e-Fatura ve e-arşiv fatura bir işletmenin fatura süreçlerinin tamamıyla elektronik ortama geçirilmesini sağlayan ve birbirini tamamlayan bütünleşik iki uygulama. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura nerede ayrılıyor sorusunun ise birkaç yanıtı var. İki fatura türü özellikle yapısal anlamda benzer olmakla birlikte farklı yönleri daha fazla.

Yazı: İlknur Gür, İdea Teknoloji çözümleri

Benzerlikler

• Her iki uygulama da izne bağlı olarak kendi bilgi işlem sistemi ya da özel entegratörler aracılığı ile kullanılabilir.
• e-Arşiv Fatura düzenleyebilmek için de öncelikle e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olunmalıdır.
• Her iki fatura da UBL-TR (Universal Business Language - Uluslararası İşletme Dili Türkiye özelleştirmesi) formatında elektronik ortamda oluşturulur ve mali mühür/elektronik imzalanır.
• İkisi de elektronik ortamda Gelir İdaresi tarafından belirlenen formatta elektronik imzalı şekilde hazırlanır ve saklanır. Gerektiğinde ikisi de düzenleyicisi tarafından elektronik ortamda ibraz edilebilmelidir.
• e-Fatura ve e-arşiv fatura mükellefin kendi bilgi işlem sisteminin dışında Başkanlık'tan izin almış saklamacı kuruluşlarca saklanabilir. Muhafaza ve ibraz her şekilde elektronik ortamda Başkanlık tarafından belirtilen formatta olmak zorundadır.
• e-Fatura ve e-arşiv fatura çıktısı belirli şartları sağladığında irsaliye yerine de kullanılabilmektedir.

Farklılıklar

• e-Fatura zarf içerisinde, Başkanlık Merkezi Platformu üzerinden alıcının posta kutusuna iletilir. e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların alıcıya iletimine e-Fatura uygulamasından farklı olarak GİB aracılık etmemektedir.
• e-Fatura'dan farklı olarak e-Arşiv Fatura uygulamasında, günlük olarak GİB'e raporlama yapılır. Bu rapor, günlük olarak oluşturulup gönderilen ve iptal edilen e-arşiv faturalara ait bilgileri içerir. Rapor, GİB tarafından belirlenen XML formatında oluşturulup, XadES-A (XML Advanced Electronic Signature-Archival- XML Arşiv İmzası) ile NES/mali mührü ve zaman damgasını içerecek şekilde günlük olarak ve takip eden gün saat 24:00'e kadar Başkanlık sistemine web servis üzerinden gönderilir.
• e-Fatura sadece uygulama üzerinden elektronik ortamda alıcısına iletilebilir. e-Arşiv Fatura ise alıcısına kağıt olarak teslim edilebilir ya da e-posta olarak gönderilebilir.
• e-Fatura ile e-Arşiv Fatura uygulamasında kullanılan fatura birim kodları farklı olmak zorundadır. Ayrıca internet üzerinden yapılan satışlara dair düzenlenen e-arşiv faturaların birim kodları da genel e-Arşiv birim kodlarından farklı olarak belirlenir.
• e-Fatura'da faturalaşma için gönderici ve alıcının her ikisinin de birlikte e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar listesinde yer almaları gerekmektedir. e-Arşiv Fatura'da ise sadece göndericinin e-Arşiv Fatura Kayıtlı kullanıcısı olması yeterlidir.
• e-Fatura sadece sistemde kayıtlı tüzel kişilere düzenlenebilirken, e-Arşiv faturalar kayıtlı olmayan tüzel kişiler ve bunun yanında nihai tüketicilere de düzenlenebilmektedir. Bu kapsamda e-Arşiv faturanın hitap ettiği çok geniş bir kitledir ve hacim olarak da e-faturanın çok üzerindedir.
• e-Fatura'da gönderilen zarfla ilgili her aşamadaki durum sistem yanıtlarıyla anlık olarak takip edilir. e-Arşiv Fatura'da ise kağıt olarak verildiği ya da e-posta ile alıcıya iletildiği için sistem üzerinden yanıt beklenmez. Ticari fatura senaryosuna göre gelen e-faturanın kabul veya red süreci uygulama yanıtları ile sistem üzerinden gerçekleştirilebilirken, e-arşiv fatura kabul ve red süreci harici yollarla Noter, KEP vs. ile gerçekleştirilebilir.
• e-Arşiv Fatura'da, e-Fatura şekil şartlarına ilave olarak aşağıdaki şartların da bulunması zorunludur:
  • Hazine ve Maliye Amblemin altında "e-Arşiv Fatura" ibaresi,
  • Elektronik ortamda teslim edilen e-arşiv fatura üzerine "e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir" ifadesi.
• İnternet üzerinden yapılan satışlar için düzenlenen e-arşiv faturalarda ek olarak bazı alanların bulunması zorunludur:
  • Satış işleminin yapıldığı web adresi,
  • ödeme şekli,
  • ödeme tarihi,
  • Gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı ve VKN/TCKN bilgisi,
  • Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih,
  • İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar,
  • "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır" ifadesi.

Firmaların, faturalarının tamamını elektronik ortama taşınması adına e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamalarının kullanımı önemli bir adım olacaktır. Bu iki uygulama birbirinin ikamesi değil tamamlayıcısı olarak düşünülmelidir.