1 Ocak 2020’den itibaren, fatura tutarına göre e-arşiv fatura düzenleme zorunluluğu da başlıyor. Buna göre e-Arşiv Fatura mükellefi olmayan firmalar, vergi mükelleflerine düzenleyecekleri faturaların 5 bin TL’yi aşması, vergi mükellefi olmayanlara düzenleyecekleri faturaların ise 30 bin TL’yi aşması durumunda, faturalarını GİB portalinden e-arşiv fatura olarak düzenleyecek. Bu doğrultuda fatura alıcılarının da kendilerine kesilen faturalara dikkat etmesi, belirtilen şartlardaki kağıt (matbu) faturaları kabul etmemesi gerekiyor.

19 Ekim 2019 tarihli ve 30923 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 509 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği doğrultusunda; e-Arşiv Fatura mükellefi olmayan firmaların, düzenleyecekleri faturaların belirlenen tutarların üzerinde olması durumunda, faturayı e-arşiv fatura olarak düzenlemesi şartı getirildi.

Mükelleflere rehber olması için söz konusu uygulamayla ilgili bilgileri soru-yanıt şeklinde derledik:

• Uygulama tam olarak nedir? Söz konusu uygulama, 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren,
  e-Arşiv Fatura mükellefi olmayan firmaların, 
  • Vergi mükellefi olanlara düzenleyecekleri vergiler dahil toplam tutarı 5.000 TL’yi aşan faturalarını,
  • Vergi mükellefi olmayanlara düzenleyecekleri vergiler dahil toplam tutarı 30.000 TL’yi aşan faturalarını,
  “e-Arşiv Fatura” olarak düzenlemesi zorunluluğudur.
• Uygulama ne zamandan itibaren geçerli olacak? 1 Ocak 2020’den itibaren geçerli olacak.
• Uygulama kapsamına kimler giriyor? Uygulamanın kapsamında e-Arşiv Fatura mükellefi olmayan vergi mükellefleri yer alıyor. 2018 hesap dönemi için brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 10 Milyon TL ve üstü olan mükellefler 1 Ocak 2020, 2018 veya 2019 hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafı iş hasılatı) 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler 1 Temmuz 2020 itibarıyla e-Arşiv Fatura mükellefidir ve e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmak zorundadır. e-Arşiv Fatura mükellefleri hali hazırda e-Fatura mükellefi de olduklarından, tutardan bağımsız olarak tüm faturalarını, e-Fatura mükelleflerine düzenliyorlarsa e-fatura; e-Fatura mükellefi olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayanlara (örn. şahıslara) düzenliyorlarsa e-arşiv fatura olarak düzenlemekle yükümlüdür. Bununla birlikte vergi mükelleflerinin de fatura alıcısı olarak aldıkları faturaların bu kurala uygun olduğundan emin olmaları gerekiyor.
• Belirtilen tutarları aşan e-arşiv faturalar nereden düzenlenecek? Söz konusu faturalar GİB e-Belge portalinden düzenlenebilecek. Bu kapsamda oluşturulacak e-Arşiv Faturalar için Başkanlıkça sunulan e-Belge Portali dışında başka herhangi bir yazılıma, uygulamaya, muhasebe programına veya özel entegratör kuruluşa ihtiyaç bulunmuyor.
• Portalden düzenlenen e-arşiv faturalar, alıcılarına nasıl iletilecek? Mükelleflerin, portalden düzenledikleri e-arşiv faturaları alıcılarına elektronik ortamda (e-mail, sms vb.) ya da düzenledikleri belgelerin kağıt çıktısını alarak ve belge üzerine mükellefin ıslak imzası tatbik edilerek elden/posta yoluyla teslim etmesi gerekiyor. Henüz GİB portalı ile özel entegratör sistemleri arasında bağlantı kurulmadığı için, e-Fatura kullanıcısı alıcılar, GİB portalden düzenlenen faturaları kendi sistemlerinden göremeyecekler. 
• Bu portali kullanmak için ne yapmak gerekiyor? Bu portali kullanacak mükelleflerin elektronik imza veya mali mühür alma zorunluluğu, herhangi bir özel entegratör kuruluşla anlaşma yapma zorunluluğu bulunmuyor. Portalden oluşturulan e-arşiv fatura GİB mali mührü ile imzalanacak.
