e-İrsaliye uygulaması ile birlikte irsaliye muhatabının irsaliyeye ret yanıtı veya kısmi ret yanıtı verebilmesi irsaliyenin iptal olduğu yönünde yanlış anlamalara sebebiyet veriyor. Bu gibi hukukumuza yeni giren kavramları tanıtmak ve sehven hatalı düzenlenen e-irsaliyelerde nasıl bir yöntem uygulanması gerektiği bu yazının konusunu oluşturuyor.

Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri

509 no.lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile hayatımıza giren e-İrsaliye uygulaması bazı sektörlerde 1 Ocak 2020 itibarıyla kullanılmaya başlandı. 1 Temmuz 2020 tarihinden itibaren e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 25 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin de e-İrsaliye uygulamasına girmesiyle geniş kitlelere hitap etmeye başladı. Yazının yayınlandığı gün itibariyle 92 bin mükellef e-irsaliye düzenliyor.

e-İrsaliye mükellefleri, sadece e-İrsaliye kullanıcılarına değil istisnalar hariç tüm irsaliyelerini elektronik ortamda oluşturuyor ve öncelikle Hazine ve Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) gönderiyor. Alıcısı e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflere e-irsaliyeler GİB vasıtasıyla elektronik ortamda, alıcısı e-İrsaliye kullanıcısı olmayan mükelleflere alıcısının isteğine göre elektronik (mail vb.) yöntemlerle (GİB üzerinden değil) veya kağıt ortamında mükellef tarafından iletiliyor. Alıcısına elektronik ortamda iletilse de e-irsaliyenin kağıt çıktısı veya elektronik görüntülenebilir bir örneği mal ile beraber araçta bulunmak zorunda.

İşleyişinde farklılıklar olmasına rağmen ilgili Genel Tebliğe göre e-irsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahip. Ancak geleneksel kağıda dayalı sevk irsaliyesi ile ilgili bazı süreçlerin e-irsaliyeye uygulanmasında yöntemsel farklılıklar bulunuyor. Örneğin ticari teamüllere göre, geleneksel yöntemde hatalı düzenlenen bir irsaliyenin iptali tüm nüshaları bir araya getirilip üzerine iptal edildiğine dair şerh düşülerek yapılabiliyordu. Bu önlem anlaşmalı matbaa işletmesince teselsül eden numarayla kağıda basılmış ve Hazine ve Maliye Bakanlığı birimlerine bildirilmiş bir belgenin, fiili olarak kullanılmadığına ilişkin delil sayılabilir. Ancak e-belgeler her ne kadar üzerinde kaynağının doğruluğunu, içeriğin ve bütünlüğün değişmediğini garanti eden elektronik imza teknolojisi barındırsa da düzenlenmiş bir belgenin üzerine iptal edildiğine dair bir şerh koymak mümkün değil. Çünkü e-belge üzerinde bir noktanın silinmesi veya bir nokta eklenmesi e-belgenin elektronik imzasını bozacağından e-belgeyi geçersiz hale getirebilir. Bu nokta da mükellefler sehven hatalı düzenlediği e-irsaliyeyi nasıl iptal edeceği konusunda tereddüt yaşıyor.

Benzer şekilde e-İrsaliye uygulaması ile birlikte irsaliye muhatabının irsaliyeye ret yanıtı veya kısmi ret yanıtı vermesi de irsaliyenin iptal olduğu yönünde yanlış anlamalara sebebiyet veriyor. Bu gibi hukukumuza yeni giren kavramları tanıtmak ve sehven hatalı düzenlenen e-irsaliyelerde nasıl bir yöntem uygulanması gerektiği bu yazının konusunu oluşturuyor.

e-İrsaliyenin iptali

e-İrsaliye uygulamasında (sistem içerisinde) düzenlenen ve GİB sistemine ulaşan bir e-irsaliyenin iptali, düzenlenen e-irsaliyenin, alıcısının ya da muhteviyatındaki malların tamamının hatalı olması halinde, sadece alıcısı tarafından malın fiili sevkinden önce irsaliye yanıtı ile reddedilmesi mümkündür. Bunun dışında e-irsaliyenin sistem içerisinde iptaline yönelik bir yöntem yoktur.

Uygulamada bu yöntem bir çözüm gibi görünse de pratikte mükelleflerin mal sevkiyatında e-irsaliyeyi düzenleyip GİB’e gönderdiği zaman ile fiili sevk zamanı arasındaki süre yeteri kadar olmayabilir. Bu zaman aralığında hatalı düzenlenen e-irsaliyenin alıcısına ulaşıp e-irsaliye uygulaması üzerinden reddinin yaptırılabilmesi çok kolay değildir. Diğer taraftan kurumsal firmaların satın alma ve mal kabul aşamaları kurumsal prosedürlere bağlıdır. Bu bürokraside kısa bir zaman aralığında e-irsaliyenin kendilerine düzenlenmediğini anlayıp reddetmeleri fiili sevk zamanını geçebilir. Diğer taraftan e-irsaliyenin hatalı düzenlendiği fiili sevk zamanından sonra fark edilirse ne yapılacak sorusuna sistemsel bir yanıt bulunmuyor. GİB bu düzenleme ile ileriyi öngörüp e-dönüşüm sürecinde gelen e-irsaliyenin satın alma kontratlarına uygunluğunu otomatik kontrol süreçlerini desteklemektedir.

