421 no.lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliğine göre e-Fatura ve e-Defter zorunluluğu olan mükellefler tasfiye dönemine girdiklerinde bu tebliğ kapsamında zorunlulukları devam eder mi? Bu durumda Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) yapılacak bildirimler ve özel entegratörün/uyumlu yazılım üreticisinin yapacağı işlemler nelerdir?

Yazı: Emre Çakır ve Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri

Tüzel kişilerin mükellefiyetlerinin sona erdirilmesi tasfiye ve iflas hallerinde söz konusu olabilir. Diğer bir ifadeyle mükellefin işi bırakmış sayılabilmesi için mükelleflerin tasfiye sürecinin tamamlanarak ticaret unvanlarının sicilden silinmesi gerekmektedir.

VUK 162'inci maddesine göre; tasfiye ve iflas hallerinde, mükellefiyet vergi ile ilgili muameleler tamamen sona erdirilene kadar devam eder. Tasfiye ve iflasın sona erdiği tescil ve ilan edilmeden tasfiye sona ermez. Bu nedenle 421 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğindeki şartları taşıyorsa tasfiyeye kararı alan firma gayrifaal de olsa e-fatura ve e-defter kapsamında olmaya devam eder.

Tasfiye sürecine girişle beraber şirket unvanı ve hesap dönemleri değişmektedir, bu da e-Defter ve e-Fatura uygulamalarında hukuki ve teknik bazı değişiklikler yapılmasını gerektirir.

Tasfiye sürecinde e-fatura uygulamasına ilişkin yapılacak işlemler

e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır. GİB e-fatura sisteminin altyapısında her mükellef sisteme vergi kimlik numarasıyla kayıtlıdır. Bunun yanında mükelleflerin unvanı da ilgili listelerde yer almaktadır. Ayrıca VUK 230/2 maddesi gereği faturada faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı bulunmak zorundadır.

Diğer taraftan TTK 533/2 maddesine göre tasfiye halindeki şirket, pay sahipleriyle olan ilişkileri de dahil, tasfiye sonuna kadar tüzel kişiliğini korur ve ticaret unvanını "tasfiye halinde" ibaresi eklenmiş olarak kullanır. Bu durumda e-fatura mükelleflerin unvanının da sistem ve e-faturalar üzerinde güncellenmesi gerekmektedir.

Tasfiye sürecinde yapılması gereken bu değişiklikler için aşağıdaki işlemlerin yapılması gerekmektedir:

• GİB Başvuru: GİB nezdinde Kayıtlı Kullanıcılar listesindeki unvanının "tasfiye halinde" ibaresi eklenmiş olarak güncellemelidir. e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, tasfiye kararı alması halinde, GİB nezdinde kayıtlı kullanıcılar listesindeki unvanını güncellemek için, 15 gün içinde tasfiye kararına ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile GİB'e posta yoluyla başvurmalıdır. e-Fatura sistemindeki unvanı, dilekçeye istinaden güncellenecektir.
• Yeni mali mühür alınması: 397 no.lu VUK Genel Tebliğine göre Tüzel kişilerin ve diğer kurumların herhangi bir nedenle unvanlarının değişmesi halinde, eski unvanı barındıran sertifikaları geçerliliğini kaybedeceğinden, unvan değişikliğini izleyen 15 gün içerisinde yeni unvanına uygun sertifika başvurusu yapması gerekmektedir. Unvana "Tasfiye halinde" ibaresini eklemek unvan değişikliği olarak da değerlendirileceğinden Kamu Sertifikasyon Merkezinden unvanı "tasfiye halinde" ibaresi eklenmiş olarak mali mühür sertifikası alması gerekmektedir. Kullanıcı, yeni mali mühürler temin edilene kadar, eski unvana ait mali mührü ile işlem yapmaya devam edebilir. Diğer taraftan yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvuru yapılmalıdır. Tasfiye kararının tescilinden sonra yeni mali mühür gelene kadar düzenlenen e-faturaların açıklama alanına unvanın "tasfiye halinde" olduğuna ilişkin açıklama yazılmalıdır.
• e-Fatura içeriğindeki ve görselindeki unvanın güncellenmesi : Eğer doğrudan entegrasyon veya özel entegrasyon yöntemi kullanılıyorsa e-Fatura içeriğinde hem xml[1]'i hem de görüntüsünde (xslt[2]) unvan bilgisinin güncellenmesi gereklidir. e-Fatura mükellefleri tarafından tasfiye giriş kararından sonra yapılacak bir diğer işlem fatura görselindeki unvanın güncellenmesidir. Bu işlem teknik bir işlem olduğundan özel entegrasyon yöntemi kullanılıyorsa özel entegratör teknik ekibi tarafından e-fatura .xml tag'lerinde unvan yazılabilen alan, "tasfiye halinde" olarak güncellenmeli ayrıca faturanın görüntülenmesini sağlayan xslt dosyasında unvan değişikliği ile ilgili bir güncelleme gerekiyorsa yapılmalıdır. Doğrudan entegrasyon yönteminde bu işlem mükellefin kendi veya hizmet aldığı IT ekibi tarafından yapılır.
• Kullanıcı listesinin özel entegratör tarafından güncellenmesi: GİB başvurusu yapıldıktan sonra, özel entegrasyon yönteminde kullanıcı bilgileri özel entegratör tarafından gönderildiğinden, bir değişiklik olması durumunda özel entegratör güncelleme yapabilir. Bu durumda;
  • Özel entegratör kullanıcının hesabını mükellefin yeni mali mührüyle kendi platformu üzerinde kullanıcı açma kapama araçları vasıtasıyla imzalama yaptırarak eski unvanlı kurumu kapatıp yeni unvan ile (tasfiye halinde) tekrar tanımlar (Hesabın kapatıldıktan sonra açılmasının kısa süre içerisinde yapılması gerekir çünkü bu aralıkta otomatik olarak GİB portalı açılabilir).