• Portale nasıl girilecek? Portale sadece İnteraktif Vergi Dairesi (ivd.gib.gov.tr) kullanıcı kodu ve şifresi kullanılarak girilebilecek. Kod ve şifresi henüz bulunmayan mükellefler ise ivd.gib.gov.tr adresinden gerekli kaydını oluşturarak kullanıcı kodu ve şifrelerini alabilecek.
• Portal ücretli mi? Hayır. Portalden ücretsiz olarak e-arşiv fatura düzenlenebilecek. Portal 1 Ocak 2020’de kullanıma açılacak, bilgisayar, tablet, cep telefonu vb. cihazlar üzerinden de e-arşiv fatura düzenlenebilecek.
• Aynı günde, aynı kişilere kesilen faturalar için kural nasıl işleyecek? Belirtilen şart, aynı günde, aynı kişilere düzenlenen faturaların vergiler dâhil tutar toplamının söz konusu tutarları aşması halinde de geçerli. Bu durumda da faturaların e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi ve alınması zorunluluğu bulunuyor. Bu işlemler için kağıt (matbu) olarak fatura düzenlenmişse, matbu kağıt faturaların iptal işlemine tabi tutulması ve bu faturaların yerine e-Arşiv Fatura’nın e-Belge Portali üzerinden düzenlenmesi gerekiyor. 
• Farklı günde aynı kişilere düzenlenen fatura tutarları belirtilen limitleri aşarsa ne olacak? Aynı kişilere de olsa farklı günlerde gerçekleştirilen mal ve hizmet satışları nedeniyle düzenlenen faturalar, belirtilen tutarın hesabında birlikte dikkate alınmayacak ve bunlar için kağıt (matbu) fatura düzenlenebilecek.
• Belirtilen tutarların altında kalan faturalar ne olacak? Belirtilen tutarın altında kalan işlemler için kağıt (matbu) fatura olarak düzenlenmesi uygulaması devam edecek. Bununla birlikte istenmesi durumunda belirtilen tutarların altındaki faturalar da söz konusu e-Belge Portalinden düzenlenebilecek.
• Bu faturalar GİB'e raporlanacak mı? e-Belge Portali üzerinden düzenlenen e-Arşiv Faturaların Başkanlığa raporlanmasına gerek bulunmuyor.
• Portalden düzenlenen e-Arşiv Faturalar portalden görüntülenebilir/ yazdırılabilir mi? e-Belge Portalinden, portalden düzenlenen faturalar sorgulanabilecek, görüntülenebilecek, elektronik ortamda indirilip, kağıt çıktısı alınabilecek. Düzenlenen e-Arşiv Faturaların, https://ebelge.gib.gov.tr/earsivsorgula.html adresinden sorgulama ve doğrulama işlemleri gerçekleştirilebilecek.
• Portalden düzenlenen faturalar ayrıca saklanmalı mı? Portalden düzenlenen e-Arşiv Faturaların muhafaza ve ibraz işlemleri Vergi Usul Kanunu düzenlemeleri uyarınca mükelleflerin sorumluluğunda bulunuyor. Söz konusu belgelerin e-Belge Portalinden elektronik olarak indirilmesi ya da kağıt çıktı alınarak muhafaza edilmesi gerekiyor.
• Uygulama doğrultusunda fatura alıcılarının kendisine gelen kağıt faturalarla ilgili dikkat etmesi gerekenler nelerdir? İstisnalar hariç olmak üzere,
• vergi mükelleflerinin, kendilerine aynı mükelleften, aynı gün içinde parçalar halinde toplam tutarı veya tek seferde tutarı 5.000 TL üzeri,
• vergi mükellefi olmayanların ise 30.000 TL üzeri kağıt fatura geldiğinde,
bu faturayı/faturaları kabul etmemesi ve kağıt fatura düzenleyen mükelleften, e-belge düzenleme portalı üzerinden ilgili fatura/faturaları elektronik olarak düzenlemesini talep etmesi gerekiyor.
• Önceden e-Belge Portalini test etme olanağı var mı? https://earsivportaltest.efatura.gov.tr/login.jsp adresi üzerinden test hesapları kullanılarak sistemi denemek mümkün.
• Konuyla ilgili sorular için nereden destek alınabilir? Uygulamaya yönelik sorular Başkanlığın, http://forum.efatura.gov.tr/main_page.php adresindeki forum sitesine, earsiv@gelirler.gov.tr mail adresine iletilebilir veya 189 numaralı Vergi İletişim Merkezi hattından bilgi alınabilir.