Kamu Gözetim Kurumu'nun yayımladığı "Finansal Raporlama Standartlarına Uygun Hesap Planı Taslağı" ile muhasebe kayıt düzeninin doğru oluşturulmasının önemi artıyor. İşte e-Defter tam bu noktada devreye giriyor.
Yazı: Taner Toraman, İdea Teknoloji Çözümleri
Her ne kadar başlıktan öyle anlaşılsa da "Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğ"lerine uyumun kayıt sisteminin e-Defter'de veya basılı defterde olmasıyla alakalı bir farklılığı bulunmuyor.
Peki neden böyle bir başlık attık?
İlk önce Kamu Gözetim Kurumunun (KGK) bu yılbaşında yayımladığı "Finansal Raporlama Standartlarına Uygun Hesap Planı Taslağı" ile yeniden gündeme gelen muhasebe kayıt düzeninin önemini anlamak gerekiyor.
Yasal defter kayıtları, 1992'de yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri'nde (MSUGT) yer alan tekdüzen hesap çerçevesi ve hesap planına uygun olarak tutuluyor. İşletmeler yasal zorunluluk gereği ticari defterlerini MSUGT'a göre tuttukları hâlde "vergi muhasebesi" zamanla ön plana çıktı ve ana amaç olan finansal bilginin doğru üretilmesi geri planda kaldı. Tek Düzen Hesap Planına uymamanın cezası, Vergi Usul Kanununun 353. maddesinde özel usulsüzlük cezası olarak belirlenmiştir. Vergi Usul Kanunu'nun 353/6'ncı maddesine göre, kanuna göre belirlenen muhasebe standartlarına, tek düzen hesap planına ve mali tablolara ilişkin usul ve esaslar ile muhasebeye yönelik bilgisayar programlarının üretilmesine ve kullanılmasına ilişkin kural ve standartlara uymayanlara 504 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre 2019 yılı için 7.000 TL özel usulsüzlük cezası kesilmektedir.
Özel usulsüzlük cezaları, vergi matrahının hile ve/veya hata ile yanlış hesaplanması sebebiyle doğması muhtemel olan cezaların yanında normal olarak geri planda kalıyor. Fakat yazının başında da bahsettiğimiz KGK Hesap Planı Taslağı ile işler değişecek gibi gözüküyor. Finansal Raporlama Standartlarının birçok şirket için uygulanmasının zorunlu hâle gelmesiyle birlikte finansal tabloların vergi için tutulmasından önce doğru bilgi için tutulmasının önemi vurgulanıyor ve çıkarılan kanunlarla destekleniyor. Öyle ki KGK "Finansal Raporlama Standartlarına Uygun Hesap Planı Taslağı"nın çıkarılış amacını, "Kurumumuz, bilanço usulüne göre defter tutan teşebbüs ve işletmelerin finansal durumu ve faaliyet sonuçlarını sağlıklı ve güvenilir bir biçimde geçerli finansal raporlama çerçevesine göre izlemesini ve finansal tablolarını geçerli finansal raporlama çerçevesine uygun olarak hazırlamasını sağlayan bir muhasebe sistemi kurmasında esas alabilecekleri Finansal Raporlama Standartlarına Uygun Hesap Planı oluşturmayı amaçlamaktadır" şeklinde belirtiyor.
Bu gelişmelerden hareketle kayıt düzeninin doğru oluşturulmasının otoriteler tarafından daha çok irdeleneceği ve otoritenin bu yönde adımlar atacağı kesin gibi gözüküyor. İşte e-Defter tam bu noktada devreye giriyor. Bilindiği üzere e-Defter yeni bir kayıt sistemi türünün adı değil, mevcut defterlerin (yevmiye defteri, defteri kebir) elektronik ortamda tutulmasını ifade eden bir terim. Bu sebeple basılı defterler için geçerli olan muhasebe kayıt düzeni e-defter içinde geçerli. İlave olarak doküman tipi, doküman numarası, ödeme yöntemi gibi ek alanlar da var. Bu bilgiler elektronik bir yapının içinde çok daha değerli hâle geliyor. Milyonlarca satır verinin insan gücüyle saatler, hatta günler alacak bir inceleme elektronik denetim araçlarıyla dakikalar içinde sonlandırılabiliyor. Bu da şu anlama geliyor: Tespiti çok zaman alacak muhasebe kayıt hataları, otomatik olarak dakikalar içinde raporlanabilecek hale geldi. Örneğin bir yıldan fazla süredir hareket görmeyen ve dönen varlıklarda kayıt altına alınmış bir "ticari alacak" veya "verilen bir teminat" kolayca tespit edilebilir. Yine sürekli işlem gören bir borç veya kredi hesabının neden uzun vadeli yabancı kaynaklar içinde kayıt altına alındığı kolayca sorgulanabilir. Maaş ödemelerinde kullanılan hesaplar, kasa hesabının, ortaklar cari hesaplarının hatalı kullanılması gibi MSUGT'a aykırı birçok yanlış kaydın e-defter ve e-denetim araçlarıyla tespiti kısa zamanda ve otomatik olarak yapılabilir durumda.
Başına "e" gelen her yapı, sağladığı kolaylıkların yanında kullanıcıları da yaptıkları işlerde daha düzenli ve titiz olmaya zorluyor. e-İrsaliye için çanların çaldığı bu dönemde tüm bilgilerin elektronik ortama taşınacağını söylemek artık çok ileri görüşlü bir tahmin değil. Dönüşümü izlemekte fayda var!