Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) 17 Şubat 2020'de e-Defterle ilgili bir bilgilendirme duyurusu yayımlayarak yeni tebliğle birlikte değişen konularla birlikte e-Defter uygulamasındaki yükümlülüklerle ilgili son durumu ortaya koydu. GİB bilgilendirmesi şu şekilde:

"e-Defter Uygulaması 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile 01/01/2012 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. Bilanço esasına göre defter tutan mükelleflerimiz istemeleri halinde yevmiye ve defter-i kebir defterlerini elektronik ortamda e-Defter olarak tutabilirler. E-Defter Uygulamasına dahil olan/olacak mükelleflerimizi bilgilendirmek amacıyla bu metin hazırlanmış olup, mükelleflerimizin bilmesi ve dikkat etmesi gereken hususlar aşağıda açıklanmıştır.

1. Defterlerini e-Defter olarak tutan mükelleflerimizin, ayrıca noterlere kağıt defter tasdik ettirmeyecekleri için, bu kapsamda tasdik ücreti ve harcı gibi bedeller ödemelerine gerek olmadığı gibi e- Defter kayıtlarını elektronik ortamda muhafaza ve ibraz ettikleri için kağıda bastırma ya da kağıt ortamda ibraz etme gibi bir yükümlülükleri ve kırtasiye masrafları da bulunmamaktadır.
2. Yevmiye ve defter-i kebir defterlerini e-Defter olarak tutan mükellefler, noterlere tasdik ettirmiş olsalar dahi kağıt ortamda tuttukları defterleri yok hükmündendir.
3. Defterlerini elektronik ortamda tutmak isteyen tüzel kişi mükelleflerimizin mali mühre, gerçek kişi mükelleflerin ise e-İmza (NES) ya da mali mühre sahip olması gerekmektedir. Mali mühür yalnızca TÜBİTAK KamuSM’den alınabilmekte iken e-İmza tüm ESHS’lerden temin edilebilmektedir.
4. Mali mühür ya da e-İmza temin edildikten sonra www.edefter.gov.tr adresinde ilgili bölümden e- Defter uygulamasına başvurabilir ve e-Defter uygulaması kapsamında kullanılacak uyumlu yazılım tercihi yapılabilir. İlerleyen dönemlerde kullanılan yazılımın değiştirilmek istenmesi halinde ise e-Defter Uygulaması üzerinden yazılım tercihinin güncellenmesi mümkün bulunmaktadır.
5. e-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması Açılış Onayı, son ayına ait beratın alınması Kapanış Onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin Noter Onayı yerine geçmektedir.
6. e-Defter uygulaması kapsamında defterler elektronik oramda oluşturulur, mali mühür ya da NES ile Onaylanır, defter beratları ve rapor beratları otomatik olarak oluşturulur ve ister e-Defter uygulaması üzerinden ister uyumlu yazılım üzerinden webservice aracılığı ile Başkanlık sistemlerine Onaya gönderilir ve Başkanlık Onaylı berat dosyaları ile birlikte yine elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilir.

19/10/2019 Tarihinde Yayımlanan 3 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğiyle değişen, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde Mükelleflerimize Getirilen İmkanlar:

1. e-Defter tutan mükelleflerimize, muhasebe fişi tutma zorunluluğu getirilmiş olmakla birlikte, söz konusu muhasebe fişlerinin elektronik ortamda ve elektronik imza araçları ile imzalanmış olarak oluşturulmasına, muhafaza ve ibraz edilmesine olanak sağlanmıştır. Bu imkânla, e-Defter tutan mükelleflerimizin kağıt kullanım ihtiyacı tamamen (% 100) ortadan kaldırılmıştır.
2. e-Defter uygulaması kapsamında aylık dönemler itibariyle oluşturulan e-Defterlerin, mükelleflerimizin hesap dönemlerinin ilk ayı (dönem içinde e-Deftere geçenler uygulamaya geçtikleri ay) içinde yapacakları tercihleriyle yine aylık dönemler itibariyle oluşturulmak suretiyle, izleyen üçüncü ayın sonunda yüklenebileceği gibi, tercihte bulunmaları kaydıyla üçer aylık geçici vergi dönemleri itibariyle ve geçici vergi beyannamelerinin verildiği ayın son gününe kadar oluşturulabilmesine ve berat dosyalarının Başkanlık sistemlerine yüklenebilmesine de olanak sağlanmıştır.
3. e-Defter ve berat dosyalarının, mükelleflerimizin kendilerine ait NES veya mali mühür ile imzalanması esas olmakla birlikte, mükellefler tarafından noterde tanzim olunan özel vekaletnamede veya Başkanlık tarafından belirlenen usullere göre oluşturulan elektronik imzalı muvafakatnamede belirtilmesi kaydıyla; Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin veya yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının ya da defter tutma hususunda 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu hükümleri çerçevesinde yetki verilen meslek mensuplarının mali mührü ya da NES’i ile imzalanması/onaylanması ve bunlar tarafından defter ve berat dosyalarının Başkanlık sistemlerine yüklenmesi de mümkün bulunmaktadır.

e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı:

1. e-Defterler ile bunlara ait berat dosyaları birbirleri ile ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişleri ise tutulma şekline uygun olarak kağıt ve/veya elektronik ortamda (elektronik ortamda tutulanların mali mühür ya da NES ile imzalı olarak) istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmek zorundadır. Bu kapsamda elektronik ortamda tutulan dosyaların kağıt ortamdaki halleri hukuken hüküm ifade etmemektedir.
2. e-Defter ve berat dosyalarının, mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde ve Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde, Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde muhafaza edilmesi mecburidir. Bununla birlikte, e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde Ocak/2020 dönemi e-Defterlerinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur. e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının muhafaza işleminin Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi, mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmamaktadır.

Mezkûr Genel Tebliğ ile Bazı Mükelleflerimize e-Defter Tutma Zorunluluğu Getirilmiştir:

Bu kapsamda;

• e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler ile,
• Türk Ticaret Kanununun 397 nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketlere,

e-Defter tutma zorunluluğu getirilmiştir.

Diğer yandan, e-Fatura uygulamasına geçilen tarih itibariyle (uygulamaya geçiş tarihi yıl içine denk geldiği durumlarda izleyen takvim yılı başı itibariyle) e-Defter uygulamasına da geçmek zorunlu olmaktadır. Bu zorunluluğa uymayan ya da kendileri için belirlenen tarihte başvurularını tamamlayarak süresi içinde e-Defter uygulamasına dâhil olmayan mükellefler hakkında, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ilgili ceza hükümleri tatbik olunur.

Bu kapsamda, kendilerine e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükelleflerimizin, cezai müeyyidelere maruz kalmamaları açısından, tebliğde belirtilen süreler zarfında e-Defter uygulamasına geçmeleri önem arz etmektedir.

e-Fatura ve e-Defter uygulamasına geçiş takvimini gösterir tabloya ulaşmak için tıklayınız. "