Sanal Alıcı kimdir, hangi durumlarda irsaliye Sanal Alıcıya düzenlenir, irsaliye alıcıya nasıl iletilir, alıcı malı kabul etmezse ne olur gibi e-irsaliye uygulamasına dahil olmayan alıcılara e-irsaliye düzenlenmesiyle ilgili tüm sorularınızın yanıtını bu yazıda bulabilirsiniz. 

Yazı: Nilay Subaş, İdea Teknoloji Çözümleri

509 no’lu VUK Genel Tebliğine göre bazı mükellef grupları ile e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 25 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler 1 Temmuz 2020 tarihinden itibaren e-irsaliye uygulamasına dâhil olmaları ve düzenleyecekleri sevk irsaliyelerini “e-irsaliye” olarak düzenlemeleri ve uygulama kapsamındaki mükelleflerden alacakları sevk irsaliyelerini de “e-irsaliye” olarak almaları zorunludur.

Bunun yanında e-irsaliye mükelleflerinin e-irsaliye düzenleme zorunluluğu, e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı alıcılarla birlikte, e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara yaptığı sevklerde de geçerli. Bu durumda mükellefin alıcıya matbu kağıt sevk irsaliyesi yerine elektronik ortamda e-irsaliye düzenlenmesi gerekiyor.

Sanal Alıcı kimdir?

e-İrsaliye mükellefleri, e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı alıcılara yapılacak mal sevklerinde, e-İrsaliye uygulaması üzerinden e-irsaliyeyi gönderirken alıcısı da yine e-irsaliye uygulaması üzerinden kendisine düzenlenen e-irsaliyeyi alabilir, yanıtlayabilir. Buradaki e-irsaliye iletimleri GİB Bilgi İşlem Altyapısı üzerinden sağlanır.

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara yapılacak mal sevkleri için GİB tarafından e-irsaliye sistemine tanımlı olmayan alıcıları temsil etmek üzere “3900892152” VKN’li “Sanal Alıcı” hesabı tanımlanmıştır. Bu hesap elektronik bir posta kutusu gibi düşünülebilir. Bu şekilde düzenlenen e-irsaliyeler kullanılan yönteme bağlı olarak özel entegratör sistemi ya da kullanıcının kendi sistemi üzerinden muhatabına düzenlenerek e-irsaliye zarfına “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı” adresi yazılarak “e-İrsaliye Sanal Alıcı” hesabına gönderilir. Düzenlenen e-irsaliyede malın alıcısı olarak GİB VKN’si değil mal sevkiyatı yapılan mükellefin bilgilerinin yazılmasına dikkat edilmelidir.

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen e-irsaliyelerin zarflarına GİB’in “Sanal Alıcı” hesabının yazılması, e-irsaliye mükellefinin kullandığı e-irsaliye yazılımı veya özel entegratör sistemi tarafından yapılır. Özel entegratör, e-irsaliyelerin kayıtlı alıcılara GİB sistemi üzerinden iletilmesini sağlarken, alıcısı kayıtlı kullanıcılar arasında olmayan mükellefler için e-irsaliyeleri oluşturup GİB “Sanal Alıcı” hesabına iletmekte ve alıcısına elektronik yollarla ya da kağıt çıktı olarak iletilmek üzere e-irsaliye düzenleyicisine sunmaktadır.

İlgili Genel Tebliğ ve e-İrsaliye Uygulama Kılavuzuna göre alıcısı e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere ve alıcıların kimler olacağı ve ne miktarda mal alacakları sevkiyat başlangıcında bilinemeyen durumlarda “Muhtelif Müşteriler” ibareli olarak düzenlenen e-irsaliyeler de öncelikle GİB’in “Sanal Kullanıcı” hesabına gönderilecek, ardından alıcının tercihine göre, e-irsaliyeyi düzenleyen mükellef tarafından elektronik yolla veya kağıda basılarak sevk edilen malla beraber alıcısına teslim edilecektir. Muhtelif müşteriler e-irsaliyesinin elektronik veya kağıda basılı hali araçta bulunacaktır.

Hangi durumlarda e-irsaliye Sanal Alıcı’ya düzenlenir?

