e-Fatura uygulaması konusunda bir denetim yapılabilmesi için sürecin tüm bileşenlerine hakim olunması gerekmektedir. Faturanın oluşturulmasından, gönderimine, iletimine ve saklanmasına kadar olan tüm süreçleri ele alınmalıdır. Elektronik faturanın hangi formatta oluşturulup, nasıl bir aktarım mekanizması ile gönderildiği ve süreci nasıl takip edildiği aşamaları örnek diagramlar üzerinden modellenmiştir.
Türkiye'de e-Fatura uygulamasının İdare tarafından belirlenen işleyişini özetlemek gerekirse;
Diagram 1- e-Fatura Gönderim Adımları
Diagram 2-Uygulama Yanıtı Gönderim Adımları
Diyagramdan da görüldüğü üzere UBL-TR1 formatında oluşturulup mali mühür/elektronik imza ile onaylandıktan sonra zarf içerisine konulan e-Fatura, bir web servis ile Başkanlık Merkezi Platformu2 üzerinden alıcının posta kutusuna iletilir. Faturalaşma için gönderici ve alıcının her ikisinin de birlikte e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar listesinde3 yer almaları gerekmektedir. Sistemden GİB Portal/özel entegrasyon/entegrasyon yöntemlerinden biriyle faydalanan satıcı ticari fatura/temel fatura senaryosuna göre alıcıya bir zarf içerisinde e-Fatura göndermektedir.Gönderilen zarf ile ilgili her aşamadaki durum sistem yanıtları ile takip edilir.4
Ticari fatura senaryosuna göre gelen e-Faturaya alıcının posta kutusu kabul veya red uygulama yanıtı5 ile dönüş yapar. Fatura sürecinde olduğu gibi uygulama yanıtlarının durumu da sistem yanıtları ile takip edilir. Yanıtların taraflara ulaşması ile birlikte e-Fatura süreci tamamlanmış olur.
| Fatura Senaryosu | Sistem Yanıtı (Başarılı/Başarısız) | Uygulama Yanıtı (Kabul/Red) | Sistem üzerinden Fatura İtiraz |
| Ticari Senaryo | + | + | + |
| Temel Senaryo | + | - | - |
Diagram 3-e-Fatura Senaryo Durumları
Diagram 3-e-Fatura Senaryo Durumları
Yukarıdaki işleyişi yukarıdaki matris ile özetlemek gerekirse; e-Faturalar temel veya ticari olmak üzere 2 senaryoya göre gönderilir.
Ticari fatura senaryosuna göre gönderilen faturalara sistem yanıtına ek olarak uygulama yanıtı ile "KABUL/RED"cevapları verilebilmektedir. Ancak temel fatura senaryosuna göre gönderilen faturaların durumu sistem yanıtları ile takip edilebilirken, uygulama yanıtı ile faturalara "KABUL/RED" cevabı dönülememektedir. Temel Fatura senaryosuna göre gelen e-Faturalar iptal edilmek istendiğinde kağıt faturada olduğu gibi harici yollara başvurulacaktır.
Firmaların bu süreci kendi içlerinde yönetme iş akışı ise aşağıdaki şekildedir:
Şekil 1-Şirketlerin e-Fatura İç Süreçleri İşleyişi
Şekil 1'de Merkezi Platform üzerinden alıcı ve satıcı arasında gönderimi gerçekleştirilen bir ticari faturaların, sistem durumlarına göre şirket içinde alınması öngörülen aksiyonları gösterilmiştir. Satıcının oluşturduğu fatura, GİB'den başarılı şekilde geçip alıcısına ulaştıktan sonra alıcı da faturayı kontrol edip başarılı şekilde alındı ya da uygunsuzluk durumları ile ilgili sistem yanıtı dönecektir. Sistem uygunsuzluk yanıtında satıcı faturayı yeniden oluşturacak, diğer şekilde fatura başarılı durumda ise faturalaşma süreci devam edecektir. Başarılı şekilde sistem yanıtı süreci tamamlanan fatura için uygulama yanıtı süreci başlatılır. Uygulama yanıtı ile alıcı faturayı red ettiğinde satıcı red nedenini araştırıp faturayı yeniden oluşturur, e-Fatura sürecini yeniden başlatır. Eğer alıcı faturayı kabul etmişse satıcı ve alıcı kayıtlarına fatura işlenir ve süreci tamamlanmış olur.
Görüldüğü üzere e-Fatura uygulaması kağıt faturadakinden çok farklı bir yapıya ve işleyişe sahiptir. Buna göre e-Faturaların hem işleyişi hem de yapısal özellikleri dikkate alınarak denetlenmesi uygun olacaktır.