetlerden kurtularak defterlerin daha güvenli ve elektronik ortamda oluşturulmasına olanak sağlıyor.

Bununla birlikte e-Defter sürecinde mükelleflerin sıkça yaşadıkları bazı zorluklar var. Bu zorluklar neler kısaca özetleyelim:

• Açılış ve kapanış kayıtlarının e-deftere yazılmaması. Her hesap döneminin ilk ayında açılış kayıtları, son ayında da kapanış kayıtları mutlaka e-defterde yer almalıdır. Bazı muhasebe sistemlerinden bu kayıtlar otomatik olarak e-deftere yazılmaz, dolayısıyla bu bilgiler eksik olarak e-defter oluşturulur. Bu nedenle özellikle açılış ve kapanış kayıtlarının atıldığı dönemlerde, bu kayıtların eksiksiz e-deftere aktarıldığı kontrol edilmelidir.
• Muhasebe sistemindeki verilerin birebir e-defterde bulunmaması. Muhasebe sistemlerindeki yevmiye verilerini e-defter yevmiye dosyasına aktarmak için uygulamalar yazılıyor ve bu uygulamalarda bir hata olması e-defterde eksik veri olmasına yol açıyor. Bu da e-defterden üretilen mali tablo verilerinin yanlış sonuçlar üretmesine neden oluyor ve mükellef doğru bir e-defter oluşturmamış oluyor.
• GİB'e yüklenen berat dosyaları ile arşivlenen yevmiye/kebir dosyalarının imzalarının uyuşmaması. e-Defter uygulamasında GİB'in e-Defter sistemine sadece berat dosyaları yükleniyor, yevmiye ve kebir dosyaları mükelleflerce arşivleniyor. GİB'e sadece berat dosyası yüklendiğinden GİB, berat dosyalarının arşivlenen yevmiye ve kebir dosyasına ait olup olmadığının kontrolünü yapmaz. Dolayısıyla mükelleflerin doğru yevmiye/kebir dosyasına ait berat dosyalarını GİB'e yüklediklerinden emin olmaları gerekiyor.
• Yevmiye/kebir dosyalarının arşivden silinmesi. GİB'e sadece berat dosyaları yüklenir, yevmiye ve kebir dosyaları ise mükelleflerce saklanır. Yevmiye ve kebir dosyalarının mükelleflerin sakladıkları ortamdan silinmesi bu dosyalara ulaşılamamasına sebep olur.
• Yevmiye/Kebir dosyalarında Türkçe karakter görüntüleme sorunu. e-Defter dosyalarının karakter kodlama değeri Türkçe karakterlerin görüntülenmesini de sağlayan UTF-8 olmalıdır. UTF-8 değilse Türkçe karakterler düzgün görüntülenmeyecek, bu da defterin okunmasını zorlaştıracaktır. Okunamayan e-defter geçersiz olarak değerlendirilebilir.
• Mali mühür süresinin bitmesi. e-Defter dosyalarında bulunması gereken mükelleflerin mali mühür imza süresinin defterin oluşturulduğu zaman içerisinde geçerli olması, ayrıca mali mühür süresi dolmadan mutlaka yenisinin (en az 2 adet) alınması gereklidir.

e-Defter Dijital Denetim uygulaması VisionPlus VerDE ile e-defterinizi ön denetimden geçirerek yukarıdaki kontrolleri otomatik olarak gerçekleştirebilirsiniz. VisionPlus VerDE ile ilgili ayrıntılı bilgi için tıklayın: verde.ideateknoloji.com.tr