• e-Arşiv Fatura nedir?

e-Fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi firmalara ve bireysel tüketicilere kesilecek faturaların elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesineimkân sağlayan uygulamadır.e-Fatura mükellefi olmayanlara kesilen tüm faturalar, e-Arşiv Faturası olarak anılır. e-Arşiv Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.e-Arşiv Fatura düzenine geçen mükellefler, e-Fatura kapsamı dışında kalan vergi mükelleflerine (küçük cirolu firmalar, şahıs şirketleri...) ve nihai tüketicilere elektronik ortamda e-arşiv fatura düzenleyip, iletebilirler.

• Kimler e-Arşiv Fatura kullanmak zorundadır?

19 Ekim 2019'da yayımlanan 509 sıra nolu VUK Genel Tebliği doğrultusunda e-Arşiv Fatura kullanımı zorunluluğu kapsamını buradan görebilirsiniz.  

• e-Arşiv Fatura kullanmaya nasıl başlayabilirim?

GİB'den özel entegrasyon izni almış firmalardan hizmet alarak e-Arşiv Fatura Hizmeti kullanmaya başlanabilir. "e-Arşiv hizmeti vermek için Başkanlık'tan izin alan özel Entegratörler listesine https://efatura.gov.tr/earsivozelentegratorlistesi.html adresinden ulaşılabilir.

• e-Arşiv faturada bulunması zorunlu alanlar nelerdir?

Satıcı Bilgisi, Alıcı Bilgisi, Tarih, Fatura No, Düzenlenme Zamanı, Ürün ve Tutar Bilgileri bulunması zorunludur.

• İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturasında bulunması zorunlu ilave alanlar nelerdir?

433 no.lu VUK Genel Tebliğine göre e-arşiv fatura düzenleme izni olup internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin faturalarda mevcut faturalarda bulunması gerekenlerin yanında aşağıdaki bilgilere de yer vermesi zorunludur:

• Satış işleminin yapıldığı web adresi bilgisi,
• ödeme şekli,
• ödeme tarihi,
• Gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı ve VKN/TCKN bilgisi,
• Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih,
• İade bölümü: Bu bölümde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar bilgilerinin bulunması zorunludur.
• "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi.

• ​e-Arşiv Raporu nedir?

e-Arşiv Raporu, aylık olarak kesilen e-Arşiv Faturaların ( (e-ArşivFatura, e-Müstahsil Makbuzu ile e-Serbest Meslek Makbuzu vb. diğer benzeri elektronik belgelere ait raporları) bilgilerini içeren, özel entegratör sistemi üzerinden, zaman damgalı olarak otomatik oluşturulan bir rapordur. İlgili ayı takip eden ayın 15'inci günü 24:00'e kadar GİB'e gönderilir, sorgulanır ve arşivlenir. Mükellefler 2018 Yılı Aralık Ayı e-Arşiv Raporunun 2/1/2019 gününün sonuna kadar, 1/1/2019 tarihinden itibaren ise; e-Arşiv Raporlarının, günlük dönemler halinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar e-Arşiv uygulaması üzerinden GİB'e gönderilmesi gerekmektedir.

• e-Fatura/e-Arşiv Fatura Numarasının formatı ve usulü nedir?

Vergi Usul Kanunu mükerrer 242 inci maddesine göre elektronik fatura için Maliye Bakanlığı şekil hükümlerinden bağımsız usul ve esas belirleme yetkisine sahiptir. Bu kapsamda 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında düzenlenecek faturalarda kullanılan Fatura Numarasının kullanım şeklini, yayımlanan teknik kılavuzlardan "Ek-4 UBL-TR Kılavuzları_V-1.2 " belgeler kılavuzu belirlemiştir. İlgili Genel Tebliğ ve kılavuzlarda bulunmayan hususlar için başta VUK olmak kaydyla diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır. İlgili kılavuza göre fatura numarası; Üç haneli harf grubunu ifade eden birim kod ile 13 haneli müteselsil numaranın birleşiminden meydana gelmektedir.
- Müteselsil numaranın ilk dört hanesi faturanın düzenlendiği yılı kalan dokuz hane ise müteselsil numarayı ifade etmektedir. Fatura düzenleyen bünyesinde aynı fatura numarası birden fazla kullanılamaz.
- Entegrasyon veya özel entegrasyon yöntemlerini kullanan mükellefler faliyetlerine ve mevzuat hükümlerine göre farklı birim kod kullanabilecektir. Buna göre "1" den başlamayan bir fatura birim kodu müteselsilliği bozmuş olacağından, kullanılan her birim kodu bazında yılık "1" den başlayan tarih bazında sıralı ve atlanmadan müteselsil numara kullanılması gerekmektedir.
- e-Fatura/e-Arşiv Fatura prefiksinde Türkçe karakter ve küçük harf kullanılamamaktadır. Yabancı harflerin kullanımı ile ilgili bir açıklama olmamakla beraber È ve Í karakterler soyut kavramlar olup, söz konusu dile veya bağlama göre değişkenlik gösterebildiğinden birim kod olarak kullanılmasının uygun olmadığı düşünülmektedir.
- e-Arşiv faturada kullanılan seri numarası (prefix) e-Fatura'da kullanılan bir seri olmamalıdır.
- e-Arşiv fatura İnternet Satışı dolayısıyla oluşturulduysa, e-Fatura ve normal e-Arşiv Faturada kullanılmayan başka bir seri kullanılmalıdır.

