e-İrsaliye'nin gelişiyle birlikte en çok "e-irsaliyeyi kim, ne zaman düzenleyecek" konusunda akıllar karışıyor. "e-İrsaliyedeki fiili sevk tarihini bilememe durumunda ne yapacağız?", "e-İrsaliyenin reddi nasıl olacak?", "e-Arşiv Fatura irsaliye yerine kullanılabilir mi?" gibi sorular sıkça soruluyor. Bu yazımızda mükelleflerin en çok aklına takılan konuları detaylı bir şekilde açıklamaya çalıştık.

213 Sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) 230'uncu maddesine göre malın alıcıya teslim edilmek üzere satıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde satıcının, teslim edilen malın alıcı tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde alıcının taşınan veya taşıttırılan mallar için sevk irsaliyesi düzenlemesi ve taşıtta bulundurması şart. Malın alıcı tarafından taşındığı veya taşıttırıldığı hallerde ise sevk irsaliyesi düzenleme zorunluluğu alıcıya ait. Ancak, alıcı ve satıcının bu konuda mutabık kalmaları halinde, sevk irsaliyesi satıcı tarafından da düzenlenebilir.

e-İrsaliye'de kağıt irsaliyede olduğu gibi; fiili sevk tarihi ve filli sevk zamanı yazılması zorunlu. Ancak kağıt irsaliyede fiili sevk tarihi, malın sevkinden önce irsaliye üzerine bir kaşe basılarak yazılabiliyordu. e-İrsaliyede bu alanlarda GİB, mükelleflerden irsaliyedeki ürünlerin fiili çıkış zaman bilgilerini Gün.Ay.Yıl ve Saat: Dakika: Saniye formatlarında istiyor. Mükelleflerin fiili sevk tarihini ve zamanını net olarak bilememesi durumunda önerilen, e-irsaliye'nin ERP'de ya da özel entegratör sisteminde taslak olarak oluşturulması ve fiili sevk kesinleştiğinde e-irsaliyenin GİB'e gönderilmesidir.

Müşterilere malzeme sevk edildiğinde müşteriden tam teslim alındığına dair irsaliye üzerine imza alınabilir. Teslim edilen mallar için irsaliyenin ikinci nüshası üzerine alınan imza VUK gereklerinden değildir. Ticari teamüllere göre irsaliye üzerine alınan imza malın teslim edildiğine dair bir ispat vesikası olarak kullanılır. Bu uygulama terkedilebileceği gibi, malın yanında gönderilen e-irsaliye çıktısı teslim edilen birime imzalatılarak teslim vesikası olarak kullanılabilir.

e-İrsaliye ile gönderilen ürünün alıcı tarafından ret süreci şu şekildedir:

• Tebliğ taslağına göre malın tamamının reddedilmesi durumunda aynı irsaliye ile malın geri taşınması mümkündür.
• Kısmı iadede ise malın iadesinde, malı kim taşıyorsa yeni bir irsaliye düzenlenmelidir. e-İrsaliye alıcıya yollandıktan yedi gün sonra gelen irsaliye yanıtlarını sistem kabul etmemektedir.
• e-İrsaliye senaryosu içinde müşterinin reddini reddetme imkanı yoktur. Sistem dışı olarak hukuk kuralları çerçevesinde ticari itilaf çözülmelidir.
• Düzenlenen e-irsaliyeden reddedilenler düşüldükten sonra kalan filli teslim miktarı için fatura düzenlenmelidir.

Tebliğe göre e-Fatura kullanıcılarının tamamı e-İrsaliye kullanıcısı olduğundan, ürünler e-İrsaliye kullanıcılarına e-İrsaliye ile teslim edilmeli ve fatura e-fatura olarak düzenlenmelidir. Ancak muhatap e-İrsaliye kullanıcısı değilse ve düzenleyen taraf e-Arşiv Fatura mükellefiyse e-arşiv fatura düzenlenebilir. e-Arşiv faturanın çıktısı irsaliye yerine geçebilmektedir. e-Arşiv fatura irsaliye yerine kullanılacaksa fatura çıktısı üzerine "İrsaliye yerine geçer" şerhi koyulmalıdır. VUK fatura nizamına ilişkin hükümlerine göre faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. Vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, basılı imza da kullanılabilir.

e-İrsaliye ile ilgili daha fazla soru ve yanıtı için lütfen tıklayın!