1 Temmuz 2020’de belirli sektörlerde faaliyet gösteren şirketler ve sektörden bağımsız 25 milyon TL ve üstü ciroya sahip e-Fatura kullanıcısı şirketler için e-İrsaliye zorunluluğu başlıyor. İdea Teknoloji Çözümleri bu kapsamda geçiş öncesi Sorularla e-İrsaliye webinarı düzenleyerek müşterilerinin sorularını yanıtladı. İki saatlik webinarda Kurumsal İletişim ve Pazarlama Müdürü Nida Öğütveren moderatörlüğünde, Ar-Ge Merkezi Direktörü Yalcin Tercan, Fintek Ürün Direktörü Sibel Natan Yorohan, Ar-Ge Merkezi Yöneticisi İlknur Gür Nalçacı, Proje Yöneticisi Kutal Tokul e-İrsaliye uygulamasıyla ilgili soruları yanıtladı.
Webinarda da sorulan ve e-İrsaliye ile ilgili sık sorulan sorular ve yanıtları şöyle:
E-İRSALİYE BAŞVURU VE GEÇİŞ
Pandemi süreci nedeniyle birçok şirket 3 aylık gibi bir süre gerekli hazırlıkları yapamadı. Haziran ayı içinde de Özel entegratör ve e-İrsaliye adaptör lisans bedeli gibi yüksek maliyetler gündeme geldi. Dolayısıyla bu özel süreçte GİB tarafında erteleme söz konusu olabilir mi?
Hazine ve Maliye Bakanlığı pandemi döneminde bazı yükümlülükleri erteledi fakat e-irsaliye ile ilgili bugün için bir erteleme söz konusu değildir.
e-İrsaliye’ye şirketin ölçeğine göre mi geçiş yapılacak yoksa herkes mi geçecek?
509 no.lu Genel Tebliğinde belirtilen koşulları sağlayan mükellefler e-irsaliye uygulamasında dahil olmak zorundadır. Zorunluluk koşullarına ilişkin ayrıntılara buradaki yazımızdan ulaşabilirsiniz.
e-Fatura mükellefi üretici firmayız. e-İrsaliye ile ilgili başvuru yapmalı mıyız?
509 no.lu Genel Tebliğ’de belirtilen koşulları sağlamanız durumunda, e-irsaliye hiç düzenlemeseniz de faaliyet gösterdiğiniz sektörden bağımsız e-irsaliye uygulamasına geçmek zorunludur.
Hizmet üreten firmalar süreçlerinde irsaliye kullanmasa da e-İrsaliye uygulamasına girecek mi?
Evet girecek. e-İrsaliye düzenleme ihtiyacı olmasa da bir e-irsaliye alıcısı olarak uygulamaya dahil olacaklar.
Başvuru tarihi en son ne zaman, Temmuz ayında başvuru yapabiliyor muyuz?
Başvuru ve geçiş "509 No.Lu VUK Genel Tebliğne göre e-irsaliye uygulamasına zorunlu olarak geçeceklerin mükelleflerin, e-İrsaliye uygulamasına ilişkin başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını 1 Temmuz 2020 tarihine kadar tamamlayarak e-İrsaliye uygulamasına geçmeleri ve bu tarihten itibaren düzenleyecekleri sevk irsaliyelerini, e-İrsaliye olarak düzenlemeleri ve kayıtlı kullanıcılardan e-İrsaliye olarak almaları zorunludur.
Uygulamaya 1 Temmuz’da dahil olunursa 31 Temmuz'a kadar matbu irsaliye düzenlemeye devam edebilir bu sürede e-irsaliye ile ilgili eksiklerinizi tamamlayabilirsiniz.
e-İrsaliyeyi 26 Haziran'da canlıya alsak, eksiklikler olsa 30 Haziran'da sorunu gideremezsek hiçbir irsaliye basamayacak mıyız?
"509 No.lu VUK Genel Tebliğine göre e-Belge uygulamalarına dâhil olan mükellefler, uygulamaya dâhil oldukları tarihin içinde bulunduğu ayın (e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları için 7’nci günün) sonuna kadar, söz konusu belgeleri kâğıt ortamda da düzenleyebilirler.
Ancak aynı işlem için e-Belge veya kâğıt ortamdaki belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir.
Eğer Haziran ayı içerisinde e-irsaliye uygulamasına dahil olursanız Haziran ayı sonuna kadar kağıt irsaliye kullanabilirsiniz. 1 Temmuz itibariyle tüm irsaliyeler elektronik olmak zorundadır.
e-irsaliye’ye geçiş yaptıktan sonraki 1 yıl, anlaşmalı matbaadan beyan yaparak kağıt irsaliye dokümanlarını sistemimizde bir yerde tutmak istiyoruz. Bu süre sonrasında 1 yıl iç süreçlerimiz için soft copy olarak oluşturmaya devam edeceğiz. Buna engel teşkil eden bir durum var mıdır?
509 No.lu VUK Genel Tebliğine göre e-Belge uygulamalarına dâhil olan mükellefler, e-İrsaliye için uygulamaya dâhil oldukları tarihin içinde bulunduğu ayın sonuna kadar söz konusu belgeleri kâğıt ortamda da düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için e-Belge veya kâğıt ortamdaki belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir.
Bu sürenin sonunda anlaşmalı matbaa işletmelerine bastırdığınız irsaliye belgelerini istisnai haller (matbudan dönüştürülen irsaliye) dışında kullanamazsınız.
e-Faturanın irsaliye yerine geçtiği durumlarda e-irsaliye başvurusu yapılmasına gerek var mı?
