GİB, e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanmasıyla ilgili 7 Ocak 2021'de bir duyuru yayımladı. Buna göre 2020 takvim yılının ilk 3 ayına ilişkin defter dosyalarının 15 Ocak 2021 tarihine kadar GİB Bilgi İşlem Sistemlerine yüklenmesi gerekiyor. Yükleme için kullanılacak GİB e-Defter Saklama Uygulaması ise güncellendi, yükleme işleminin güncel uygulama kullanılarak yapılması gerektiği belirtiliyor.
Bilindiği üzere, 19/10/2019 tarihli ve 30923 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’nin (3 Sıra No.lu Elektronik Defter Tebliği ile değişen) 4.4.1. maddesinin (e) fıkrası doğrultusunda;
- “e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunlu tutuldu.
- e-Defter ve beratların teknik yeterliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta saklama izni verilen özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde muhafaza usulü ile muhafaza edilmesi sürecinde e-Defter uygulamasına dâhil olan mükellefler ve özel entegratörler tarafından uyulması gereken genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve esaslar, Başkanlık tarafından hazırlanarak edefter.gov.tr adresinde yayımlanan “e-Defter Saklama Kılavuzu”nda açıklandı.
- e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının bu fıkra uyarınca muhafazası için gerekli yükleme işlemlerinde bu Tebliğin (4.3.4) numaralı fıkrasında ise süreler belirlendi.
GİB duyurusunda, bu zorunluluk kapsamında e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanmasına yönelik olarak Başkanlık tarafından henüz herhangi bir özel entegratörün yetkilendirilmediği belirtilerek, saklama işleminin yalnızca Başkanlık tarafından ücretsiz olarak sunulduğu belirtildi. Ancak, bu zorunluluk mükelleflerin e-Defter ve berat dosyalarını kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza ve ibraz etme zorunluluğunu ortadan kaldırmıyor. Üçüncü kişiler nezdinde (muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur) muhafaza işlemi yapmalarına da engel oluşturmuyor.
Bu çerçevede, e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, GİB Bilgi İşlem Sistemlerinde saklanmasına ilişkin usul ve esasların belirlendiği e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzu, 09/10/2020 tarihinde edefter.gov.tr internet adresinde yayımlandı. Söz konusu kılavuza erişmek için tıklayınız.
Söz konusu kılavuzda, e-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin, e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının, GİB Bilgi İşlem Sistemlerinde saklanmasına yönelik işlem adımları açıklanmış olup, ayrıca kılavuzun 4'üncü bölümünde, 2020/Ocak ve müteakip dönemlere ilişkin e-Defter dosyaları ile berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanı da belirlendi.
Bu itibarla, 2020 yılı ya da önceki dönemlerde e-Defter uygulamasına geçen mükelleflerin, 15/01/2021 tarihine kadar 2020 takvim yılının ilk 3 ayına ilişkin e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarını, ilgili kılavuzda açıklandığı şekilde GİB Sistemlerine yüklemeleri gerekmektedir.
Bununla birlikte, 07/01/2021 tarihinde yapılan e-Defter Saklama Uygulama güncellemesi ile söz konusu tarihten itibaren yüklenecek e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının güncel program indirilmek suretiyle yüklenmesi gerekiyor. Uygulamanın güncel versiyonuna http://www.edefter.gov.tr/anasayfa.html adresinden “e-Defter Saklama” bölümünden ve eDefter Saklama Kullanıcı Kılavuzunda “2.1 Program Kurulum Dosyasını İndirme” başlıklı bölümünden ulaşılabilir.
Güncel uygulama indirildikten sonra, uygulama tarafından yönlendirilen işlem adımları takip edilerek kurulması ve e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanması için yukarıda belirtilen tarihlere kadar GİB Bilgi İşlem Sistemlerine gönderilmesi gerekiyor.
