Yazı: İlknur Gür Nalçacı, İdea Teknoloji Çözümleri

19 Ekim tarihinde yayımlanan 509 no.lu VUK Tebliği ile başlayan hummalı bir sürecin ilk aşamasında bugün sona gelindi… Bu tebliğ ile belirtilen e-belge zorunluluğunun ilk furyası e-Arşiv Fatura.

1 Ocak itibarıyla zorunlu olanların bugün geçiş işlemlerini tamamlamaları gerekiyor. Bugüne kadar 65 bin kullanıcı e-Arşiv Fatura uygulamasına geçti, 1 Ocak itibarıyla e-Arşiv Fatura kayıtlı kullanıcı sayısının 100 bini aşması bekleniyor.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından getirilen kurallara uygun şekilde bir süreç tasarlanması; bu yaptırımları firmaların kendi lehine kullanarak süreçten maksimum faydayı sağlaması açısından önemli.

Peki, e-Arşiv Fatura’ya geçtiniz, aklınızda “Bu süreci nasıl işleteceğim, önümde neler var, nelere dikkat etmem gerekiyor, cezai yaptırımlar neler” gibi sorular olabilir, sizin için aşağıda yanıtlarını sıraladık. Öncelikle 2020 yılına girerken izleyeceğiniz yol haritasına adım adım yer verdik. Belirtilen her bir madde için atacağınız tik, sürece ne kadar hazır olduğunuz konusunda da size bir fikir verecektir.

e-Arşiv Fatura geçiş işlemlerinden önce e-Fatura uygulaması için kayıtlarınızın tamamlandığını kontrol ediniz çünkü geçiş şartlarından ilki e-Fatura uygulamasına dahil olunmasıdır.

e-Arşiv Faturaya geçtiğinizde bu iki sürecin birlikte yönetilmesi gerekecek. Bu sebeple iki sürecin ayrımını iyi bilmelisiniz. Genel olarak e-Fatura, uygulamaya kayıtlı kullanıcılar arasında değişimi GİB merkezi platformu üzerinden sistem yanıtları ile durumu takip edilebilen, uygulama yanıtlarıyla kabul ve red süreçlerinin yönetilebildiği firmalar arası interaktif bir süreçtir.

e-Arşiv Fatura ise e-Fatura düzenlenemeyen yani sistemde kayıtlı olmayan alıcılara (gerçek/tüzel kişi) düzenlenecek olan faturaları kapsamaktadır. Bu iki belge birlikte kullanıldığında gönderilen tüm faturaların elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması sağlanmış olacaktır. Ancak e-Fatura'da interaktif olarak ilerletilen alıcı ve GİB ile olan iletişim süreci e-Arşiv Fatura'da daha manuel ilerletilmektedir.

Bu açıdan alıcıya gönderim ve GİB iletişim süreçleri ayrıca tasarlanmalıdır.

Bu iki belge arasındaki farklılıklarla ilgili detaylı bilgi ve açıklamalara şu yazımızdan ulaşabilirsiniz.

e-Fatura ve e-arşiv fatura belge bazında benzerlikleri olmasına rağmen süreç bazında birbirinden ayrılmaktadır. Bu ayrışıma öncelikle belge numaralarından başlamak gerekiyor. e-Fatura ve e-arşiv faturada kullanılan belge numarası birim kodlarının (seri numarası olarak da düşünülebilir) farklı olması gerekir. Hatta internet satışları için düzenlenen e-arşiv faturaların birim kodlarının da farklı olması gerekliliği de gözden kaçırılmamalıdır.

e-Arşiv fatura geçişi için ilk adımları gerçekleştirip kayıt sürecini tamamladığınızda sonraki adım ise 1 Ocak itibarıyla kullanıma başlanılması. 1 Ocakta e-Arşiv Fatura kullanıcısı olarak 100 binden fazla firmanın gelmesi bekleniyor. Sisteme kayıt olduktan sonra 7 günlük bir sürede hem kağıt hem e-arşiv fatura düzenlenmesine izin veriliyor. Tabi aynı işlem için hem kağıt hem elektronik fatura düzenlenemez! Bu geçiş evresinde uygulamada aksaklık görülürse güncellemeler yapılarak 7 gün sonrasında sağlıklı şekilde e-arşiv fatura sürecine başlanabilir.

e-Arşiv fatura düzenlenmesi ve iletilmesinde dikkat edilmesi gereken hususlarsa şöyle;

• Sıcak satış, soğuk satış, internet satışı için senaryoların kurgulanması
• Mevcut fatura sisteminize e-arşiv faturaya girdi üretecek şekilde bir akış tasarlanması,
• e-Arşiv fatura çıktısı için termal, lazer, dotmatris yazıcı kullanımları için gerekliliklerin sağlanıp sağlanmadığı, gerekli izinlerin alınmış olmasının kontrol edilmesi,
• Test ortamında sürecin test edilmesi,
• Canlıya alınması - canlıya alındıktan sonra ise 7 günlük bir hibrit evresi sonra tamamıyla e-arşiv faturaya geçilmesi,
• Günlük fatura raporlarının oluşturulup GİB’e imzalı şekilde gönderimi (Özel yöntem kullanılıyorsa, bu raporun gönderimini özel entegratör tarafından yapılacak).

Gönderilen belgenin süreç kontrolleri yanında gelen belgelerin de kontrolünü sağlayacak bir sistematik kurulmalıdır. Gelen e-faturalar uygulama üzerinden yönetilebilirken gelen kağıt faturaların da manuel kontrolü ve yönetimi yapılmalıdır. Yeni Tebliğ ile gelen bir zorunluluk dolayısıyla e-Fatura sisteminde kayıtlı olmayan firmalar tarafından vergi mükelleflerine bir günde vergiler dahil toplam 5 bin TL ve üzeri faturaların e-arşiv fatura portalından düzenlenmesi zorunludur. Yani sisteme kayıtlı olmayan kullanıcıların bir gün için kestiği fatura toplam tutarı 5 bin TL'yi aşıyor ise e-Arşiv Portalından düzenlenip düzenlenmediği kontrol edilmelidir.

Vergi Usul Kanunu 353.Maddesi uyarınca elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekirken Maliye Bakanlığınca belirlenen zorunlu haller hariç olmak üzere kâğıt olarak düzenlenmesi ve alınması durumunda 513. No.lu VUK Genel Tebliğ ile belirlenen 2020 rakamlarına göre aşağıdaki miktarda ceza uygulaması söz konusu olacaktır.

Belge tutarının %10’u kadar para cezası uygulanır.

• Belge başına uygulanacak ceza tutarı 355,5 TL’nin altında olamaz.
• Yıllık olarak toplam ceza tutarı en fazla 181.418 TL olarak belirlenmiştir.

Dikkat edilecek olursa ilgili kanun maddesi cezai yaptırımları sadece belgeyi düzenleyen bazında değil belgenin alıcısı bazında da yani çift taraflı uygulanmasını öngörmektedir. Bu da e-belgelerin tüm taraflarının sağlıklı şekilde süreci idame ettirmesini sağlayacaktır.