E-irsaliye uygulamasıyla birlikte irsaliye yanıtı, operasyonel süreçlerdeki birtakım aksaklıklar ya da sehven yapılan hatalarda nasıl ilerlenmesi gerektiği konusunda mükelleflerde en çok soru işareti oluşturan süreçlerden biri haline geldi. Bu yazıda irsaliye yanıtı nedir, nasıl kullanılır, işlevleri nedir, göndermek /almak zorunlu mudur, irsaliye yanıtı aldıktan sonra yapılacak işlemler nelerdir gibi soruları cevaplayarak irsaliye yanıtını her yönüyle ele aldık.

Yazı: Nilay Subaş, İdea Teknoloji Çözümleri

Ticari hayatın önemli belgelerinden biri olan ve mal hareketlerinin takibini kolaylaştıran irsaliye ile mal sevkiyatı yapılır. Teslim alınan mallar, teslim anında veya kalite kontrol süreçlerinden geçtikten sonra kabul veya reddedilebilmektedir.

e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı alıcılar, kendilerine düzenlenen e-irsaliyeye konu malların ne kadarlık kısmını teslim aldıklarını/kabul ettiklerini, kabul edilmeyen mal miktarını ve ret sebebini e-irsaliyeyi düzenleyen tarafa e-irsaliye uygulaması üzerinden irsaliye yanıtıyla iletebilir.

İrsaliye yanıtı elektronik bir belgedir

İrsaliye yanıtı, e-irsaliyenin muhatabına iletilip iletilmediğini belirten bir “sistem yanıtı” değil, düzenlenen belge içeriğine ilişkin, alıcının kabul veya ret beyanının irsaliye satırları bazında, e-irsaliye düzenleyicisine gönderildiği resmi bir bildirimdir. Diğer bir deyişle; e-irsaliye uygulamasına kayıtlı alıcıya düzenlenen e-irsaliyede alıcı tarafından verilen irsaliye yanıtı, e-irsaliye düzenleyen tarafa bir e-belge olarak iletilmektedir. E-irsaliyenin muhteviyatını oluşturan malların alıcısı tarafından kabul durumunu gösteren elektronik bir belgedir.

İrsaliye yanıtı göndermek zorunlu değildir. E-irsaliyeye konu malların alıcı tarafından tam olarak teslim alınması/kabul edilmesi durumunda, alıcı e-irsaliye sistemi üzerinden "KABUL" irsaliye yanıtı dönebileceği gibi, herhangi bir yanıt dönme zorunluluğu da bulunmamaktadır. Ancak faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 gün içinde düzenlenmesi gerektiğinden, irsaliye yanıtının, e-irsaliye belgesi üzerinde yazan fiili sevk tarihini takip eden 7 gün içinde düzenlenmesi gerekmektedir. Alıcı tarafından uygulama üzerinden 7 gün içinde herhangi bir yanıt dönülmediği takdirde, e-irsaliyeye konu malların tamamının alıcıları tarafından teslim alındığı/kabul edildiği ve satıcıları tarafından bu malların tamamı için e-fatura düzenleneceği kabul edilmektedir. Örneklendirecek olursak; 17.11.2020 de düzenlenen bir e-irsaliyeye, alıcı en geç 25.11.2020 tarihine kadar yanıt dönebilir. Bu tarihten sonra yanıt dönülmesi sistemsel olarak mümkün değildir.

En çok yaşanan senaryolara göre irsaliye yanıtı

İrsaliye yanıtı ve işlevini anlattık. Şimdi irsaliye yanıtı ile ilgili nasıl bir yol izlenmesi gerektiği konusunu çeşitli senaryolara göre inceleyelim:

1. E-irsaliyeye konu malların bir kısmını teslim alan/kabul eden alıcı ne yapacaktır?

E-irsaliyeye konu malların bir kısmının hatalı/kusurlu/ eksik /fazla olması durumunda alıcı tarafından irsaliye yanıtı düzenlenebilir. Bu belge ile kısmi kabul yanıtı dönülebilir. Alıcı e-irsaliyeye konu malların ne kadarlık kısmını kabul ettiğini, reddettiği mal miktarını ve ret sebebini, eksik veya fazla olduğunu her irsaliye kalemi için ilgili alanlarda belirterek e-irsaliye uygulaması üzerinden irsaliye yanıtı ile satıcıya iletebilir.

Şekil 1. deki irsaliye yanıtı örneği üzerinden gidecek olursak; alıcı, e-irsaliyeye konu 13 adet “Notebook Bilgisayar” ürününden kabul etmediği 1 adedi irsaliye yanıtında “Kabul Edilmeyen Miktar” alanında belirtebileceği gibi, teslim alınan mal miktarının e-irsaliye belgesi üzerindeki miktardan eksik ya da fazla olması durumunda, eksik/fazla miktarı da ilgili alanlarda (Eksik Miktar/Fazla Miktar) belirterek e-irsaliye uygulaması üzerinden satıcıya irsaliye yanıtı iletebilir.

Şekil 1. E-İrsaliye Yanıtı Örneği

2. Malların iadesinde irsaliye yanıtı ile satıcıya geri sevkiyat yapılabilir mi?

Kabul edilmeyen malların satıcıya geri gönderimi söz konusu olduğunda, malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir e-irsaliye düzenlenmelidir. Bu sebeple irsaliye yanıtı ile satıcıya geri sevkiyat yapılması söz konusu değildir.