509 no.lu Genel Tebliğinde belirtilen koşulları sağlamanız durumunda, e-irsaliye hiç düzenlemeseniz de faaliyet ettiğiniz sektörden bağımsız e-irsaliye uygulamasına geçmek zorunludur.
Müşterilerimizden e-irsaliye geçmeyenler var ama ben geçiyorum nasıl ilerlenecek? e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara da e-İrsaliye düzenlenmek zorunlu mudur?
Evet, zorunludur, e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere de e-irsaliye düzenlenecektir. GİB tarafından sisteme tanımlı olmayan alıcıları temsil etmek üzere "sanal" bir kayıtlı kullanıcı tanımlanmıştır. e-İrsaliye GİB’e elektronik ortamda gönderilecek, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilecektir. alıcının isteğine göre kağıt veya elektronik ortamda e-irsaliyeyi düzenleyen tarafından iletilecektir. Alıcının kağıt çıktı talebinde bulunması durumunda e-irsaliye çıktısı imzalı ve kaşeli olmak zorundadır
E-İRSALİYE DÜZENLEME
e-Fatura kullanıcısı müşterimize düzenleyeceğimiz irsaliye, e-irsaliye mi olmak zorunda?
e-İrsaliye uygulamasına geçildiğinde istisnalar hariç düzenlenecek bütün irsaliyeler alıcısı kim olduğundan bağımsız e-irsaliye olmalıdır. Alıcısının e-fatura kullanıcı olup olmaması e-irsaliye düzenlemeyi etkilemez.
e-İrsaliyede fiili çıkış zamanı ve tarihi bulunması, e-irsaliyenin araç çıkışından sonra mı bildirileceği anlamına geliyor yoksa önceden planlanan araç çıkış saatinin yazılması yeterli midir ?
Fili sevkiyat yapılmadan (araç çıkışı) önce e-irsaliye GİB'e gönderilmelidir. GİB e-irsaliyeyi aldığına ilişkin sistem mesajı döndükten sonra sevkiyat yapılabilir. Fili sevkiyat bilgisi tahmini olarak yazılabilir.
e-İrsaliyede karekod bulunması mecburi midir?
e-irsaliye üzerinde karekod bulunması yol denetimleri açısından ve şekil şartları açısından mecburidir.
Karekod ve ETTN kodun kimin tarafından oluşturulacağı konusunda bilgi verebilir misiniz?
Karekod içerisinde 36 haneli uluslararası tekillik sağlayan ETTN (Evrensel tekil tanımlama numarası) bulunmaktadır. Fatura ID'sinden farklı bir numaradır. İrsaliye oluşurken e-irsaliye sistemi tarafından bu bilgi otomatik oluşturulmaktadır ve karekod olarak belge üzerine basılmaktadır.
E-Arşiv fatura alıcısına e-İrsaliye düzenlenmeyecek mi? E-Arşiv fatura üzerinde "irsaliye yerine geçer" yazması yeterli midir?
Malın teslimi (teslim sayılan haller dahil) anında e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenmesi, belge üzerinde düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi, belge üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ibaresine yer verilmesi ve kâğıt çıktısının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması koşuluyla, e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura’nın kağıt çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçeceğinden bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.
Serbest bölgede bir üretim firmasıyız, e-irsaliyeye çıkışlar için net bir saati girmemiz çok zor, gümrük işlemlerine bağlı olarak saat değişebiliyor. Saat konusunda esneklik var mıdır?Saat olma zorunluluğu tam olarak ne anlamda bağlayıcı?
e-İrsaliyede düzenlenme tarihi yanında malların fiilen sevk edilececeği tarih ve saatin ( dakika) olarak e-irsaliyeye yazılması zorunludur.
Tahmini bir fiili sevk saati (dakika) yazılabilir, eğer bu zaman geçmiş ve Malın Fiili sevki gerçekleşmedi ise yeni bir e irsaliyenin düzenlenmesi gerekir. Yeni düzenlenen e-irsaliye üzerinde hatalı düzenlenen e-irsaliye numarasına atıfta bulunulmasının Fatura-e irsaliye eşleştirmesinde kolaylık sağlayacağı kanısındayız. Yeni düzenlenen e-irsaliye üzerinde; …/…/…. tarihinde ………… numaralı hatalı düzenlenen e-irsaliye yerine kesilmiştir ibaresi yazılabilir.
e-Faturanın e-irsaliye yerine geçmesi durumunda e-fatura üzerine hangi bilgiler yazılmalıdır?
Malın teslimi (teslim sayılan haller dahil) anında e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenmesi, belge üzerinde düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi, belge üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ibaresine yer verilmesi ve kâğıt çıktısının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması koşuluyla, e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura’nın kağıt çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçeceğinden bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.
Her e-irsaliye için mühür gerekli midir?
Firmanıza ait mali mühür sadece hesap açılışı için gerekli olacaktır. e-İrsaliye ve irsaliye yanıtlarının oluşturulup onaylanmasında özel entegratör mali mührü otomatik olarak kullanılacaktır. e-İrsaliyenin mali mühürle imzalanmasını özel entegratör yapabilmektedir.
Fiili sevk tarihi ileriki bir aya ait olabilir mi?
Belge düzenleme tarihi ile fiili sevk tarihi arasında bir süreye dair belirleme bulunmamaktadır.
