Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri Ar-Ge Merkezi Direktörü

e-Defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin, e-defterler ile bunlara ait berat dosyalarını, birbirleriyle ilişkili şekilde elektronik ortamda, istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmesi/saklaması zorunluluğu bulunuyor. Mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde bu dosyaları saklaması gerekiyor. Bununla birlikte, 19 Ekim 2019’da yayımlanan 3 sıra no.lu e-Defter Genel Tebliği ile saklama konusunda yeni bir zorunluluk getirildi. Buna göre e-defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyaları özel entegratörlerin veya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) bilgi işlem sistemlerinde saklanmak zorunda.

Hangi özel entegratörler yasal olarak e-Defter saklayabilir?

e-Defter saklama hizmeti yönünde teknik yeterliliğe sahip ve bu hususta GİB’den izin almış özel entegratörler e-defter saklama hizmeti verebilecekler.
Bununla birlikte GİB, henüz e-defter saklama ile ilgili teknik yeterlilikleri henüz açıklamadığı için şu anda e-defter saklama hizmeti verme izni alan bir özel entegratör yok. e-Defterlerin muhafaza edilmesi sürecinde uyulması gereken genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve esasların GİB tarafından yayımlanacak “e-Defter Saklama Kılavuzu”nda açıklanması bekleniyor. Bu kılavuzla birlikte özel entegratörler ilgili koşulları sağladıklarına dair GİB’e izin için başvuru yapacak. e-Defter Saklama konusunda izin alan özel entegratörlerin GİB tarafından duyurulması bekleniyor.

GİB’den e-Fatura saklama hizmeti verme izni almış özel entegratörün bilgi işlem sisteminde e-defterlerimi saklarsam yasal yükümlülüğü yerine getirmiş olur muyum?

509 no.lu VUK Genel Tebliği kapsamında e-Fatura saklama hizmeti (e-Belge saklama hizmeti) verebilme konusunda GİB’den izin almış kurumlar, sadece 509 no.lu VUK Genel Tebliğinde belirtilen e-belgelerin (e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-bilet, e-smm, e-mm vb) saklanabilmesi konusunda GİB tarafından yetkilendirilmiş kurumlardır. Ancak bu kurumlara henüz e-Defter Genel Tebliğinde e-defterin ikincil nüshalarını saklama yetkisi verilmemiştir. Bu kurumlarda saklanan defterler özel hukuk bakımdan bir saklama hizmeti sayılsa da e-Defter Genel Tebliği kapsamında ikincil nüshaların saklanması yükümlülüğünü karşılamaz.

e-Defterlerin özel entegratörde saklanması mükellefin muhafaza yükümlülüğünü ortadan kaldırır mı?

Hayır. e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının bu konuda GİB’den izin alan özel entegratörlerin ya da GİB’in bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi, mükellefin asıl e-defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmıyor. E-defterlerin üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında saklanması durumunda da mükellefin muhafaza ve ibraz sorumluluğu devam ediyor. Ayrıca muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunlu.

Yetkili makamlar e-defterleri özel entegratörden istenebilir mi?

Evet. e-Defter ve berat dosyalarının yetkili makamlara ibrazı öncelikle ilgili mükelleften yazılı olarak istenir. İlgili mükellef tarafından e-Defter dosyaları ile beratlarının yazılı talebe rağmen yetkili makamlara ibraz edemez ise yetkili makamlar ( Örn. VDK, Yargı mercileri ,vb,);

• Saklama hizmetini veren özel entegratörden GİB aracılığıyla veya

• Saklama GİB’de yapılıyorsa GİB’den,

resmi yazılı talepte bulunularak ilgili e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının ibrazı istenecektir.

Hangi dönem defteriyle e-defterlerin özel entegratörlerde veya GİB’de de saklaması zorunluluğu başlıyor?

Genel Tebliğe göre Ocak 2020 dönemine ait e-defterlerden başlanmak üzere e-defterin ikincil kopyalarının GİB’den izin alan özel entegratörlerin ya da GİB’in bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesine başlanacak. İkincil kopyaların saklanmaya başlama tarihi ise 2020 Ocak defterinin oluşturulduğu ve beratların GİB sistemine yüklendiği tarihtir. Ocak 2020 defterlerinin son yükleme tarihi;

• e-Defterlerini aylık olarak yükleyenler için 2020 Nisan ayının sonu,

• Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunmuş olanlar için ise 2020 Mayıs ayı sonudur.

e-Defterler ne kadar süre ile özel entegratörlerde veya GİB’de saklanacak?

Ocak/2020 dönemi e-Defterlerinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur. Sürenin hesaplanmasında zaman aşımını durduran süreler dikkate alınmalıdır.