Tasfiye sürecinde e-defter uygulamasına ilişkin yapılacak işlemler

1 sıra no.lu e-Defter Genel Tebliğine göre e-defter hesap dönemi bazında tutulmakla beraber aylık olarak oluşturulur. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez.

Kurumlar Vergisi Kanunu'nun 17/1-a maddesi uyarınca, tasfiye dönemi kurumun tasfiyeye girdiği tarihten başlar, başlangıç tarihinden aynı takvim yılı sonuna kadar olan dönem ile bu dönemden sonraki her takvim yılı ve tasfiyenin sona erdiği dönem için ilgili takvim yılı başından tasfiyenin bitiş tarihine kadar olan dönem bağımsız bir tasfiye dönemi sayılır. Hesap dönemi yerine tasfiye dönemi esas alınır. Bu dönem, kurumun tasfiyeye girmesine ilişkin genel kurul kararının tescil edilmesiyle başlar, tasfiye kararının tescil edildiği tarihte sona erer. Tasfiye haline giren kurumların vergilendirilmesinde hesap dönemi yerine tasfiye dönemi geçerli olacaktır.

Tasfiye sürecine girilmesiyle e-Defter uygulamasında hesap dönemleri ve mükellefin unvanı değişeceğinden GİB ve e-defterler nezdinde bir dizi değişiklikler yapmak gerekmektedir:

