VUK 230'uncu maddesine göre faturada seri ve sıra numarasının bulunması gereklidir. Seri ve sıra numarası ile ilgili 231'inci madde ise aynı işletmenin muhtelif şube ve kısımlarında her biri aynı numara ile başlamak üzere ayrı ayrı fatura kullanıldığı takdirde şube veya bu faturalara şube kısımlarına göre şube veya kısmın isimlerinin yazılması veya özel işaretle seri ayrımı yapılması zorunluluğu getirilmektedir.
Hazine ve Maliye Bakanlığı aynı kanunun mükerrer 242'inci maddesinde belirtilen yetkisini kullanarak e-faturada seri sıra numarası yerine e-fatura numarası kullanılacağını belirlemiştir.
e-Fatura numarası üç haneli alfanumerik birim kod ile 13 haneli müteselsil numaranın birleşiminden meydana gelir. Müteselsil numaranın ilk dört hanesi faturanın düzenlendiği yılı, kalan dokuz hane ise müteselsil numarayı ifade eder. Fatura düzenleyen bünyesinde aynı fatura numarası birden fazla kullanılamaz. Benzer şekilde işletmenin şube ve kısımlarında her biri için e-fatura numarasında yer alan birim kod farklı olarak belirlenebilir.
e-Fatura uygulamasında fatura numaraları mükellef tarafından verildiği veya mükellefin izniyle özel entegratör tarafından belirlendiği için belirtilen hukuki ve teknik kurallara dikkat etmek önem taşıyor.
e-Fatura numarası, düzenlendiği yıl bilgisini de içerir
e-Fatura numarası yıl bilgisini de içerdiği için her birim kod bazında takvim yılı değişikliklerinde müteselsil sıra numarası "1" den başlayacak şekilde tarih bazında müteselsil sıra numaralı oluşturulmalıdır.
Bu yüzden yıl değişimlerine göre zaman zaman tereddütlü durumlar yaşanabilir. Örnek durumlar ve çözüm önerileri şöyle verilebilir:
Örnek: 2019 yılından 2020 yılına geçişte e-fatura sıra numaraları etkilenecek mi?
Çözüm: e-Fatura uygulamasında e-fatura numaraları takvim yılı bazında müteselsil devam etmektedir. Takvim yılı değiştiğinde sıra numarası "1" den başlamalıdır. İşletme 31.12.2019 tarihinde düzenlediği fatura numarası "IDA" birim kodu için IDA2019000026801 iken, aynı birim kod için 01.01.2020 tarihli e-fatura fatura numarası IDA2020000000001 olmalıdır.
Örnek: Takip eden özel hesap döneminin başında e-fatura numarası 1'den mi başlamak zorundadır?
Çözüm: e-Fatura numarasının belirlenmesinde özel hesap dönemine göre bir ayrım yapılmamakta, numara belirlenmesinde faturanın üzerinde bulunan yıl esas alınmaktadır. Takip eden özel hesap döneminin başlangıcında birim kod bazında e-Fatura sıra numaraları numarası 1'den değil kaldığı yerden devam edilmelidir. Ancak özel hesap dönemi başında yeni birim kod tanımlandığında yeni tanımlanan birim koda ait müteselsil numara 1'den başlayabilir.
Örnek: 2020 yılında düzenleme tarihi 2019 yılına ait e-fatura düzenlenmek istenmesi durumunda e-fatura numarasında yer alan yıl bilgisi ne olmalıdır?
Çözüm: Yapılan işin gereği fatura oluşturma süreci uzayabilir. Bu durumda da teknik olarak fatura tarihi ile faturanın oluşturma tarihi arasında fark olabilmektedir. Faturanın içeriğini bildiren mükelleflerdir. Mükellef faturanın üzerinde yazacak düzenleme tarihini fiili duruma uygun olarak daha önceki bir tarih olarak belirleyebilir. Özellikle Ocak aylarında sıkça karşılaşılabilecek bu durum için Başkanlık İnternet adresi olan www.efatura.gov.tr' de yayımlanan duyuruya göre, e-Fatura numarası düzenlendiği yıl bilgisini içerecek şekilde oluşturulmalıdır. Eğer 2020 yılında 2019 tarihli bir e-Fatura düzenlenecek ise fatura numarasında yer alan yıl bilgisi 2019 olmalı ve ilgili birim kod bazında müteselsil olarak düzenlenmelidir.