• e-Arşiv fatura matbu fatura üzerine basılabilir mi?

e-Arşiv faturanın matbu fatura üzerine basılması için GİB'den yazılı izin alınması halinde yapılabilir. Bu faturaların altına e-arşiv faturanın orijinal halinin nereden görülebileceğine ilişkin internet bağlantısı koyulmalıdır.

• e-Arşiv Fatura nasıl iptal edilir?

e-Arşiv Fatura uygulamasında düzenlenen e-arşiv faturalardan hatalı olarak oluşturulduğu düşünülen faturalar iptal edilebilmektedir. İptal edilen e-arşiv faturaların bilgisi de düzenlenen e-arşiv faturaların raporlandığı gibi takip eden gün akşamına kadar oluşturulacak e-Arşiv raporunda GİB'e raporlanmaktadır. e-Arşiv Fatura uygulamasında düzenlendikten sonra çeşitli nedenlerle iptal edilen e-arşiv faturalara ait bilgiler e-Arşiv raporunun "faturaIptal" alanına yazılarak GİB'e gönderilmektedir.

Düzenlenen e-arşiv faturaların GİB'e raporlanmasından sonra ve muhatabına ulaştırmadan önce fark edilen ve iptal edilen e-arşiv faturaların bilgisi de takip eden raporlama döneminde GİB'e bildirilecektir. Ancak düzenlenen e-arşiv faturaların uygulama üzerinden iptal edilebilmesi için muhatabına iletilmemiş olması gerekmektedir. e-Arşiv Fatura iptali ile ilgili detaylı bilgiyi buradan alabilirsiniz.

• Yurt dışına kesilen hizmet faturaları için e-arşiv fatura düzenlenebilir mi?

e-Fatura olarak düzenlenemeyen her fatura, e-arşiv fatura olarak düzenlenebilir.

• e-Fatura’ya kayıtlı olmayan firmalar tarafından düzenlenen e-arşiv faturaları entegrasyon kapsamında kullandığım e-fatura sistemine/portalına düşer mi?

Yeni Tebliğ(509 no.lu VUK) ile gelen zorunluluk doğrultusunda, e-Fatura sisteminde kayıtlı olmayan firmalar tarafından vergi mükelleflerine bir günde vergiler dahil toplam 5 bin TL ve üzeri faturaların e-arşiv fatura portalından düzenlenmesi zorunludur. Faturanın alıcısı e-fatura/e-arşiv fatura kullanıcısı olsun veya olmasın bu şekilde kesilen e-arşiv faturalar alıcısına e-mail, posta yoluyla iletilir. Bu durumda gelen e-arşiv faturalar e-fatura sistemine/portalına düşmez.

e-Serbest Meslek Makbuzları e-fatura sistemine/portalına düşer mi?

Serbest meslek erbapları tarafından mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları için düzenlenen serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenebilmesi amacıyla, Kanunun 236'ncı maddesine göre hali hazırda kâğıt ortamda düzenlenmekte olan “serbest meslek makbuzu”nun, elektronik belge olarak düzenlenmesi, muhatabının talebi doğrultusunda elektronik ortamda veya kâğıt olarak iletilebilmesi, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilmesi ve Başkanlığa elektronik ortamda iletilmesi veya raporlanabilmesine ilişkin bir düzenlemedir. Vergiden muaf olmayan serbest meslek erbapları 509 no.lu VUK genel tebliğinde belirlenen zorunluluklar dahilinde e-serbest meslek makbuzu düzenlemek zorundadır. Bu kapsamda düzenlenen e-serbest meslek makbuzları alıcısının kayıtlı e-fatura/e-arşiv fatura kullanıcısı olduğu farketmeksizin iletim yöntemi e-mail, kağıt ortamında olabilir. Bu durumda alıcısı e-fatura/e-arşiv fatura kullanıcısı ise gelen e-serbest meslek makbuzları harici yollarla gelecek, e-fatura portalına düşmeyecektir.

e-Arşiv Fatura ile ilgili sorularınız ne olursa olsun cevabı VisionPlus e-Arşiv Fatura'da bulunuyor. Türkiye'nin ilk e-Arşiv Fatura Entegratörü İdea Teknoloji Çözümleri tarafından sunulan VisionPlus e-Arşiv Fatura ile ilgili size ulaşmamız için lütfen tıklayın!