• Kimler e-Defter kullanmak zorundadır?

e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren) e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır. Ayrıca Türk Ticaret Kanununun 397'inci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler e-Defter'e geçmek zorundadır.

• e-Defterleriniz GİB'e gidiyor mu?

Hayır. E-defter mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanacaktır. Sadece e-defter beratı Başkanlığa aktarılıyor ve bu beratın "e-defter uygulaması" üzerinden Başkanlık mali mührü ile onaylanması sağlanmaktadır.

Mükellef tarafından kendi bilgi işlem sisteminde oluşturulan e-defter beratının onayı, www.edefter.gov.tr adresinde yer alan "e-defter uygulama aracı"na giriş yapıldıktan sonra, Başkanlık mali mührünün bu beratın üzerine vurulması ile sağlanmaktadır.

Buna göre e-defter beratı, oluşturulan ve mali mühür ya da güvenli e-imza ile değişmezliği, bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu garanti altına alınan elektronik defter dosyasının üçüncü kişiler nezdinde geçerlilik kazanabilmesi için deftere ait belli kimlik bilgileri ile defterin imza/mühür değerinin Gelir İdaresi Başkanlığı'na mühürlenmek üzere aktarılması amacıyla hazırlanan bir XML dosyasıdır. Bu dosyada özetle defterin ait olduğu tüzel kişiler için vergi kimlik numarası, gerçek kişiler için vatandaşlık numarası, e-defterin dönemi ve belge türü kodu (yevmiye veya büyük defter gibi) gibi bilgilere yer verilir.

Görüldüğü üzere, e-defter beratına Başkanlık mali mührünün vurulması aşamasında defter içeriğine ait herhangi bir muhasebe kaydı veya verisi Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine transfer edilmemektedir.

Vergi usul Kanunu Mükerer 242 inci maddesi gereği Maliye Bakanlığı elektronik defter ve belgeler için şekil hükümlerinden bağımsız usul ve esas getirme yetkisine sahiptir. Bununla birlikte mükellefler hiç elektronik defter uygulamasına dahil olmasalarda 19/12/2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 6 ıncı maddesinin "e" fıkrasına göre her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları zaten deftrelere kaydedilmek zorundadır. Diğer taraftan e-Defterde kullanılan XBRL-GL standardı uluslararası bir standart olup kayıtların şeffaflığına, birlikte işlerliğe ve kolay veri analizine imkan vermesinden dolayı tercih edilmiştir. Yakın bir zamanda finansal raporlar da dünya uygulamalarına paralel olarak XBRL olarak ibraz edilemesi istenecektir. Bu belge tipleri yapılabilecek iç denetim, bağımsız denetim ve vergi denetimi süreçlerinde analiz yapabilmek amacıyla getirilmiştir.

• Bordro kayıtları e-Defter'e nasıl işlenmelidir?

Ücret tahakkuklarında e-Defterde muhasebe işlemine kaynak olan belge ücret bordrosu veya ücret bordrosu icmali olabilir. İşletmeler personel ücretlerini tek tek defter bordro bazında kaydetmek işletme politikalarına uygun bir kayıt düzeni olmayabilir. Mevzuat gereği ücret bordrosu düzenlenmesi zorunlu durumlarda e-defterde ücret tahakkuku yaparken ücret bordrosu belgesi veya ücret bordrosu icmali belgesi referans alınması gerektiği düşünülmektedir. GİB belge olarak ücret bordrosu icmalinin kullanılması halinde ücret bordrosu icmalinde neler olması gerektiğini e-defter uygulama kılavuzunda belirtmiştir.

Belge Tipi: Other

Belge Tipi Açıklaması: Bordro veya Bordro icmali

Belge Numarası: Bordro veya Bordro üzerinde yer alan numara. Bu numara işletmeniz tarafından verildiği için belirlenecek numaraların her işletme için müteselsil olması istenmektedir. Eğer icmal söz konusu ise ayrıca kaşelenmeli ve imzalanmalıdır.

Belge Tarihi: Bordro veya Bordro üzerinde yer alan tarih. Benzer şekilde bu belgelerin de tarihleri işletmeniz tarafından belirlenerek üzerlerine ve ödeme Yöntemi: Boş

e-defter uygulama kılavuzuna göre ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

• Çekler e-Defter'e nasıl kaydedilmelidir?

e-Defter uygulamasında tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir.