GİB’in “Sanal Alıcı” hesabına gönderilecek irsaliyeler için 3 senaryo mevcuttur:

1. Malın alıcısının biliniyor olması ve alıcının e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda; söz konusu e-İrsaliye doğrudan alıcının bilgilerine (VKN veya TCKN’sine) göre düzenlenecektir.
2. Alıcıların kimler olacağının ve ne miktarda mal alacaklarının sevkiyat başlangıcında bilinmediği durumda; “Muhtelif Müşteriler” tipinde e-irsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Bu tip irsaliyelerde VKN/TCKN alanına 5555555555, Ad-Soyad/unvan bölümüne “muhtelif müşteriler” yazılmalıdır.
3. İhracat işleminde, alıcının uygulamaya kayıtlı bir kullanıcı olmaması nedeniyle e-İrsaliye Uygulamasına kayıtlı mükelleflerce, mal ihracatında, sevkiyat işlemi gerçekleşmeden önce e-İrsaliye düzenlenmesi ve malın yanında kağıt çıktının bulundurulması zorunludur. İhracat işleminde alıcının VKN’si olarak, e-ihracat faturasında olduğu gibi 2222222222 olarak girilmesi gereklidir.

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara, GİB’in “Sanal Alıcı” hesabı üzerinden e-irsaliye düzenlendiğinde;

• Alıcı mükellef değilse e-irsaliye nasıl düzenlenir? Alıcı vergi mükellefi değilse TCKN bilgisinin 11111111111 olarak girilmesi mümkündür.
• Alıcıya e-irsaliye nasıl iletilir? e-irsaliye uygulamasına dahil olmadığı için Sanal Alıcı’ya düzenlenen e-irsaliyeler, asıl alıcısına sistem içerisinden iletilmez. Bu irsaliyelerin düzenleyicisi tarafından, alıcısının tercihine istinaden kağıt çıktısının verilmesi ya da harici elektronik yollarla elektronik ortamda iletilmesi gerekmektedir.
• Düzenlenen e-irsaliye hatalı olursa ne olur? Bu durumda e-irsaliyeler alıcısına sistem içerisinde iletilmediğinden, alıcının sistem üzerinden kısmi kabul/red yanıtı (irsaliye yanıtı) dönmesi mümkün değildir. Bu durumda irsaliye düzenleyen tarafından hatalı düzenlenen e-irsaliye için yeni bir irsaliye düzenlenebilir. Hatalı irsaliyeye atıfta bulunarak, yeni düzenlenen e-irsaliyenin açıklama alanına, hatalı düzenlenen e-irsaliye tarih ve numarası referans verilerek “ …. Tarih ve …. No.lu e-irsaliye hatalı düzenlendiğinden yerine bu irsaliye düzenlenmiştir’ şeklinde açıklama eklenebilir. İrsaliye düzenleyen tarafın tercihine bağlı olarak Türk Ticaret Kanunu 18 inci maddesinde belirtilen şekillerden biri ile (KEP, Noter, Taahhütlü Mektup, vb) düzenlenen e-irsaliyenin hatalı olduğu, hatalı e-irsaliye yerine, düzenlenen doğru e-irsaliyenin geçerli olduğu ve bu irsaliye üzerinden fatura düzenleneceği bildirilebilir. Eğer hatalı oluşturulan irsaliye için yeni bir irsaliye düzenlenmeyecekse hatalı düzenlenen e-irsaliye için yapılan hata belirtilerek bir tutanak tutulmalı, ilgili e-irsaliyenin iptal edildiği ve sevkiyatın yapılmadığı için fatura düzenlenmeyeceğinin kayıt altına alınması önerilmektedir.
• Alıcı malı kabul etmezse ne olur? e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan mükellefler kendilerine yapılan sevkiyatlarda alınan e-irsaliyeler için “İrsaliye yanıtı” düzenleyemez. Ancak, alıcı yapılan teslimatın hatalı veya ayıplı olduğunu, bu nedenle malın tamamının veya bir kısmının kabul edilmediği bilgisini, mal sevkiyatı yapan mükellefe yine TTK 18 inci maddesinde belirtilen bildirim yöntemleriyle iletebilir.