e-İrsaliye ile elektronik belge uzayında puzzle'ın eksik parçası tamamlandı. Sipariş ve irsaliye eşleştirmesi, irsaliye, irsaliye yanıtı ve fatura eşleştirmesi e- İrsaliyenin e-belge dünyasına girmesiyle mümkün olacak.

Maliye Bakanlığı e-Devlet uygulamalarından bir yenisini daha devreye sokuyor. e-İrsaliye uygulaması 487 no.lu VUK Genel Tebliği ile 17 Aralık 2018 tarihinde Resmi Gazete'de yayımlanarak hayatımıza girdi. Tebliğin taslak halinde e- Fatura kullanıcılarına Temmuz 2018 tarihinden itibaren bir zorunluluk öngörülmesine rağmen yayımlanan düzenlemede kullanım zorunluluğu getirilmedi. e- İrsaliye kullanmak isteyenler isteğe bağlı olarak uygulamaya dahil olacaklar.

e-İrsaliye uygulamasından sadece e-Fatura uygulamasından yararlanma izni olan mükelleflefler yararlanabilecek. Ayrıca e-irsaliye düzenlenebilmesi için irsaliye muhatabının da e-İrsaliye kullanıcısı olması gerekiyor. Aksi takdirde duruma göre, matbu irsaliye, irsaliyeli fatura, çıktısı irsaliye yerine geçen e-Fatura veya e-Arşiv Fatura kullanılmaya devam edilecek.

e-İrsaliye kullanmanın artıları neler olacak?

• Satış ve satın alma süreçlerinde otomasyon. e-İrsaliye aslında elektronik belge uzayında puzzle'ın eksik parçasıydı. İşletmeler siparişten ödemeye bütün belge ve onay süreçlerini elektronik ortamda gerçekleştirmek, daha az efor harcayarak satış ve satınalma süreçlerini, kontrollü ve planlanabilir bir şekilde yönetmek ister. Sipariş ve irsaliye eşleştirmesi, irsaliye, irsaliye yanıtı ve fatura eşleştirmesi e-İrsaliyenin e-belge dünyasına girmesiyle mümkün olacak. Ayrıca e-İrsaliye bir .xml dosyası olduğundan ERP uygulamaları üzerinde gerekli kontrolleri ve kayıt işlemleri otomatik olarak da yapılabilecek.
• Operasyonel kolaylık ve hata yapmanın önlenmesi. e-İrsaliye de Maliye Bakanlığı'nın diğer e-belge mevzuatlarında olduğu gibi, irsaliye numarası Maliye Bakanlığı'nın belirlediği formata göre mükellef tarafından belirlenenerek e-İrsaliye üzerinde yer alacak. İrsaliye numaraları elektronik ortamda tanımlandığı için matbu irsaliye numarasının ERP üzerine girilmesi gibi ek bir efora gerek kalmayacağı gibi, burada yaşanan maddi hataların da önüne geçilebilecek.
• Elektronik mal kabulü. Bugüne kadar mal iadeleri, yeni irsaliyeler düzenlenerek kağıt süreçte ilerliyordu. e-İrsaliye ile bu süreç elektronik hale dönüşmüş oldu. e-İrsaliye muhatabına gönderildiğinde, muhatap e-İrsaliye uygulama yanıtıyla teslim edilen malları kısmi/tam kabul veya reddedebilecek. e-İrsaliyenin, alıcısının ya da muhteviyatındaki malların tamamının hatalı olması halinde, alıcısı tarafından e-İrsaliye yanıtıyla (yeni bir irsaliye düzenlenmeksizin) reddedilmesi olanağı da sağlıyor. Ancak red işleminin malın fiili sevkinden önce yapılması gerekiyor.
• Satır bazında (kısmi) kabul/red olanağı. e-İrsaliyede belge bazında kabul/kısmi kabul yanıtı verilebilecek. Aynı zamanda irsaliyedeki ürün satırı bazında kabul/kısmi kabul yanıtı vermek de mümkün olacak. Kabul ya da reddedilen mallarla ilgili aşağıdaki detaylar uygulama yanıtıyla gönderilebilecek:
  • Teslim alınan mal adedi
  • Eksik olan mal adedi
  • Kabul edilmeyen mal adedi
  • Reddedilme sebebi kodu ve açıklaması
  • Fazla teslim alınan mal adedi
  • Teslim alma tarihi
  • Geç teslim edilmesi durumunda şikayet kodu ve açıklaması

Birden çok işyeri veya şubesi bulunan şirketler için avantajlı

Eğer taslak Tebliğde öngörüldüğü gibi e-Fatura kullanıcılarının e-İrsaliye kullanımı zorunlu olsaydı yaklaşık 74 bin kullanıcılı bir sistem olacaktı. Bu mükelleflerin faturaları ticaret hacminin büyük bir kısmını oluşturduğundan, ekonomide ciddi bir e-İrsaliye trafiği olacaktı. Bu durumda mükellefler müşterilerine yaptıkları mal satışlarında e-İrsaliye kullanamayacaklarsa neden uygulamaya geçsinler.

Uygulama 1 Ocak 2018'de devreye girmesine rağmen bugün itibarıyla 8 şirket e-İrsaliye kullanıyor. İrsaliye sadece mal satışı yapılan müşterilere düzenlenen bir belge değil. VUK 230'uncu maddesine göre malın, bir mükellefin birden çok işyerleri ile şubeleri arasında taşındığı veya satılmak üzere bir komisyoncu veya diğer bir aracıya gönderildiği hallerde de, malın gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanması gereklidir. Yani e-İrsaliye düzenlenecek muhatap firma kayıtlı kullanıcı bulunmasa da, uygulamaya dahil olan mükellef, birden çok depo, mağaza veya işyerine sahipse ve bu lokasyonlar arası mal trafiği fazla ise muhatap olarak kendine e-İrsaliye düzenleyebilecek ve matbu irsaliye trafiğinden kurtulabilecektir.

Tedarik zincirinizi ve bayi ağınızı e-İrsaliye'ye geçirin, faydayı artırın

Bayi Ayrıca e-Fatura'ya geçişte, şirketler stratejik hareket ederek tedarik zinciri ile veya bayi ağıyla birlikte uygulamaya dahil olmayı tercih etti. Böylece yoğun olarak faturalaştığı mükelleflere e-Fatura düzenleyebildi. e-İrsaliye uygulamasına girerken de benzer bir strateji tercih edilebilir ve böylece e-İrsaliyeden elde edilecek fayda artırılabilir.

Sonuç olarak e-İrsaliye uygulamasına geçildiğinde satış ve satınalma süreçlerinde yaygın ve yoğun olarak matbu olarak kullanılması zorunlu olan son belge de elektronik hale geliyor. Başlangıçta zorunluluk olmasa da sağlayacağı otomasyon ve süre tasarrufu nedeniyle şirketlerin e-İrsaliye uygulamasına geçmesi bekleniyor.