Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri

213 sayılı Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenen belgelerde bulunması gereken alanlar kanunda belirtilmiştir. Kanunda belirtilen belgelerde belge seri sıra numaraların bulunması ortak zorunluluk sayılabilir.

Belge numaralarının seri ve sıra numarası bazında nasıl belgelerde yer alması gerektiği Vergi Usul Kanunu Uyarınca Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtım Hakkında Yönetmelik ile belirlenmiştir.

19 Ekim 2019 tarihinde Hazine ve Maliye Bakanlığı 509 no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-belge usul ve esaslarını belirleyen düzenlemeleri tek bir düzenleme içinde topladı.

Bu düzenleme aşağıdaki belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesine ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir:

• E-Fatura
  • İhracat e-Faturası
• E-Arşiv Fatura
• E-Bilet
  • Hava Yolu Bileti
  • Kara ve Deniz Yolu Bileti ve Yolcu Listesi
  • Eğlence Yerleri Giriş Bileti
• E-İrsaliye
• E-Serbest Meslek Makbuzu
• E-Müstahsil Makbuzu
• E-Adisyon
• E-Dekont
• E-Döviz Alım ve Satım Belgesi
• E-Gider Pusulası (Henüz Uygulamada Değil)
• E-Sigorta Poliçesi (Henüz Uygulamada Değil)

İlgili Genel Tebliğ ve yayınlanan uygulama kılavuzlarına göre e-belgelerde seri ve sıra numarası yerine e-belge numarası kullanılmaktadır. e-Belgelerde belge numarası olarak benzer yapı kullanılmakla beraber bazı farklılıklar bulunmaktadır:

e-Belge numarası nasıl olmalıdır?

• e-Belge izni kapsamında düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır.
• Birim kodu serbestçe belirlenebilir. Başkanlık bazı birim kodlarının kullanımını yasaklayabileceği gibi bazı işlemler için belirlediği birim kodlarının kullanılmasını zorunlu kılabilir.
• Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır.
• Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir.
• Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibarıyla "1" rakamından başlatılarak kullanılır.
• Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.
• e-Belgelerin kâğıt çıktısının alınmasını gerektiren durumlarda, belgenin birden fazla sayfaya taşması durumunda, her sayfada toplam sayfa sayısıyla birlikte sayfa numarası gösterilmesi koşuluyla aynı belge numarası kullanılacaktır.
• e-Belge düzenleyen bünyesinde aynı e-belge numarası birden fazla kullanılamaz.
• İşletmenin şube ve kısımlarında her biri için e-belge numarasında yer alan birim kod farklı olarak belirlenebilir.

e-Belgelerde belge kullanımında farklılıklar nelerdir?

• E-Arşiv faturalarında farklı bir faaliyet yapıldığı için ayrı birim kod kullanılmalıdır.
• E-Fatura ve e-Arşiv fatura farklı mükellef gruplarına düzenlendiği ve fatura dizaynı ve iletim yönteminde farklılıklar olması nedeniyle, iki uygulamada farklı birim kod kullanılmalıdır.
• e-Dekont üzerinde belge numarası olarak en az 4 haneli birim kodu ve en az 14 haneli sıra numarasından oluşan numara kullanılır. Birim kodu serbestçe belirlenebilir.
• Hava yolu firmalarınca düzenlenen e-biletlerde ise bu numara yerine IATA nezdindeki kod numarasıyla başlayan toplam on üç haneli bilet numarası da belge numarası yerine kullanılabilir.

e-Belge uygulamalarında belge numaraları mükellef tarafından verildiği veya mükellefin izniyle özel entegratör tarafından belirlendiği için belirtilen hukuki ve teknik kurallara dikkat etmek önem taşıyor.

e-Belge numarası, düzenlendiği yıl bilgisini de içerir

e-Belge numarası yıl bilgisini de içerdiği için her birim kod bazında takvim yılı değişikliklerinde müteselsil sıra numarası "1" den başlayacak şekilde tarih bazında müteselsil sıra numaralı oluşturulmalıdır.

Bu yüzden yıl değişimlerine göre zaman zaman tereddütlü durumlar yaşanabilir. Örnek durumlar ve çözüm önerileri şöyle verilebilir:

Örnek: 2022 yılından 2023 yılına geçişte e-belge sıra numaraları etkilenecek mi?

Çözüm: e-Belge numaraları takvim yılı bazında müteselsil devam etmektedir. Takvim yılı değiştiğinde sıra numarası "1" den başlamalıdır. İşletme 31.12.2022 tarihinde düzenlediği belge numarası "AB8" birim kodu için AB82022009804561 iken, aynı birim kod için 01.01.2023 tarihli e-belge numarası AB82023000000001 olmalıdır.

Örnek: Takip eden özel hesap döneminin başında e-belge numarası 1'den mi başlamak zorundadır?

Çözüm: e-Belge numarasının belirlenmesinde özel hesap dönemine göre bir ayrım yapılmamakta, numara belirlenmesinde e-belgenin düzenleneceği yıl esas alınmaktadır. Takip eden özel hesap döneminin başlangıcında birim kod bazında e-Belge sıra numaraları numarası 1'den değil kaldığı yerden devam edilmelidir. Ancak özel hesap döneminden bağımsız faaliyeti gereği işletmeler yeni birim kod tanımlandığında yeni tanımlanan birim koda ait müteselsil numara 1'den başlayabilir.

Örnek: 2023 yılında, düzenleme tarihi 2022 yılına ait e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlenmek istenmesi durumunda e-belge numarasında yer alan yıl bilgisi ne olmalıdır?

Çözüm: Yapılan işin gereği fatura oluşturma süreci uzayabilir. Bu durumda da teknik olarak belge tarihi ile belgenin oluşturma tarihi arasında fark olabilmektedir. Belgenin içeriğini bildiren mükelleflerdir. Mükellef belgenin üzerinde yazacak düzenleme tarihini fiili duruma uygun olarak daha önceki bir tarih olarak belirleyebilir. Özellikle Ocak aylarında sıkça karşılaşılabilecek bu durum için Başkanlık İnternet adresi olan www.ebelge.gib.gov.tr' de yayımlanan duyuruya göre, e-Belge numarası düzenlendiği yıl bilgisini içerecek şekilde oluşturulmalıdır. Eğer 2023 yılında 2022 tarihli bir e-Belge düzenlenecek ise belge numarasında yer alan yıl bilgisi 2022 olmalı ve ilgili birim kod bazında müteselsil olarak düzenlenmelidir.

Ancak VUK 231’inci madde kapsamında faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlemesi gerektiği ve ayrıca KDV kanununa göre katma değer vergisinin malın teslimi veya hizmetin ifası ile doğduğundan herhangi bir vergi ziyaına sebep olmamak için faturanın ilgili KDV beyanname döneminde düzenlenmesi ve katma değer vergisinin beyannameye dahil edilmesi önem arz etmektedir.