• GİB Başvuru:e-Defter uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, tasfiye haline girmesi halinde 15 gün içinde tasfiye kararına ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı'na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için de Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Tasfiye haline giren mükelleflerin unvan ve dönem değişikliği, dilekçeye istinaden GİB tarafından yapılacaktır.
• Defterlerin yüklenmesi:E-defter uygulamasında her ayın e-defterlerine ilişkin beratlar GİB e-defter uygulamasına yüklenir. Uygulama ilgili beratları GİB'in mali mührü ile imzalarken bazı kontroller yapmaktadır. Bunlardan bazıları; hesap dönemi e-defter beratları sırasıyla yüklendi mi, e-defter beratları aylık olarak GİB e-defter kılavuzlarında belirtilen kurallara uygun olarak numaralandı mı gibi kontrollerdir. Tasfiyeye girmeden önceki son ayın e-defter beratları, tasfiye öncesi döneme ait kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar yüklenmelidir. Tasfiye kararının tescilinden sonraki ilk dönem e-defter beratları ilgili ayı takip eden üçüncü ayın sonuna kadar yüklenmelidir. Diğer taraftan e-defter oluştururken hesap dönemine ilişkin bilgiler e-defterlerde yer almalıdır. Tasfiyeye giriş ay kesri içerinde başlıyorsa ilgili ay e-defterleri tasfiye öncesi ve tasfiye sonrası olarak ayrı ayrı yüklenmelidir. E-Defterlerle ilgili olarak;
  • Yevmiye Madde Numarası:e-Defter yevmiye numaraları tasfiye başlangıcında oluşturulan ilk e-defterde "1"'den başlamalıdır.
  • E-Defter Beratı:Tasfiye dönemine girmeden önceki son e-defter beratı TTK'daki kapanış onayı yerine geçecektir. Tasfiye dönemindeki ilk e-defter beratı ise TTK'daki açılış onayı yerine geçecektir.
  • Kontrol numarası: Kontrol numarası oluşturulan defter parçalarına verilen tekil numaradır.İlgili hesap dönemi içerisinde birbirinden ayrı olarak oluşturulmuş defter numaralarını müteselsilliğini ve birbirleri ile ilişkilendirmek amacıyla verilir. 3 haneli harf grubunu ifade eden doküman kodu (YEV veya KEB) ile 12 haneli numaranın birleşiminden meydana gelir. 12 haneli numaranın ilk dört hanesi, dokümanın düzenlendiği yılı, sonra gelen iki hane dokümanın ait olduğu ayı, kalan altı hane ise müteselsil numarayı ifade etmektedir. Tasfiye öncesi e-defterin kontrol numarası daha önceki ayları takip eder. Ancak tasfiye sonrası e-defterin kontrol numarası 1'den başlar.
  • Defter Bölme Numarası: Aylık oluşturulan e-defterler, belli bir büyüklüğün üzerinde ise (max 20 mb) teknik olarak oluşturulmasına izin verilemez. Bu nedenle birden fazla parçadan oluşabilmektedir. Defter bölme numarası, aylık oluşturulan defterlerin kaç parçadan oluştuğunu gösteren bir sayaçtır. Eğer defter tek bir parça şeklinde oluşturuluyorsa 6 adet sıfır yazılır, eğer birden fazla parça ile oluşturuluyorsa parçalara 1'den başlanarak numara verilir. Tasfiye öncesi e-defterlerde defter bölme numarası, tasfiye tarihine kadar olan tarih aralığında oluşturulan defter parça sayısı kadar verilmelidir. Tasfiye sonrası içinse, bu numara yine baştan başlamalıdır.
  • Mali yıl Başlangıç-Bitiş tarihleri: Tasfiye öncesi yüklenecek e-defterin mali yıl başlangıç -bitiş tarihi olarak, daha önceki aylarda olduğu gibi tasfiyeye hiç girilmediyse ne olacaktıysa o tarihler yazılmalıdır. Örneğin hesap dönemi takvim yılıysa yılın ilk günü ve son günü başlangıç ve bitiş olarak yazılacaktır. Tasfiye sonrası yüklenecek e-defterin ise farklı olarak mali yıl başlangıç tarihi tasfiye tarihi, bitiş tarihi ise takvim yılı sonu veya ilgili takvim yılı sonundan önce tasfiye sonuçlanmışsa o tarih yazılmalıdır.
  • Dönem Başlangıç-Bitiş tarihleri: Tasfiye dönemine girmeden önceki son e-defterin dönem başlangıç tarihi, ilgili ayın ilk günü, dönem bitiş tarihi ise tasfiyeye giriş tarihi olarak yazılmalıdır. Tasfiye sonrası yüklenecek e-Defterde ise, dönem başlangıç tarihi olarak tasfiyeye giriş tarihi ve Dönem bitiş tarihi ise ilgili ayın sonu veya ilgili ayın sonundan önce tasfiye sonuçlanmışsa o tarih yazılmalıdır.
  • Konuyla ilgili örneklere e-Defter Uygulaması Yazılım Uyumluluk Onayı Kılavuzu'ndan ulaşılabilir.

Tasfiye kararı alınması durumunda e-Fatura ve e-Defter uygulamalarında yapılacak işlemler; GİB, özel entegratör veya uyumlu yazılım üreticisi ile mükellef tarafından gerçekleştirilecektir. Ancak e-defter ve e-faturalarla ilgili vergisel sorumluluk mükellefe aittir. Dolayısıyla söz konusu işlemlerin düzgün, şekil hükümlerine uygun şekilde yapıldığı mükellef tarafından kontrol edilmelidir.

[1]Genişletilebilir İşaretleme Dili. Fatura içeriği bu dilde tanımlanmış alanlara yazılmaktadır.

[2]XML için biçimlendirme dilidir. XML içinde yer alan bilgileri görselleştirebilir veya hesaplayabilir.