Bu yazıda e-irsaliye süreçlerinde taşınan/teslim edilen mal üzerinde anlaşmaları/mutabakata varmaları için kurgulanan e-irsaliye yanıtı ve kağıt ortamda karşılıklı imzalanan teslim belgelerinin kullanımı ve faturaya dayanak oluşturma durumları incelenecektir.

Yazı: İlknur Gür Nalçacı, İdea Teknoloji Çözümleri

e-Belge süreçleri artık ticari hayatın bir parçası oldu. Belgelerin elektronik ortama taşınması ticari süreçlerde kolaylık ve otomasyon sağlasa da teknik imkansızlıkların olduğu durumlarda ve/veya firmaların geleneksel bazı alışkanlarını da dikkate alarak, ticareti aksatmayacak şekilde işleyişlere Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından izin veriliyor. Bu yazıda ele alacağımız konu e-irsaliye süreçlerinde taşınan/teslim edilen mal üzerinde anlaşmaları/mutabakata varmaları için kurgulanan e-irsaliye yanıtı ve kağıt ortamda karşılıklı imzalanan teslim belgelerinin kullanımı ve faturaya dayanak oluşturma durumları kapsıyor.

İrsaliye, alıcıya teslim edilmek üzere taşınan veya taşıttırılan mallar için düzenlenen ve mal ile beraber taşıtta bulunması gereken belgedir. e-İrsaliye ise kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahip elektronik belgedir. e-İrsaliye sürecinin işleyişi Şekil 1 üzerinde özetlenmiştir.

Şekil 1-Elektronik İrsaliye İşleyişi

e-İrsaliye yanıtı ise e-irsaliye ile sevk alınan mallara elektronik ortamda cevap dönebilmeye yarayan elektronik belgedir. Özelliklerinden kısaca bahsedelim:

• e-İrsaliye içeriğindeki malların tamamı, kabul ve reddedilebileceği gibi kısmı kabul edilip, bir kısmı reddedilebilir. E-irsaliye yanıtı üzerinde teslim alınan miktar, kabul edilmeyen miktar, eksik ve fazla miktar bildirim özelliği vardır. 
• Söz konusu irsaliye yanıtı ile e-irsaliye üzerinde yazan fiili tarihini takip eden 7 gün içinde gönderilmelidir.

Şekil 2-e-İrsaliye Yanıtı Örneği

Alıcı e-İrsaliye ile gönderilen malların tamamını teslim almışsa, e-İrsaliye sistemi üzerinden "KABUL" irsaliye yanıtı dönebileceği gibi, herhangi bir yanıt dönme zorunluluğu da bulunmamaktadır. Aynı şekilde eksik olarak teslim alınan mallar için de sistem üzerinden “KISMI KABUL” irsaliye yanıtı da dönülebilir.

GİB tarafından yayımlanan e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu’na göre, fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde e-irsaliyeye herhangi bir yanıt dönülmemişse ilgili e-irsaliyeye konu malların alıcıları tarafından tam olarak teslim alındığı ve satıcıları tarafından bu malların tamamı için fatura düzenleneceği kabul edilmektedir.

İrsaliye ve faturanın uyumunun sağlanması gerekliliğini biliyoruz. Sistem üzerinden bir yanıt dönülmediği/dönülemediği durumlarda, e-irsaliyenin tamamının faturaya dönüşmemesi gerekçesine dayanak olarak tarafların aralarında anlaşmak için kullandıkları diğer kağıt belgelerin kullanılmasında bir engel bulunmamaktadır. Bu belgelere örnek olarak şunları verebiliriz:

• Teslim/tesellüm belgeleri
• Tutanak 
• Makbuz
• e-İrsaliyenin kağıt çıktısı 

Geleneksel süreçte sevk irsaliyesinin veya irsaliyeli faturanın nüshalarına teslim sürecinde karşılıklı imzalar atılarak ve üzerine şerhler koyularak belgenin hukuki olarak amacı sevkiyatta kullanılması olmasına rağmen ticari hayatta teslim tesellüm belgesi olarak kullanılabilmektedir. Benzer şekilde e-irsaliye çıktıları da aynı amaçla kullanılmasında bir sakınca yoktur. Dikkat edilmesi gereken husus e-irsaliye çıktısı düzenleyicisi tarafından saklanmak zorunlu değilken, çıktının teslim tesellüm belgesi olarak kullanılması durumunda ispat vesikası olarak kullanmak üzere saklanması gerektiğidir. Benzer şekilde e-fatura ve e-irsaliye çıktıları da irsaliye yerine kullanılabildiğinden çıktı üzerine koyulacak kaşe ve imzalarla ticari hayatta teslim tesellüm belgesi yerine kullanılabilmektedir.

Teslim tesellüm belgesi amacıyla taraflar arasında ıslak imza ve kaşe ile tanzim olunan tevsik ve ispat edici e-irsaliyenin kağıt çıktısı veya harici diğer belgelerin kullanılması ve faturaların bu belgelerdeki miktarlar baz alınarak kesilmesi durumunda ise bu belgelerin ilgili makamlara istendiğinde ibraz edilebilir şekilde saklanması gerekmektedir.

Sonuç olarak malların sevk edilmesi ve sevk edilen mallar üzerinde anlaşılması faturalama sürecine dayanak oluşturmaktadır. İrsaliye sürecinin e-irsaliye belgesi ile elektronik ortama taşınması ve e-irsaliye yanıtları ile anlaşma süreci kağıt bir belgeye gerek kalmadan işletilebilmesi sistem üzerinden sunulan bir kolaylıktır. e-İrsaliye yanıtlarının kullanımında ise bir zorunluluk bulunmamakla birlikte kullanıldığında ise istenirse faturaya dayanak olarak gösterilmesinde bir engel yoktur. Diğer taraftan sürecin bazı teknik imkansızlıklardan dolayı aksaması ve geleneksel alışkanlıkların da devam edeceği göz önünde bulundurularak kağıt ortamdaki diğer belgelerin (teslim/tesellüm belgeleri, tutanak, makbuz, e-irsaliyenin kağıt çıktısı üzerine alınacak notlar ve imzalar vs.) yukarıdaki şartlar dahilinde oluşturulması ve saklanması şartıyla tarafların mal tesliminde anlaşma belgesi olarak kullanılması mümkündür. Hem e-irsaliye yanıtı dönülmesi hem de imzalı ve kaşeli bir teslim belgesinin bulunması durumunda ise fatura düzenlenmesinde dikkate alınması gereken ıslak imza ve kaşe ile tanzim olunan tevsik ve ispat edici harici diğer belgelerdir. Söz konusu belgeler ile e-İrsaliye ve yanıtlarının birbiriyle ilişkili şekilde muhafaza ve ibraz edilmesi ve ilgililerce talep edildiğinde sunulabilmesi gerekmektedir.