Teknik yetersizlik nedeniyle matbu irsaliye kesilmesi durumunda, mevzuatta e-irsaliyenin aynı anda düzenlenmesi bekleniyor. Bu durumda zaten online sistem olmadığından matbu irsaliye kesilmektedir. E-irsaliyeyi nasıl aynı anda kesebiliyor olacağız? Bunun için bir süre tanımı var mı? (GİB’in bir önceki yayınlamış olduğu tebliğde teknik sorunlar nedeniyle matbu irsaliye düzenlenip 48 saat içerisinde e-irsaliye düzenlenmesine olanak veriyordu.)
Teknik yetersizlik sebebi ile e-irsaliyenin saha düzenlenemeyecek olması durumunda backofiste irsaliye düzenlenip, düzenlenen e-irsaliyeye dair bilgiler sahada matbu irsaliye üzerinde işlenecektir. MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE senaryosu Şubat 2020'de yayımlanan e-irsaliye kılavuzuna göre uygulanabilir değildir. Matbu sevk irsaliyesi ile e-İrsaliye aynı anda düzenlenmelidir.Altyapı eksikliği durumunda e-irsaliyenin düzenleyicisinin VKN/TCKN bilgisi ile e-İrsaliye Belge No’su nun bildirilmesi sevkiyat için yeterli olacak. Sahadaki zorlukların ve uygulanabilirliğin GİB tarafına yazılı olarak açıklanması gerekmektedir. Firmalar kendileri ya da özel entegratörleri aracılığı ile iş akışını ve karşılaşılacak imkansızlıkları içeren bir belirten dilekçe ile durumu bildirmelidirler.
Karşı taraf e-irsaliyeyi 50 kg kesti ama fiziki olarak mal 30 kg geldi bu durumda ne yapmak gerekir?
e-İrsaliyede gelen bilgiler ve fiziki olarak gelen mal miktarları arasında uyumsuzluk varsa bu durum e-irsaliye yanıtları ile bildirilebilir. Belge üzerindeki mal miktarından fazla gelen mallar için “oversupply quantity”, belirtilen miktardan az gelen mallar için ise e-irsaliye yanıtında “shortsupplyquantity” alanları doldurulmalıdır.
Kendi depolarımız arasında transfer için düzenlediğimiz irsaliyeler için farklı bir düzenleme olacak mı?
Aynı tüzel kişiliğe ait farklı lokasyonlar arası mal transferi gerçekleşecek ise firma kendi kendine e-irsaliye düzenleyecek ve şube/depo vs. bazında farklı fizksel lokasyon bilgileri eklenecektir.
Servis hizmeti verip taşıtlarında yedek parça taşıyan firmalar, bu malları araçlarında taşırken nasıl bir e-irsaliye düzenleyecek? Adres ne olacak? Bu yedek parçaların servis sırasında satışları kısmında, anlık e-irsaliye mi düzenlenecek?
Servis hizmeti veren firma kendi adresinden müşteri adresine e-irsaliye düzenleyecektir. Yedek parça teslimi için adres belli olduğunda müşteri VKN/TCKN , adres vs. alanları zorunludur. Diğer durumlarda muhtelif müşteri şeklinde yola çıkılıp teslimat anında e-irsaliye/e-arşiv fatura/ e-fatura düzenlenebilir.
e-irsaliye yanıtı zorunlu değil. Fakat malın tesliminden sonra olası bir anlaşmazlıkta teslimatı nasıl kanıtlayacağız?
e-irsaliye yanıtı irsaliye sürecini kolaylaştıran bir bileşen ancak zorunlu değil taraflar harici yollarla da anlaşabilir. Örneğin teslim tutanağında karşılıklı imza atılması durumunda bu belge de bir kanıt niteliği taşıyacaktır.
İrsaliye temel ama karşı taraf onay ve red verebiliyor. Bu durumda e-fatura senaryosuna göre Ticari fatura gibi red veya onay verebiliyorlar. Bu durumda irsaliye tipine Ticari İrsaliye dememiz gerekmiyor mu ?
e-İrsaliye senaryosu için tek bir senaryo tipi belirlenmiştir "TEMEL". e-İrsaliye kapsamında kayıtlı kullanıcılara gönderilen her e-irsaliyeye yanıt gönderilebilir.
E-fatura çıktısını irsaliye yerine kullanırsak, sistemden alıcı taraf nasıl kabul edebilir ki, açıklayabilir misiniz?
e-fatura çıktısı irsaliye yerine kullanılırsa e-irsaliye düzenlenmeyeceğinden irsaliye yanıtı da düzenlenemez.
Fatura ve sevk adresi farklı olduğu durumda, sevk adresi alanı e-irsaliyede hangi bölüme yazılacaktır?
Fatura ve irsaliyenin asıl taraf bilgileri alanında resmi adres bilgileri yer alacaktır. Sevk adresinin resmi adresten farklı olması durumunda fiziksel adres bölümünde adres bilgileri ayrıca belirtilecektir.
Kendimiz e-fatura ve e-arşiv fatura düzenlediğimiz için e-irsaliye düzenlemeyeceğiz ama tarafımıza gelen e-irsaliyeleri nasıl görebileceğiz, bunun takibi nasıl olacak?
e-İrsaliye düzenlemeseniz bile 509 nolu tebliğde belirtilen koşulları taşıyorsanız bir e-irsaliye alıcısı olarak uygulamaya dahil olmanız gerekmektedir. Uygulamaya dahil olduğunuzda, kullandığınız sistem üzerinden size gelen e-irsaliyeleri görebileceksiniz.
e-İrsaliye düzenleyip satır reddi yapıldıktan sonra nasıl sorunlara sebep olabilir, diğer ürünleri etkiler mi?