Vergi İdaresi doğal olarak aksine bir açıklama (sevkiyatın içeriğine göre fatura düzenlenmeyeceği vb.) yoksa düzenlenen e-irsaliyeler ile ilgili faturaları karşılaştırarak, e-faturası veya e-arşiv faturası düzenlenmeyen e-irsaliyeler için neden fatura düzenlenmediğini sorar. e-İrsaliye uygulamasına dahil olan mükellefler hem e-fatura hem de e-arşiv fatura kullandığından Vergi İdaresi bu karşılaştırmayı kendi sistemleri üzerinden yapabilir. e-İrsaliye uygulamasında teknik olarak e-irsaliyenin iptali için sınırlı bir seçenek olsa da ticari hayatta yaşanacak ve düzenlenen e-irsaliye belgelerinin iptali için farklı hukuki çözümler gereklidir. Bu durumda e-irsaliyenin sehven hatalı düzenlendiği, sevkiyata konu edilmediği muhataba mal sevkiyatının hiç yapılmadığı bir şekilde ispat edilmelidir.

VUK 3’üncü maddesinde, vergilendirmede vergiyi doğuran olay ve bu olaya, ilişkin muamelelerin gerçek mahiyetinin esas olduğu, vergiyi doğuran olay ve bu olaya ilişkin muamelelerin gerçek mahiyeti yemin hariç her türlü delille ispatlanabileceği belirtilir.

e-İrsaliye uygulaması üzerinden düzenlenen e-irsaliyenin sehven oluşturulup gönderildiğine ilişkin Türk Ticaret Kanunu’nun 18’inci maddesinin üçüncü fıkrasında belirtilen yöntemlerden biri ile alıcıya gönderilecek bildirim yukarıda belirtilen ispat vesikası olarak kullanılabilir.

TTK’nın 1525’inci maddesine göre; tarafların açıkça anlaşmaları ve 18’inci maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder.

Diğer taraftan e-irsaliyede yer alan "alıcı ad-soyad/unvan", "vergi kimlik numarası" bilgilerinin hatalı olduğu veya ürünün alıcısına gönderilmesine rağmen alıcısına ulaşmadan geri döndüğü durumlarda; bu durumların tevsiki için gerekli belge ya da dokümanların (kargo iade belgeleri vb. tevsik edici belgeler) bulunması şartıyla muhatabına ulaşmayan e-irsaliye için neden fatura düzenlenmediği kanıtlanabilir.

“Ticaret asla beklemez” diye ticari hayatta bir özdeyiş vardır. e-İrsaliyesi hatalı düzenlenen mallar için doğru muhataba veya adrese gitmesi için yeni bir e-irsaliyenin düzenlenmesi gerekir. Yeni düzenlenen e-irsaliyenin açıklama alanına hatalı düzenlenen e-irsaliye yerine düzenlendiği belirtilerek hatalı düzenlenen e-irsaliyenin tarih ve numarası yazılması, yapılan işlemin açıklanmasına yardımcı olur.

e-İrsaliyenin reddi

Kendisine e-İrsaliye düzenlenen mükellefler (alıcı), istemeleri halinde, e-irsaliyeye konu malların ne kadarlık kısmının teslim alındığını/kabul edildiğini, teslim alınmayan mallara ilişkin olarak, kabul edilmeyen mal miktarını ve nedenini uygulama üzerinden irsaliye yanıtı ile e-irsaliyeyi düzenleyene iletebilirler.

İrsaliye yanıtı e-irsaliyenin muhteviyatını oluşturan malların alıcısı tarafından kabul durumunu gösteren e-İrsaliye uygulaması vasıtasıyla gönderilebilen elektronik bir belgedir. İrsaliye yanıtı e-irsaliye için düzenlenen bir itiraz belgesidir. Düzenlenen irsaliye yanıtı ile ilgili olduğu e-irsaliye içeriğindeki malların tamam reddedilebileceği gibi kısmen ret, tamamı için kabul e-irsaliye yanıtı gönderilebilir.

İrsaliye yanıtı ile e-irsaliye içeriğinin tamamına ret yanıtı vermek, e-irsaliye yanıtı ile söz konusu e-irsaliyenin fiili sevk zamanından önce gönderilerek e-irsaliyenin reddedilmesi durumu hariç olmak üzere, e-irsaliyeleri iptal etmez. Her iki elektronik belge de (e-irsaliye, Ret yanıtı içeren irsaliye yanıtı) hukuken geçerlidir. Yasal saklama sürelerince saklanmalıdır. e-İrsaliyenin tamamı için ret yanıtı verilmişse fatura düzenlemeyebiliriz.

İrsaliye yanıtı ancak e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı kullanıcılarca düzenlenebilir, e-irsaliye kullanıcısı olamayan mükellefler e-irsaliyelere ancak harici yöntemlerle itiraz edebilir.