Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri
e-Defter saklanması zorunluluğu kapsamı nedir?
e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi, muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmamakta ve Hazine ve Maliye Bakanlığı ve Ticaret Bakanlığı açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.
e-Defterler nerede saklanacak?
e-Defter Genel Tebliğinde 19 Ekim 2019 tarihinde yapılan değişiklikle, 1 Ocak 2020 tarihinden sonra oluşturulan e-defterlere ait e-Defter Dosyaları ve Berat Dosyalarının ikinci kopyalarının 10 yıl süreyle edefter.gov.tr internet sitesinde yayınlanan e-defter saklayıcı kuruluşlarda veya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) Bilgi İşlem sisteminde saklanma zorunluluğu getirtilmiştir. Henüz GİB tarafından e-defter saklayıcı kuruluş olarak izin verilen kurum bulunmamaktadır. Benzer şekilde 3. parti saklayıcı kuruluşlarda e-defterlerin nasıl saklanacağına ilişkin GİB tarafından henüz bir bilgilendirme yapılmadı. Bu nedenle e-Fatura entegratörleri, firmalara henüz e-Defter Saklama hizmeti sunamıyor.
Zorunluluk kapsamında 9 Ekim 2020 tarihinde yayınlanan “e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzu” ile e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı’nın Bilgi İşlem sistemlerinde nasıl saklanacağına ilişkin belirlemeler yapılmıştır.
e-Defterler zaten GİB’e yüklenmiyor mu?
Mevcut e-defter uygulamasında e-defterler ilgili teknik kurallara göre oluşturulup e-defterin değişmezliğini sağlayan e-Defter beratı ( Yevmiye kaydı içermez) oluşturulmakta, GİB’e sadece oluşturulan beratlar yüklenmektedir. İlgili e-defter beratları ayrıca GİB tarafından da imzalanmakta, e-defter ve beratlar yasal süresi boyunca mükellef nezdinde saklanmaktadır.
GİB sistemlerinde e-defter ikincil kopyalarının saklama işlem adımları nelerdir?
e-Defter ve ilgili berat dosyalarının GİB sistemine yüklenebilmesi için öncelikle https://deftersaklama.gib.gov.tr/download/ adresinden “e-Defter Saklama Uygulaması” nın indirilmesi ve kurulumunun tamamlanması gerekmektedir. e-Defter Saklama uygulaması GİB’in geliştirdiği bir uygulamadır. e-Defter Saklama uygulaması ile e-defter ve berat dosyalarınızı bilgisayarınızın hangi dosya yolundan temin edeceğinin belirlenmesi, yükleme işlemi devam eden veya tamamlanan e-defter ve berat dosyalarının yüklenme durumlarının sorgulamalarına ilişkin işlemler yapılabilecektir.
e-Defter ve berat dosyalarının, e-Defter Saklama Programı aracılığıyla GİB Bilgi İşlem sistemlerine aktarımı otomatik olarak yapılmaktadır. Bu nedenle yüklenecek defterlerin bulunduğu dizin uygulama üzerinde tanımlanmalıdır. Uygulama gönderim loglarını ve hataları listelenebilecektir. Yüklenecek e-defter ve beratların .zip formatında, her bir dosya 200 MB’dan küçük boyutta ve e-defter beratlarına ilişkin güncel şema şematron kurallarına uygun olması gerekmektedir.
e-Defter oluşturma sürecinde GİB’e yüklenen e-defter beratı ile saklama için gönderilen dosya aynı olmalıdır.
e-Defterleri GİB Bilgi İşlem Sistemine kim yükleyecek?
e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarını GİB’de saklama sorumluluğu e-defteri oluşturulan mükellefe aittir.
e-Defter ve berat dosyalarının GİB sistemlerine aktarım zamanları nedir?
- 2020 yılı e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanları:
GİB tarafından aylık /3 aylık e-defter yükleme tercihlerine bakılmaksızın aşağıdaki gibi belirlenmiştir:
| DÖNEM | AKTARIM |
| 2020 / OCAK-ŞUBAT-MART | 15 Ocak 2021'e kadar |
| 2020 / NİSAN-MAYIS-HAZİRAN | 15 Şubat 2021'e kadar |
| 2020 / TEMMUZ- AĞUSTOS-EYLÜL | 15 Mart 2021'e kadar |
| 2020 / EKİM-KASIM | 15 Nisan 2021'e kadar |
| 2020 / ARALIK (Gerçek kişi mükellefler) | 15 Nisan 2021'e kadar |
| 2020 / ARALIK (Tüzel kişi mükellefler) | 17 Mayıs 2021'e kadar |
- 2021 yılı e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının Başkanlığımızın bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanları:
2021 yılı için e-Defterlerin oluşturulması, imzalanması ve bunlara ait berat dosyalarının e-Defter uygulamasına yükleme süresinin son gününü takip eden onbeşinci günün sonuna kadar e-defter ve Beratlar GİB sitemine yüklenmelidir.
AYLIK YÜKLEME TERCİHİNDE BULUNANLAR İÇİN| DÖNEM | AKTARIM |
| 2021 / OCAK | 17 Mayıs 2021'e kadar |
| 2021 / ŞUBAT | 15 Haziran 2021'e kadar |
| 2021 / MART | 16 Temmuz 2021'e kadar |
| 2021 / NİSAN | 16 Ağustos 2021'e kadar |
| 2021 / MAYIS | 15 Eylül 2021'e kadar |
| 2021/ HAZİRAN | 15 Ekim 2021'e kadar |
| 2021/ TEMMUZ | 15 Kasım 2021'e kadar |
| 2021 / AĞUSTOS | 15 Aralık 2021'e kadar |
| 2021 / EYLÜL | 17 Ocak 2022'ye kadar |
| 2021 / EKİM | 15 Şubat 2022'ye kadar |
| 2021 / KASIM | 15 Mart 2022'ye kadar |
| 2021 / ARALIK (Gerçek kişi mükellefler) | 15 Nisan 2022'ye kadar |
| 2021 / ARALIK (Tüzel kişi mükellefler) | 16 Mayıs 2022'ye kadar |
3 AYLIK YÜKLEME TERCİHİNDE BULUNANLAR İÇİN
| DÖNEM | AKTARIM |
| 2021 / Ocak-Şubat-Mart | 15 Haziran 2021'e kadar |
| 2021 / Nisan-Mayıs-Haziran | 15 Eylül 2021'e kadar |
| 2021 / Temmuz-Ağustos-Eylül | 15 Aralık 2021'e kadar |
| 2021 / Ekim-Kasım-Aralık (Gerçek kişi mükellefler) | 15 Nisan 2022'ye kadar |
| 2021 / Ekim-Kasım-Aralık (Tüzel kişi mükellefler) | 16 Mayıs 2022'ye kadar |