Gelen e-irsaliyede satır bazında ürünler red edilebilir. Bu durum diğer ürünleri etkilemeyecektir.
Atıklar ve hurdalar için e-irsaliye nasıl düzenlenecektir?
Gerek satılmak üzere gerekse bedelsiz olarak bir işletmeye ait atık ürünlerin (atık motor yağı, atık madeni yağ, atık petrol ürünleri, atık metal, kağıt vb. diğer ürünler) bir başka işletmeye, depoya, atık merkezine vb. lokasyona sevk edilmesi halinde de taşıyan/taşıttıran tarafından düzenleyen tarafın e-irsaliye mükellefi olunması durumunda e-irsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Bu şekilde atık ürünlerin satış amacıyla sevkinde genel esaslardan herhangi bir farkı olmaksızın, taşımayı yapan veya yaptıran tarafından sevk irsaliyesine bağlanacaktır. Bu tip irsaliyelerin genel bir mal sevkiyatı için düzenlenen irsaliyelerden herhangi bir farkı bulunmamaktadır. Ancak, bedelsiz olarak atıkların imhası amacıyla bir noktadan diğer bir noktaya sevk edilen atık ürünler için taşıyan/taşıttıran tarafından düzenlenecek e-irsaliyede atık ürünün imhası amacıyla sevk edildiğini ve bedelsiz olduğunu belirten açıklamalara yer verilmesi gerekmektedir.
e-İRSALİYENİN İPTALİ
Düzenlediğimiz e-irsaliyeyi sistem üzerinden nasıl iptal edebiliriz?
509 seri numaralı VUK tebliğinde ve 29.02.2020 tarihli E-İrsaliye Uygulama Kılavuzunda da belirtildiği üzere e-irsaliyenin iptali söz konusu değildir. Ancak Alıcı, Sevk irsaliyesine konu malların veya alıcı bilgisinin hatalı olması durumunda; e-irsaliye yanıtı aracılığı ile Ret Yanıtı Verebilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus ret yanıtının malın fiili sevkinden önce yapılması gerekliliğidir. Malın fiili sevkinden sonra gönderilen ret yanıtı hükümsüzdür. Bu durumda, malı taşıyan veya taşıttıranın yeni irsaliye düzenlemesi gerekmektedir.
Hatalı kesilen irsaliyelerde ne gibi bir uygulama yapılacak ?
e-İrsaliye hatalı düzenlendi ve Malın Fiili sevki gerçekleşmedi ise yeni bir e irsaliyenin düzenlenmesi gerekir. Yeni düzenlenen e-irsaliye üzerinde hatalı düzenlenen e-irsaliye numarasına atıfta bulunulmasının Fatura-e irsaliye eşleştirmesinde kolaylık sağlayacağı kanısındayız.
Yeni düzenlenen e-irsaliye üzerinde; …/…/…. tarihinde ………… numaralı hatalı düzenlenen e-irsaliye yerine kesilmiştir ibaresi yazılabilir. Ayrıca Türk Ticaret Kanunu’nun 18. Maddesinin 3. Bendinde ‘’ Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır. ‘’ ibaresi yer almaktadır. TTK 18/3 kapsamında belirtilen yöntemler aracılığı ile yapılacak olan bildirimlerle hatalı kesilen irsaliyenin hukuken iptal edildiği ispat edilebilir.
E-İRSALİYE İLE SEVKİYAT
Araç çıkışları için GİB‘ den onay gelmeden e-irsaliye çıktısını hazırlayıp araç çıkışını gerçekleştirebilir miyiz? GİB onayını beklediğimiz durumlarda araç beklemeleri oluşacaktır.
Hayır fiili sevkiyat Genel Tebliğe göre GİB'den sistem yanıtı geldikten sonra yapılmalıdır. (Edit: 16 Temmuz 2020'de yayımlanan e-İrsaliye Kılavuzu ile e-İrsaliye uygulamasından özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla yararlanılması halinde, e-irsaliyenin Başkanlık sistemlerine iletilmek üzere özel entegratör kuruluşların bilgi sistemlerine iletilmesi fiili sevkiyatın başlatılması açısından yeterli hale geldi.)
GİB onay süreci nasıl işleyecektir?
e-irsaliye bilgileri özel entegratör tarafından istenen formata yerleştirilir, imzalanır ve zarflanır ve GİB'e gönderilir, GİB gönderilen e-irsaliyeyi aldığına ilişkin sistem mesajı gönderir ve mal hareketi başlar. GİB eğer e-irsaliyenin alıcısı e-irsaliye kullanıcısıysa alıcısına iletir ve alıcısın e-irsaliyeyi aldığına ilişkin bilgiyi satıcın özel entegratörü vasıtasıyla satıcıya gönderir.
GİB'e onaya gönderilen irsaliyeye onay cevabı ne kadar zamanda gelir? Sevkiyatı ne zaman başlatabiliriz?
Ürünlerin yola çıkartılabilmesi için e-İrsaliyenin GİB’e iletilmesi yeterlidir. Bir e-İrsaliyenin GİB’e iletilmesi bağlantı hızı ve servislerdeki yoğunlukla da alakalı olup saniyeler mertebesindedir. Belgenin GİB'e iletilmesinden sonra aracı yola çıkartabilirsiniz.
e-İrsaliye çıkış bildirimi yaptıktan sonra kaç gün içinde ürünü fiili sevk edebiliriz?
e-İrsaliye üzerinde bildireceğiniz fiili sevk tarihine uygun olarak sevkiyatı gerçekleştirmeniz gerekir.
e-İrsaliye kopyası mal çıkışında şoföre verilmeli midir?
e-İrsaliyenin elektronik sureti veya çıktısı araçta bulunmalıdır.