3. Alıcı e-irsaliyeye kayıtlı kullanıcılar arasında değilse, irsaliye yanıtı düzenleyebilir mi?

İrsaliye yanıtı ancak e-irsaliye uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenen e-irsaliyeler için söz konusudur. Sanal kullanıcıya e-irsaliyeler GİB tarafından iletilmemektedir. E-irsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan kullanıcılara (sanal kullanıcı) düzenlenen e-irsaliyeler, uygulama üzerinden/GİB tarafından değil harici elektronik yollar ya da kağıt çıktı olarak alıcıya iletildiğinden sanal alıcı tarafından irsaliye yanıtının dönülmesi söz konusu değildir.

4. Teslim tutanağı ile irsaliye yanıtının uyumlu olmadığı durumlarda fatura hangi belgeye göre düzenlenmelidir?

Geleneksel süreçte sevk irsaliyesinin amacı hukuki olarak sevkiyatta kullanılması olmasına rağmen, sevk irsaliyesinin nüshalarına taraflarca imza atılması halinde ticari hayatta teslim tesellüm belgesi olarak da kullanılabilmektedir. Benzer şekilde e-irsaliye çıktılarının da aynı amaçla kullanılmasında bir sakınca yoktur.

Malın fiili teslimine ilişkin, alıcının taraflar arasında tanzim olunan teslim ve tesellüm belgelerine uygun bir şekilde yanıt dönmediğinin anlaşılması halinde, faturaların düzenlenmesine esas olarak, taraflar arasında ıslak imza ve kaşe ile tanzim olunan tevsik ve ispat edici harici diğer belgelerin (Teslim/ tesellüm belgesi, e-irsaliye çıktısı, e-fatura veya e-arşiv fatura çıktısı) dikkate alınması gerekmektedir. Söz konusu belgeler ile e-irsaliye ve yanıtlarının birbiriyle ilişkili şekilde muhafaza ve ibraz edilmesi ve ilgililerce talep edildiğinde sunulabilmesi gerekmektedir.

5. Teslim edilen e-irsaliyeye konu malların faturasının düzenlenmesi için alıcının irsaliye yanıtı göndermesi beklenmeli mi?

Faturanın düzenlenmesi için irsaliyenin alıcısına iletilmesi ya da malın teslim edilmesi zorunlu değildir. Taraflar anlaşması durumunda; fatura, mal sevkiyatı yapılmadan/e-irsaliye düzenlenmeden düzenlenebileceği gibi irsaliye yanıtı dönülmeden önce de düzenlenebilir. Ancak fatura ile irsaliyede yer alan mal miktarının, irsaliye yanıtı veya teslim tutanakları ile uyumlu olmaması halinde fark için, yeni bir fatura düzenlenmeli veya iade faturası düzenlenerek teslim edilen mal ile düzenlenen fatura uyumlaştırılmalıdır.

6. E-irsaliyeye konu malların bedelsiz olması durumunda düzenlenen e-irsaliyeye alıcının irsaliye yanıtı iletmesi gerekir mi?

Bedelsiz olsa da teslim edilen ticari mallar için irsaliye düzenlenmelidir. Ancak e-irsaliye üzerindeki açıklama alanına irsaliye üzerinde belirtilen malların ne amaçla gönderildiği ve fatura edilmeyeceği belirtilmelidir.

Bedelsiz verilen ürünler için de zorunlu olmamakla beraber e-irsaliye uygulamasında alıcının irsaliye yanıtı dönmesi imkanı sunulmuştur.

7. Vending makinaları için yapılan teslimatlarda düzenlenen e-irsaliye için irsaliye yanıtı düzenlenebilir mi?

İşletme kendisine ait vending makinası için sevkiyatı kendi yapması durumunda, kendisine vending makinasının bulunduğu adres için e-irsaliye düzenlemesi gerekmektedir. Kendi kendine düzenlenen e-irsaliyelerde veya başka bir mükellefin yaptığı teslim nedeniyle düzenlediği e-irsaliye için irsaliye yanıtının dönülmesi gerekmez. Ancak bu tür irsaliyeler için de irsaliye yanıtı verilmesi mümkündür.

8. Aynı e-irsaliye için alıcı birden fazla irsaliye yanıtı oluşturup sisteme iletebilir mi?

e-İrsaliye uygulamasında her bir e-irsaliye için ancak tek bir yanıt dönülmesi mümkündür.

9. Firmaların merkez, şube, ambar gibi kendi işyerlerine yaptığı sevkiyatlarda e-irsaliye ve irsaliye yanıtı düzenlemeli miyim?

Firmalar, merkez/şube/ambar gibi işyerleri arasında mal sevkiyatı yapıyorsa, yapacağı sevkiyatlar için e-irsaliye uygulaması üzerinden malın teslim edileceği adresi de belirterek kendi kendine e- irsaliye düzenlemelidir.

Kendi kendine düzenlenen veya başka bir mükellefin yaptığı teslim nedeniyle düzenlenen e-irsaliyelerde de irsaliye yanıtının dönülmesi isteğe bağlıdır, zorunlu değildir.