Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri

e-Arşiv fatura diğer e-belgeler gibi 509 nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ ile düzenlenmiştir. e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere ve nihai tüketicilere düzenlenen elektronik belgedir. e-Arşiv Fatura uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan GİB Portal, veya Özel Entegrasyon veya GİB’den izin alınarak Başkanlık bilgi işlem sistemleri ile doğrudan entegrasyon yöntemlerinden biri kullanılabilir.

Düzenlenen e-arşiv faturalar alıcısının isteğine göre elektronik veya kâğıda basılarak alıcısına gönderilir. Özel entegrasyon ve doğrudan entegrasyon yöntemlerinde oluşturulan e-arşiv faturalara ait bilgiler oluşturulduğu günü takip eden gün akşamına kadar elektronik bir rapor şeklinde GİB'e iletilmek zorundadır.

e-Arşiv faturalar nasıl iptal ediliyordu?

e-Arşiv faturaların iptali, GİB e-Arşiv Fatura uygulaması üzerinde sadece özel entegrasyon ve doğrudan entegrasyon yöntemlerinde ve e-arşiv fatura düzenleyicisi tarafından yapılabilmekteydi. Bu yöntemde e-Arşiv Fatura uygulamasında düzenlendikten sonra çeşitli nedenlerle iptal edilen e-arşiv faturalara ait bilgiler e-Arşiv İptal raporu ile GİB'e gönderilmektedir.

Diğer taraftan e-belgeleri kullanım yöntemden bağımsız, e-belgelerin düzenleyicisi veya muhatabı tarafından Türk Ticaret Kanunun 18'inci maddesinde belirtilen yöntemlerle (noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi) yapılan ihbar veya ihtarlar ile e-Belge iptal işlemleri yapılabilmektedir. Bu yöntemle iptal ve itiraz işlemlerine ait bilgiler bugüne kadar GİB sistemlerine gönderilmiyordu.

9 Şubat 2021 tarihinde 509 no.lu VUK Genel Tebliğine eklenen "e-Belgelere İlişkin İptal/İtiraz, İhbar ve İhtarların Bildirilmesi" başlıklı bölüm ile noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi ile yapılan ihbar veya ihtarlar ile e-Belge iptal işlemlerinin 1 Mayıs 2021 tarihinden itibaren, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanacak kılavuzda belirtilen usul, esas ve süreler içinde, elektronik ortamda Başkanlık bilgi işlem sistemine bildirilmesi zorunluğu getirilmiştir.

Mayıs ayı başında da ilgili kılavuzlar “Arşiv Uygulamaları (e-Arşiv Fatura, e-SMM) İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu” ve “e-Fatura Uygulaması İptal, İhtar/ İtiraz Bildirim Kılavuzu” yayınlanmıştır. 

1 Mayıs’tan Sonra e-Arşiv Fatura Uygulaması Üzerinden İptal Bildirimi

e-Arşiv Faturanın iptal işlemi her durumda 8 günlük süre içinde yapılmalıdır. 8 günlük süre e-arşiv faturanın düzenlenme tarihinden bağımsız alıcıya iletilme tarihinden itibaren başlar. Yeni kılavuza göre iptal işlemi alıcı ve satıcı rolü ile e-arşiv faturayı kullanma yöntemine göre farklılık göstermektedir:

• E-Arşiv Fatura Düzenleyen Tarafından İptal Talebi Oluşturma
  • GİB portal yöntemini kullananlar mali mühürle GİB Portal üzerinden,
  • Özel entegrasyon ve doğrudan entegrasyon yöntemini kullanan mükellefler ise Başkanlığa gönderecekleri “İptal Raporu” ile

düzenledikleri e-Belgeler için “İptal Talebinde” bulunabilirler. İptal talebi alıcı tarafından yine GİB Portal üzerinden kabul veya reddedilecektir.

• Kendisine Düzenlenen e-Belgeler İçin İptal Talebi Oluşturma:
  • GİB portal yöntemini kullananlar mali mühürle GİB Portal üzerinden,
  • Özel entegrasyon ve doğrudan entegrasyon yöntemini kullananlar, İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalı üzerinden

“Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesi üzerinden gerekçesi ile iptal talebi oluşturacaklardır.

e-Arşiv fatura kullanıcısı tarafından düzenlenmiş e-arşiv faturalar için gelen iptal talepleri de aynı platform üzerinde “Gelen İtiraz/İptal Bildirimleri” sekmesinde onaylama veya reddetme işlemleri yapılmalıdır.

1 Mayıs’tan sonra e-Arşiv İtiraz Bildirim Talebi

Türk Ticaret Kanunun 18'inci maddesinde belirtilen yöntemlerle (noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi) yapılan ihbar veya ihtarlar ile e-Belge iptal işlemleri yapılabilmektedir. Yeni kılavuza göre bu yöntemle yapılan iptal ve itiraz işlemlerine ait bilgiler itiraz bildirimine ilişkin bilgiler Başkanlık bilgi işlem sistemine aktarılmalı, yapılan itiraz veya ihtarlara ilişkin bildirim, karşı tarafça onaylanmalı veya reddedilmelidir. İtiraz bildirim talebini hem satıcı hem de alıcı başlatabilir. İtiraz işlemi alıcı ve satıcı rolü ile e-arşiv faturayı kullanma yöntemine göre farklılık göstermektedir.

GİB sistemi üzerinden İtiraz işleminin ve itiraz işlemine ilişkin kabul / red işlemlerinin belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 20 inci günü sonuna kadar yapılması gerekmektedir.

• E-Arşiv Fatura Düzenleyen Tarafından İtiraz Talebi Oluşturma
  • GİB portal yöntemini kullananlar mali mühürle GİB Portal üzerinden,
  • Özel entegrasyon ve doğrudan entegrasyon yöntemini kullanan mükellefler ise Başkanlığa gönderecekleri “İtiraz Raporu” ile

düzenledikleri e-Belgeler için “İtiraz Talebinde” bulunabilirler. İtiraz talebi alıcı tarafından yine GİB Portal üzerinden kabul veya reddedilecektir.

e-Arşiv fatura kullanıcısı tarafından düzenlenmiş e-arşiv faturalar için gelen iptal talepleri için GİB platformu üzerinde “Gelen İtiraz/İptal Bildirimleri” sekmesinde onaylama veya reddetme işlemleri yapılmalıdır.

• İtiraz raporunda yer alması gereken bilgiler:
  • İtiraz edilen e-arşiv fatura numarası
  • İtiraz Yönteminde kullanılan belgenin ( Noter İhbarnamesi, Taahhütlü Mektup, KEP vb),
    • Tarihi
    • Numarası
    • İtiraz yöntemi
    • Açıklama
• Adına Düzenlenen e-Belgeler için Gelen İtiraz Talebini Onaylama / Reddetme
  • GİB portal yöntemini kullananlar mali mühürle GİB Portal üzerinden,
  • Özel entegrasyon ve doğrudan entegrasyon yöntemini kullananlar, İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalı üzerinden,

Gelen İptal/İtiraz talepleri sekmesi üzerinden onaylama ve reddetme işlemi yapılacaktır.