Üretim yapan bir firmayız. Ürünlerimizi aracı nakliye firmalarıyla bayilerimize gönderiyoruz. Lojistik firmasının bilgilerini göndermek zorunda mıyız? Yoksa aracın plakası ve şoför bilgileri yeterli olur mu ?
GİB tarafından yayımlanan e-irsaliye kılavuzuna göre Malı taşıyan aracın plaka ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/Ad-Soyad) e-irsaliye üzerinde yer almalıdır. İki bilgiden birine mutlaka yer vermelisiniz, iki alanın birlikte doldurulma zorunluluğu yoktur.
Kendi firmamın farklı lokasyonlarındaki depoları arasında transfer işlemlerinde e-irsaliye zorunlu fakat oluşan UBL üzerinde bu her iki deponun da adres bilgilerine yer verilmeli mi?
e-irsaliye firmanın şubeleri arasındaki sevkiyatlarda da düzenlenmesi gerekiyor. Bu durumda kendi kendinize e-irsaliye düzenleyeceksiniz , malı gönderim ve teslim adreslerini fiziksel lokasyon bilgieri bölümünde ayrıca yer verebilirsiniz.
Taşıyıcı şoför net olmadığı durumlarda fiili sevk zamanında sıkıntıya düşmemek için birden fazla olası şoför bilgilerini yazmamız sorun yaratır mı?
e-irsaliye belgesi UBL (universal bussiness language) alanlarında şema kuralları birden fazla şoför bilgisi girilebilmesine izin veriyor.
Nakliyeci vergi numarasının irsaliyede belirtilmesi zorunlu mudur?
GİB tarafından yayımlanan e-irsaliye Kılavuzuna göre Malı taşıyan aracın plaka ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/Ad-Soyad) e-irsaliye üzerinde yer almalıdır. İki bilgiden birine mutlaka yer vermelisiniz, iki alanın birlikte doldurulma zorunluluğu yoktur.
Sabah araçlarımızı yüklediğimiz ürünlerin satışı için düzenlediğimiz kağıt irsaliyede yazan muhtelif müşteriler ibaresi yeni dönemde olacak mı? Sabah araç çıkışlarımız nasıl olacak?
Evet olacaktır. e- İrsaliyenin malın fiili sevkinden önce düzenlenmesi ve GİB’e iletilmesi gerekmektedir. GİB’den e irsaliyenin “Başarılı” olarak iletildiğine dair yanıt aldığınızda malın sevkiyatını gerçekleştirebilirsiniz.
Kısmi ret ve komple ret durumlarında 3. Parti lojistik firması üzerinden hizmet alan firmalar için 3. Parti lojistik firmasının düzenleyeceği taşıma irsaliyesi ile ürünlerin geri dönmesi GİB açısından ve kanunen uygun mu?
e-İrsaliyeyi Lojistik firması düzenliyor ise; kabul edilmeyen malların dönüşü için yeni bir e-irsaliye düzenlemesi gerekecektir. Eğer e-irsaliyeyi düzenleyen taraf malı taşıttıran taraf olan satıcı ise, bu durumda kabul edilmeyen malların geri dönüşü için satıcının e-irsaliye düzenlemesi gerekir. Lojistik firmasının düzenleyeceği taşıma irsaliyesi yeterli değildir, e-irsaliyenin ayrıca düzenlenmesi gerekir.
Alıcı ürünleri kendisi taşıyor ise, depomuzdan alımı kendisi yaptığında irsaliyeye ne gibi bir not düşmeliyiz?
Malı taşıyan /taşıtan tarafın e-irsaliyeyi düzenlemesi gerekir. Dolayısıyla malı Alıcı taşıyor veya taşıttırıyor ise e-irsaliyenin alıcı tarafından düzenlenmesi uygun olacaktır.
E-İRSALİYE FATURALANDIRMA
Kağıt irsaliyenin 7 gün içinde faturalandırılması zorunluluğu e-İrsaliye'de de geçerli mi? Yoksa e-irsaliyeyi kestiğimiz gün mü faturalandıracağız?
Bazı teknik düzenlemeler haricinde kağıt irsaliye için düzenlenmiş mevzuat e-irsaliye için de geçerlidir. Bu nedenle mali teslimi yapıldıktan sonra 7 gün içerisinde e-irsaliye düzenlenmelidir.
Excel üzerinden "taşıma irsaliyesi" kesiyorduk. Bu irsaliyeler hiçbir zaman faturalanmıyor. Biz sistemi nasıl kullanacağız?
Sadece sevk irsaliyesi e-irsaliye olarak düzenlenebilir. Taşıma irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenebilmesine yönelik henüz bir düzenleme yapılmamıştır.
E-irsaliyeler faturalaştırılmak zorunda mı veya ilgili fatura ile elektronik olarak ilişkilendirilecek mi? Ayrıca (bize kesilen) alınan irsaliyeleri cevaplamak zorunlu mu?
Faturanın düzenlenmesi sırasında uyulacak kurallara VUK'nun 231. maddesinde yer verilmiştir. Buna göre faturanın malın teslimi veya hizmetin verildiği tarihten itibaren yedi gün içinde düzenlenmesi gerekir. Bu kapsamda e irsaliyenin teslimat bilgilerine göre 7 gün içerisinde elektronik faturaya dönüşmesi gerekmektedir. Düzenlenecek olan e-fatura veya e-arşiv fatura üzerinde e irsaliye bilgileri girilecektir.
