e-Fatura mükelleflerinin, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olmadığı tarihlere e-Fatura düzenleyip göndermeleri sıklıkla rastlanan bir durum. Benzer şekilde kayıtlı kullanıcılar da henüz kayıtlı olmadıkları dönemler için müşterilerine e-fatura düzenleyebiliyor. Geriye dönük fatura düzenlemenin faturanın ret edilmesi veya vergi usul cezası almak gibi can sıkıcı sonuçları var.

Türkiye özgü kurallardan birisi de e-faturanın sadece kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenebileceğidir. Sistemde kayıtlı olmayan kullanıcıya ise sistem üzerinden fatura gönderilemez, bu durum teknik olarak da imkansızdır. Ancak burada dikkat edilmesi gereken konu, faturanın alıcısının sisteme ne zaman kayıt olduğudur. Faturanın mal hizmet tesliminden 7 gün sonra düzenlenebileceği düşünüldüğünde, düzenlenen faturalarda, fatura düzenlenme tarihi itibarıyla fatura alıcısı sistemde aktif olmayabilir. Uygulama kapsamında fatura alıcısının uygulamaya kayıtlı olması ve uygulamaya dâhil olduğu tarihe ait e-fatura kesilmesi gereklidir. Mükelleflerin uygulamada yer almadığı tarihlere düzenlenen faturalar teknik olarak Başkanlık sisteminden başarıyla geçseler bile geçersiz faturalardır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), böyle durumlara 8 Ocak 2016'da yayımladığı bir duyuruyla açıklık getirdi. Buna göre fatura alıcısının e-faturayı kabul etmeyip Türk Ticaret Kanunu'nda belirtilen harici yollarla faturaya itiraz etmesi veya ticari faturaysa ret yanıtı vermesi gerekiyor.

İlgili kılavuz ve Tebliğlere göre, firmalar sadece e-Fatura sisteminde kayıtlı kullanıcı oldukları tarihten itibaren faturalarını e-fatura olarak düzenleyebilirler. GİB sistemi, ticari hayatı etkilememek adına e-fatura düzenlenme tarihi, sistem üzerinden gönderim tarihinden daha önce olan faturaları engellemez.

Kısacası sağlıklı bir e-Fatura uygulamasının, teknik-sistemsel gereklilikler yanında yasal düzenlemeler ve gereklilikleri de yerine getirir nitelikte olması gerekiyor. Şimdi benzer durumlarda ne yapılması gerektiğini örneklerle ele alalım:

Durum 1: Alıcının kayıtlı olmadığı tarihe kesilen faturalar

A firması ve B firması arasında mal/hizmet alışverişi sonrasında bir fatura kesilecektir.

Olması Gereken Durum

• B firması 1 Temmuz 2018 tarihi itibarıyla e-Fatura Sisteminde kayıtlı kullanıcı olarak yer almaktadır.
• A firması ise 1 Haziran 2018 tarihinde kayıtlı kullanıcılar arasında yerini almıştır.
• İki firmada da kayıtlı kullanıcılar listesinde yer aldığı için 1 Temmuz'dan itibaren bu iki firma arasındaki faturalaşma e-fatura sistemi üzerinden olabilir.

Hatalı Durum

A firması B firmasına geriye dönük olarak 28 Haziran 2018 tarihli bir e-fatura düzenlemiştir.

Değerlendirme:

Teknik açıdan; A firması e-faturayı 1 Temmuz 2018'den sonra sistem üzerinden göndermişse B firmasının 28 Haziran 2018 tarihli e-Faturayı almasında sistemsel bir engel yoktur.

Yasal açıdan; B firması sadece 1 Temmuz 2018 ve sonrası tarihli kendisine kesilen faturaları e-fatura olarak alabilir. 28 Haziran 2018 tarihli kesilen faturaya TTK hükümlerine uygun şekilde itiraz etmeli ve 1 Temmuz 2018 ve öncesi tarihli faturalarını kâğıt fatura ya da e-arşiv fatura olarak almalıdır.

Durum-2- Göndericinin kayıtlı olmadığı tarihe ait faturalar

X firması ve Y firması arasında mal/hizmet alışverişi sonrasında bir fatura kesilecektir.

• X firması 1 Nisan 2018 tarihi itibarıyla e-Fatura Sisteminde kayıtlı kullanıcı olarak yer almaktadır.
• Y firması ise 1 Mart 2018 tarihinde kayıtlı kullanıcılar arasında yerini almıştır.
• İki firmada da kayıtlı kullanıcılar listesinde yer aldığı için 1 Nisan'dan itibaren kesilen faturalar e-fatura olarak düzenlenebilir.
• X firması Nisan ayından itibaren faturalarını e-fatura olarak düzenleyebilir. Öncesi bir tarihe düzenlediği faturalar ise kâğıt fatura olmak zorundadır.

Hatalı Durum

X firması Y firmasına 31 Mart 2018 tarihli bir e-fatura düzenlemiş ve 1 Nisan tarihinde sistem üzerinden göndermiştir.

Değerlendirme:

Teknik açıdan; X firmasının 31 Mart 2018 tarihli e-Faturayı sistemden düzenleyip göndermesinde ve Y firması tarafından alınmasında bir engel yoktur.

Yasal açıdan;X firması 1 Nisan 2018'den itibaren düzenleyeceği faturaları e-fatura olarak düzenleyebilir. 31 Mart 2018 tarihli düzenlenen fatura, kâğıt fatura olmak zorundadır. Fatura usulüne uygun düzenlenmediği için Vergi Usul Kanunu'nda belirtilen cezalarla karşılaşılır.

Sonuç

Mükelleflerin uygulamada yer almadığı tarihlere düzenlenen faturalar teknik olarak Başkanlık sisteminden başarı ile geçseler bile geçersiz faturalardır. Bu nedenle, alıcının e-Faturayı kabul etmeyip TTK'da belirtilen yollarla faturaya itiraz etmesi veya ticari faturaysa ret yanıtı vermesi gerekmektedir. İtiraza istinaden e-Fatura yerine genel hükümler çerçevesinde kâğıt ya da (düzenleyen e-Arşiv kullanıcısı ise) e-Arşiv Faturası düzenlenmelidir.