e-Arşiv faturanın mali mühürle imzalanması yanında bir de fiziki imza içermesi gereği çok zaman mükelleflerin sorgulamalarına uğruyor. e-Arşiv faturada şahıs imzası gerekliliği, nedenleri, kimin imzası olması gerektiği ve nasıl yapılacağına dair tüm detayları bu yazıda bulabilirsiniz.
Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri
Fatura Vergi Usul Kanunu (VUK) 229'uncu maddesinde; satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari belge olarak tanımlanmıştır. Aynı kanunun Faturanın Nizamını anlatan 231'inci 4'üncü bendinde ise "Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzası bulunur" denmektedir.
VUK mükerrer 242'nci maddesinin 2 numaralı fıkrası ile Hazine ve Maliye Bakanlığı, elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkilidir. Bakanlık bu yetkisini e-fatura ve e-arşiv fatura düzenlemenin usul ve esaslarını belirleyen 397 ve 433 no.lu VUK Genel Tebliğleri ile kullanmış ve faturada bulunması gereken bilgiler ve bazı şekil hükümleriyle ilgili düzenlemeler yapmıştır.
e-Arşiv Fatura elektronik ortamda oluşur ve teknik olarak elektronik imza veya mali mühür içerir. Ancak e-Fatura uygulamasından farklı olarak (e-faturanın irsaliye olarak kullanılması durumda da ıslak imza uygulanmak zorunludur), e-arşiv faturada fiziki imza bulunması zorunludur.
433 no.lu VUK Genel Tebliğinin 4'üncü maddesine göre e-Arşiv Faturada Vergi Usul Kanununun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.
Basılı imza mı ıslak imza mı?
Bu açıklamalardan da anlaşılacağı üzere e-arşiv fatura her halükârda işletme sahibinin veya adına imzaya yetkili olanların ıslak imzası veya faturanın oluşturulması sırasında imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip elektronik ortamda e-arşiv faturaya basılması gereklidir.
Burada mükelleflere e-arşiv faturalarında ıslak imza veya basılı imza bir seçenek gibi görünse de bazı durumlarda basılı imza kullanılması gerekmektedir.
e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere düzenlenen e-arşiv faturanın kâğıt ortamında teslim edilmesi esastır. Ancak e-arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturalar, alıcısının talebi doğrultusunda söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünün eklenmesi koşuluyla e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere elektronik ortamda da iletilebilecektir. Benzer şekilde vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir. Hatta e-Arşiv izni olup internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin faturaları açıklamalara elektronik ortamda iletmek zorundadır.
Bu durumda elektronik ortamda iletilen bir belgeye ıslak imza atılamayacağı için Tebliğde belirtilen basılı imzanın koyulması gerekmektedir.
Diğer taraftan e-Arşiv faturanın kâğıt ortamında teslimi durumunda faturaya ıslak imza uygulanabilir.
e-Arşiv Fatura ile ilgili sorularınız ne olursa olsun cevabı VisionPlus e-Arşiv Fatura'da bulunuyor. Türkiye'nin ilk e-Arşiv Fatura Entegratörü İdea Teknoloji Çözümleri tarafından sunulan VisionPlus e-Arşiv Fatura ile ilgili size ulaşmamız için lütfen tıklayın!