Her irsaliye faturaya dönüşmüyor, fatura edilmeyecek irsaliyeler ile ilgili bir uygulama var mı, e-fatura sisteminde girişi nasıl yapılacaktır?
e-İrsaliyenin faturaya dönüşmeyeceği durumlarda düzenlenen e irsaliye üzerinde konuya ilişkin not düşülmesi gerekir. Örnek olarak; “Bahsi geçen ürünler boyatılmak üzere gönderilmiştir. Fatura düzenlenmeyecektir.” veya bedelsiz gönderilen numune benzeri ürünler için ''Bedelsizdir. Fatura kesilmeyecektir '' benzeri konuyu açıklayan bir ibarenin girilmesi gerekir.
Kısmi kabul yapılmış bir e-irsaliyenin faturası düzenlenmişse ne yapacağız?
Alıcı kısmi kabul yaptı ve Satıcı faturasını tüm mal sevkiyatını kapsayacak şekilde düzenledi ise, Alıcı kabul etmediği ürünler için iade faturası düzenleyebilir.
Bize düzenlenen e-irsaliyeleri yanıtlamak zorunlu mu?
e-İrsaliye yanıtı zorunlu bir uygulama olmayıp mükelleflere sunulan bir imkan niteliğindedir. Bu kapsamda tarafınıza kesilen irsaliyeleri yanıtlamanız zorunlu değildir. İrsaliye yanıtı veriliyor ise e-irsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde verilmesi gerekir.
E-İRSALİYE İADE SÜREÇLERİ
Bayiler tarafından teslim alınmayan birkaç ürün bize geri gelirse önceden düzenlenen e-irsaliye iptal edilip, kabul edilen ürünlere yeni e-irsaliye mi düzenlememiz gerekiyor?
Teslim alınmayan ürünler yeni bir e-irsaliye ile geri getirilebilir. Fatura eğer daha önce düzenlenmediyse teslim edilen ürün kadar düzenlenir.
Satış noktalarından ürün ya da depozito iadelerini kendi şirket araçları ile teslim alacak olan tedarikçi ilgili miktarları daha önceden de bilmiyorsa sahada anlık olarak e-irsaliye mi düzenlemeli? Nasıl bir yöntem izlemelidir? Mal benim aracımla geri gelecek ise ben irsaliyeyi düzenleyip nasıl kamyona vereceğim?
Ürün yada depozito iadelerinde e-irsaliye düzenlenmelidir. E-İrsaliye malı taşıyan veya taşıttıran tarafından düzenlenir. Alıcı iade mallar için irsaliye düzenliyorsa bu irsaliye ile ürünler geri getirilebilir. Aksi takdirde sahada e-irsaliye düzenleme imkanı söz konusu ise sahada anlık veya merkezden düzenlenecek e-irsaliyenin sahada iade ürünlerin geri getirileceği noktaya/kamyona herhangi bir elektronik yöntemle gönderilmesi yeterli olacaktır.
Kısmi iadeden sonra irsaliye o anda basılmalı mıdır, taşıyıcının yanında mobil yazıcı bulunması şart mıdır?
Kısmı iade yapılmış ve iade edilen mallar geri taşınacak ise yeniden e-irsaliye düzenlenerek taşınması gerekmektedir. 29.02.2020 tarihinde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan e-İrsaliye Kılavuzuna göre araç içinde e-irsaliye kağıt çıktısı ya da elektronik ortamda görüntülenebilir çıktısının araçta bulundurulması gereklidir. Elektronik ortamda görüntülenebilir bir çıktı üretildiğinde mobil yazıcı ihtiyacı kalmayacaktır.
E-fatura gibi e-irsaliye de red edilebiliyor mu?
e-Faturada olduğu gibi e-irsaliyede uygulama/irsaliye yanıtları kullanılabiliyor. E-faturadan farklı olarak E-İrsaliyede satır bazında red ve kabuller yapılabilir.
Stoğu olmayan ürünlerin iade işlemleri sisteme nasıl yüklenecek?
e-İrsaliye kağıt irsaliyedeki işleyiş ve hükümlerin aynısına sahiptir. Bu çerçevede yeni bir e-İrsaliye kesip ürünleri iade edebilirsiniz. Stok hareketleri fiili teslim tutanaklarına göre yapılmalıdır.
e-İrsaliye mükellefi olmayan müşterilere düzenlenen e-irsaliyeye konu malların iadesi durumunda kağıt ortamında alınacak müşteri irsaliyesi ile ilk düzenlenen e-irsaliyede yer alan sadece teslime konu olan mal miktarı kadar fatura düzenlenebilir mi?
e-İrsaliyeye konu malların bir kısmının iadesi durumunda , teslim edilen mallara ilişkin e-fatura düzenlenmesi mümkündür. Alıcının kağıt ortamda düzenlemiş olduğu iadeye konu malların irsaliyesi ile malların gönderimi esnasında düzenlenen e-irsaliye ve düzenlenen e-fatura eşleştirilmelidir. Düzenlenecek e-faturada alıcının düzenlediği irsaliyeye atıfta bulunularak ......... mallar ...... 'nın düzenlemiş olduğu ...... numaralı irsaliye ile iade alınmıştır. Faturamız teslim edilen mallar için düzenlenmiştir ibaresi eklenebilir.
