"Uyumun bir hizmet olarak sunulması" (Compliance As a Service-CaaS) son yıllarda trend haline geldi. Nedeniyse işletmelere yasal uyumlarını (mali, ticari vs.) en az maliyetle otomatik hale getirme fırsatı sağlaması. Uyumun bir hizmet olarak sunulduğu en iyi örneklerden biriyse e-Fatura...

İşletme ekosistemleri gitgide daha karmaşık hale gelmeye başlıyor. Firmalar iş yapma doğaları gereği birçok yasal mevzuata tabi oluyor. İşte bu senaryoda uyum, firmalar için öncelikli konu olarak öne çıkıyor.

Uyum ya da kurumsal uyum prosedürler seti, firmanın ve üyelerinin/müşterilerinin yasal bir çerçeveye uygun hareket etmesi anlamına geliyor. Bu durum işletmeleri, ilişki halinde olduğu sektörleri, iş yapış şekillerini etkileyen değişiklikleri ve yasal düzenlemeleri takip etmeleri, gerekliliklere ve firma etiklerine uygun olarak güncelleme yapmalarını içeriyor. Örneğin yönetimsel seviyede, veri güvenliği ya da finansal şeffaflık, yasal düzenlemeler bunlar arasında sayılabilir.

Son yıllarda ise uyumda fark yaratan unsur gelişen ve artan bilgi teknolojileri kullanımı oldu. Dijital dönüşümle işler ve süreçler elektronik ortama aktarılır, otomasyona dökülürken yasal uyum da gelişen teknolojiyle birlikte bu dijital dönüşümden payını alıyor.

Uyum bir hizmet olarak neden avantajlı?

Bir hizmet olarak uyum (Compliance as a Service -CaaS) aslında bir bulut çözümü. Çözüm, firmalara/organizasyonlara yasal uyumlarını (mali, ticari vs.) otomatize etme avantajını sunuyor. Buradaki amaç işletmelerin iş yüklerini hafifletmek, ekonomik maliyetlerini en aza indirmek ve her şeyden önemlisi uyum talebini basitleştirmek.

Firmalar bu çözümü içeride geliştirmenin maliyetine katlanmak yerine bu konuda uzman bir kadrosu olan bir firmadan hizmet olarak almayı tercih ediyor. Özellikle her şeyin elektronik ortamda izlenebildiği ticari süreçte teknolojiden da faydalanarak çözüm sunan firmalar öne çıkıyor.

Özellikle çözümü kullanan işletmeler tarafından herhangi bir kurulum gereksinimi olmadan bakım ve güncellemelerin otomatik olarak yapıldığı sistemler tercih ediliyor.

e-Fatura'da uyum

Ticari hayatın en önemli belgelerinden olan e-Fatura, hem ulusal hem uluslararası birçok yasal prosedüre de tabi ve Caas çözümünün uygulanması açısından da önemli bir örnek. Özellikle GİB tarafından belirlenen sistemsel ve teknik gereksinimlerin yanında, ulusal mevzuat açısından tabi olduğu düzenlemeler, dış ticaret söz konusu olduğunda ise uluslararası düzenlemelerin dikkate alınmasını gerektiriyor.

Kağıt fatura, denetimde, matbaadan seri numarası kontrollü fatura üzerindeki bilgilerin manuel kontrolünün yapılması gibi aşamalara tabi iken e-Fatura, çok farklı disiplinlere göre denetlenecek bir belge niteliği taşıyor. Elektronik ortamda oluşturulan bir belge olmasının avantajları da kullanılarak, manuel olarak yapılacak kontroller otomatik olarak, ilgili mevzuat dayanakları, çözüm önerileri ve yaptırımları içeren birçok bilgi ile yönlendirilerek yapılabiliyor.

Örneğin İdea Teknoloji Çözümleri tarafından bir bulut hizmeti olarak geliştirilen VisionPlus e-Fatura Denetim çözümü, firmaların dışardan bir danışman gereksinimi olmadan e-Faturanın;

• GİB kılavuzlarına,
• UBL teknik gereksinimlerine,
• VUK,
• TTK kanuna,
• Merkezi platform sistemsel gereksinimlerine,
• Mali mühür/e-imza gereksinimlerine,

uyumluluğunu otomatik olarak kontrol ediyor, kural ihlallerini ilgili yaptırımlara göre derecelendiriyor, kural ihlalinin yasal ve teknik dayanaklarına atıfta bulunmanın yanında, düzeltme önerileri de sunarak bir denetim sırasında karşılaşılabilecek durumlar konusunda uyarılarda bulunuyor.

e-Fatura farklı disiplinlere tabi olduğu için vergi denetimi, istatistik, yazılım alanlarında uzman bir ekip tarafından, uzman bir sistem olarak tasarlanan VisionPlus e-Fatura Denetim'in ayırt edici özellikleri arasında, bir uyum ve denetim aracı olarak hem vergi denetimi, hem sistemsel ve teknik denetimi yapabilmesi aynı zamanda uluslararası standartları da göz önünde bulundurarak anlık yanıtlar dönebilmesi ve yaptırımlar karşısında kullanıcıyı uyarması bulunuyor.