İHRACAT / İTHALATTA E-İRSALİYE
İhracat faturalarında e-irsaliye kullanımı zorunluluğu var mı?
e-İrsaliye Uygulamasına kayıtlı mükelleflerce gerçekleştirilen mal ihracatı işlemlerinde de sevkiyatın başlamasından önce e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur. İhracat işleminde, alıcının uygulamaya kayıtlı bir kullanıcı olmaması nedeniyle, e-İrsaliye sanal alıcı adına (ya da e-İrsaliye yerine de geçen e-Fatura veya e-Arşiv Fatura) düzenlenecek ve Başkanlık Sanal alıcı hesabına gönderilecektir. Malın yanında söz konusu e-İrsaliyenin kağıt çıktısı bulundurulacaktır.
Deniz yolu ile yüklemiş olduğumuz ihracat yüklemelerinde, öncelikle depodan limana karayoluyla A firması taşıma yaparken, limandan sonra taşıyıcı bir deniz yolu şirketidir. Bu durumda depodan yaptığımız konteyner yüklemeleri için taşıyıcı firma bilgileri ne olmalıdır?
Depodan limana düzenleyeceğiniz e irsaliyede taşıyıcı bilgilerinin A firmasına ait bilgiler olması gerekir. Deniz yolu taşımacılığında denizyolu taşımacılığına özel taşıma belgeleri var ise konşimento vb bu durumda bu belgeler e-irsaliye yerine geçecektir.
İhracat işlemlerinde e-fatura üzerine düzenlenme saati ve e-faturanın notlar kısmına "irsaliye yerine geçmektedir" ibaresi eklendiğinde ayrıca e-irsaliye düzenlenmesine gerek var mı? Eğer bu şekilde e-fatura, e-irsaliye yerine geçiyorsa e-fatura üzerine elektronik imza eklenmesi yeterli midir yoksa yine de ıslak imza ve kaşe mi yapılmalıdır?
e-Fatura veya e-arşiv fatura, malın teslimi anında düzenlenmek koşulu ile düzenleme tarihinin yanında düzenleme zamanı saat ve dakika olarak gösteriliyorsa, kağıt çıktı üzerinde İrsaliye yerine geçer ifadesi var ise ve kağıt çıktısının yetkilisi tarafından imzalanmış olması koşulu ile e irsaliye yerine kullanılabilecektir. Kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından ıslak imza veya hazır imzalı olarak ayrıca imzalanması zorunludur.
İhracat ürünlerinde çıkış tarihlerinde değişiklikler olabiliyor (gemi durumu vs). İrsaliyeden 1 hafta sonra gerçekleşecek bu işlemleri sistemde nasıl yöneteceğiz?
İhracat ürünlerinde e-irsaliye üzerindeki bilgilerin güncellenmesini gerektiren durumların varlığında yeni e irsaliye düzenlenmeli; düzenlenecek e-irsaliyede yerine kesilen e irsaliye bilgilerine atıfta bulunularak değişiklikler not kısmına yazılabilir.
İhracat ürünleri için e-fatura ve e-irsaliye modülü kullanılacak-kullanılıyor. İthalat işlemleri için de e-irsaliye sisteminin kullanılması durumu var mı? Antrepodan ürün aldırdığımızda e-irsaliye düzenlemeli miyiz?
253 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde, Maden Kanunu'na göre düzenlenen maden sevk fişi, uluslararası taşımacılıkta kullanılan hamule senedi, konşimento gibi belgeler, gümrük girişi sırasında Gümrük İdareleri'nce düzenlenip verilen resmi belgeler, orman idarelerince düzenlenen nakliye tezkereleri ve buna benzer belgelerin, alınan ürünün alıcı veya satıcı tarafından taşınıp taşınmadığına bakılmaksızın sevk irsaliyesi olarak kabul edileceği ve satın aldığı malı kendi araçlarıyla taşıyan veya bir nakliyeciye taşıttıranlardan ayrıca sevk irsaliyesi istenmeyeceği belirtilmiştir. İthalat işlemleri için e irsaliye özelinde tanımlanmış bir uygulama bulunmamaktadır. Kanun tarafından belirlenmiş yukarıda sayılan gümrük evrakları sevk irsaliyesi yerine geçecektir. Bu doğrultuda antrepodan çekilen mallarda Gümrük idarelerince düzenlenen evraklarınız var ise ayrıca sevk irsaliyesi düzenlenmesine gerek olmayacaktır.
E-İRSALİYE ÖZELLİKLİ DURUMLAR
'Malın teslim anında' ibaresi tam olarak sıcak satışı mı kastediyor? Yani faturayı kesip sevk yapacak araca e-fatura ile birlikte verdiğim zaman e-irsaliye kesme zorunluluğum kalkıyor mu?
Teslim, bir mal üzerindeki tasarruf hakkının malik veya onun adına hareket edenlerce, alıcıya veya adına hareket edenlere devredilmesidir. Bir malın alıcı veya onun adına hareket edenlerin gösterdiği yere veya kişilere tevdii teslim hükmündedir. Malın alıcıya veya onun adına hareket edenlere gönderilmesi halinde, malın nakliyesinin başlatılması veya nakliyeci veya sürücüye tevdi edilmesi de mal teslimidir. Bu durumda e fatura veya e arşiv fatura teslim anında düzenlenmesi ve gerekli şartları sağlaması (Düzenleme tarihinin yanı sıra düzenleme saati ve dakikasının yer alması; irsaliye yerine geçer ibaresinin bulunması, kağıt çıktısının yetkilisi tarafından imzalanmış olması) halinde sevk irsaliyesi yerine geçer. Bu durumda ayrıca e irsaliye düzenlenmesine gerek olmayacaktır.
Muhtelif müşterilere nasıl irsaliye düzenlenecek?
Alıcıların kimler olacağı ve ne miktarda mal alacakları belli olmayan, Alıcılara iş yerlerinde teslim edilmek üzere, Satıcı tarafından kendi nakil vasıtasıyla mal gönderilmesi halinde; "Muhtelif Müşteriler» ibareli irsaliye, e-irsaliye olarak düzenlenecektir. Kayıtlı kullanıcılarda bulunmayan Alıcılara düzenlenen e-irsaliye gibi GİB'e gönderilecektir. Teslim anında e-fatura, e-arşiv fatura veya e-irsaliye düzenlenmelidir.
Muhtelif Müşteriler belli olduğunda ya da mal miktarı belli olduğunda muhakkak o anda mı irsaliye düzenlemeliyiz? Muhtelif irsaliyeyi iptal ederek mi bunu gerçekleştireceğiz? Dökme yüklerde nasıl ilerlenecek?
Müşterinin ya da teslim edilecek mal miktarının sevkiyat başlangıcında bilinemediği bazı mal sevkiyatlarında öncelikle “MUHTELİF MÜŞTERİLER” ibareli e-İrsaliye düzenlenecektir. e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı müşterilere fiili teslimatlar gerçekleştirildikçe teslim anında ya e-Fatura / e-Arşiv Fatura düzenlenecek ya da müşteri adına yeni bir e-İrsaliye düzenlenecektir. Düzenlenen muhtelif irsaliyenin iptali yapılamaz. Müşteriye fiili teslimat yapıldığında e fatura/e-arşiv fatura düzenlenecektir. Ya da fiili olarak teslimatın yapıldığı müşteriye yasal süre içerisinde faturaya bağlanmak üzere e irsaliye düzenlenecektir.
E-ticarette, siparişi çıktısını aldığımız e-irsaliye ile sevk ettikten sonra son kullanıcıya e-posta yoluyla e-irsaliyeyi gönderme zorunluluğu var mıdır?
Alıcının e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumlarda e-İrsaliye alıcısının almak istediği formata göre çıktısı alınıp teslim edilecektir. E-irsaliyenin kağıt çıktısı mal ile birlikte gönderilmişse elektronik yollarla alıcısına iletilmesi gerekmektedir.
Sanal Kullanıcı adına oluşturulan e-irsaliye belgeleri hangi teknik standarda dayanılarak oluşturulmalıdır? (Alıcının mükellef olmadığı durumlarda ilgili adres ve alıcı bilgisi not bölümünde mi bildirilmelidir?)
Alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda matbu kağıt sevk irsaliyesi yerine elektronik ortamda e-İrsaliye düzenlenecektir. Söz konusu e-İrsaliye doğrudan alıcının bilgilerine göre düzenlenecektir. Bu hallerde düzenlenen e-İrsaliyeler, kullanılan yöntem ya da özel entegratörün sunmuş olduğu sistem dahilinde “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderilecektir. Söz konusu alıcının e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda düzenlenen e-İrsaliyeler alıcısına sistem içinden iletilmeyecek olup, düzenleyicisi tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla ya da kağıt çıktı verilmek suretiyle teslim edilecektir.
Alıcı bilgileri not alanında değil alıcı bilgileri alanında yer alacak, sistem alıcının kayıtlı olmadığını tespit ettiğinde otomatik olarak Sanal kullanıcı hesabına irsaliyeyi gönderecektir. bu durumda alıcıya e-irsaliye GİB sistemi üzerinden iletilmeyeceği için kağıt ya da e-mail vs. bir elektronik ortam vasıtasıyla gönderimi gerekecektir.
Garanti kapsamında yapılan işlemler için, örneğin tamir edilip ürünün geri gitmesi durumunda, fatura edilmeyen her çıkış için irsaliye düzenlemeli miyiz?
Mal hareketinin olduğu her durumda e irsaliye düzenlenmelidir. Mükelleflerin, yarı mamül veya mamul mallarını, bazı işlemler yapılmak üzere, diğer mükelleflere göndermeleri ve bu mükelleflerden malları geri getirmeleri durumunda götürülen ve geri getirilen mallar için gidiş ve geliş taşımaları sırasında ayrı ayrı e-İrsaliye düzenlemeleri zorunludur. Malların götürülmesinde düzenlenecek e-irsaliyelerin müşteri bölümü bilgilerine işlemi yapacak mükellefin adı ve soyadı, varsa ticaret unvanı, vergi dairesi ve hesap numarası yazılacak, Malın nev'i bölümüne, gönderilen malların adı/cinsi, miktarı bölümüne miktarı yazılacak ve söz konusu e-İrsaliye'nin açıklama not alanına yapılacak işin türü (Mesela : "Boyatılmak, tamir ettirilmek, parça değiştirmek üzere" şeklinde bir ibare) yazılacaktır. İşlem gördükten sonra malın tekrar işlemi yaptıran tarafından geri taşınmasında düzenlenecek e-İrsaliyelerin müşteri bilgileri bölümüne işlemi yaptıran işletme kendi bilgilerine, sevk adresi olarak kendi işletme adres bilgisine (işlemin yapıldığı yer adres bilgisinin de başlangıç noktası olarak eklenmesi mümkündür) malın nev'i ve miktar bilgisi olarak işlemi tamamlanmış hali ile geri getirilen malların nev'i ve miktarı bilgileri yazılacak ve irsaliyenin not açıklama alanına yaptırılmış olan işlemin türü (boyama, baskı, tamir, parça değişim vb.) ne ilişkin açıklamaya yer verilecektir. Ancak, söz konusu malların işlemi yapacak mükellefler tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde sevk irsaliyesinin, yukarıda belirtilen esaslara göre bu kimseler tarafından düzenleneceği tabiidir.