Çekin ( Ciro edilenler dahil) e-defter de her hareketinde ( çekle ilgili her yevmiye maddesinde) belge tipinin, belge numarasının ve belge tarihinin yazılması gerekmektedir. Belge tipi Çek ise belge tarihi ve numarası yazılması zorunludur. Çek için

Belge Numarası: Matbu belge olan çekin üzerinde yazılan numaradır.

Belge Tarihi: Matbu belge olan çekin üzerinde yer alan tarihtir. Bu tarih güncel tarihten ileri bir tarih olabilir (vade tarihi) e-Defterde önerilen yöntem çeklerin ayrı ayrı kaydedilmesidir. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir.

Çek Bordrosu

• Çeklerin detaylı bilgilerinin bulunduğu belgedir. (Numara, Vade tarihi, Muhatap, Lehtar, Cirante, Tutar vb)
• Kağıt ortamında hazırlanıyorsa firma kaşesi ve imzası bulunmalıdır.
• Elektronik ortamda hazırlanıyorsa elektronik imza veya mali mühürle onaylanmalıdır. Oluşturulan format görüntülenebilir olmalıdır. İmzalar doğrulanabilir olmalıdır.
• Çek bordroları sadece aynı satıcı veya alıcıya ait olan çeklerden oluşabilir.

Çek bordrolarına firma tarafından tarih ve müteselsil numara verilmelidir. e-Deftere Çek bordrosu ekindeki çekleri kaydederken; Belge Tipi alanına "diğer", belge tipi açıklaması alanına "Çek Bordrosu", belge numarası alanına çek bordrosuna verilen müteselsil numara, belge tarihi alanına çek bordrosuna verilen tarih yazılmalıdır.

• Şirket unvan değişikliği durumunda e-Defter'de nasıl bir değişiklik yapılmalıdır?

örnek olarak bir şirketin ünvan değişikliği 5 Mayıs'ta ticaret sicil gazetesinde yayınlanmış olsun: Bu örneğe göre Mayıs Defteri 1-4 Mayıs ve 5-31 Mayıs tarihlerini kapsayacak şekilde en az 2 parça oluşturulmalıdır. Tescil tarihi 5 Mayıs olduğu için, 5 - 31 Mayıs ve devam eden aylarda defterler üzerindeki şirket unvanı güncellenmelidir. Ayrıca şirket unvanının güncellenebilmesi için, ekinde ticaret sicil gazetesi örneği ile gönderilecek bir dilekçe ile birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan e-Defter uygulamasında unvanın güncellenmesi talep edilmelidir. İlave olarak şirket unvanı değiştiği için yeni unvanı içeren Mali Mühür sertifikası alınmalıdır.

• Şirket birleşmesi durumunda e-Defter tarafında ne yapılmalıdır?

e-Fatura düzenleme ve e-defter tutma zorunluluğu getiren 421 sıra no.lu VUK Genel Tebliğine 448 sıra no.lu VUK Genel Tebliği ile eklenen hükme göre; elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev'i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev'i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler elektronik fatura uygulamasına geçmek ve elektronik defter kullanmak zorundadır. Uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.

Birleşen şirketlerin e-defter uygulaması açısından durumu aşağıdaki gibi ifade edilebilir.

Bileşilen Kurum hali hazırda e-defter tuttuğundan ve birleşmeyle birlikte bir unvan değişikliğinin de olmaması nedeniyle yeni bir mali mühür almaz, mevcut kullanıcı hesabıyla e-defter tutmaya devam eder. Birleşen Kurumun (infisah olan kurum ) ise e-defter beratları, infisah olan kurumun kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ( KVK 17-18, birleşmenin tescilini takip eden 30 gün içerisinde) ayın sonuna kadar GİB e-defter uygulaması üzerinden alınmalıdır. Bu e-defter ve beratlar kendi mali mührü ile imzalanması gerektiğinden ilgi mali mührün bu yükümlülükler tamamlanana kadar iptal edilmemesi gerekmektedir. Birleşen Kurumun (infisah olan kurum ) e- defter uygulaması kullanıcı hesabının kapatılması gerekmektedir. Bunun sağlanabilmesi için birleşmenin tescili ile ilgili resmi belgelerle birlikte durumu izah eden bir dilekçe ile GİB'e posta yoluyla başvurulur. Kapama işlemi kıst dönemi beratları onaylandıktan sonra GİB tarafından yapılması takip edilir.

• Nevi değişikliği durumunda e-Defter uygulamasında yapılması gerekenler nelerdir?

e-Defter uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Yeni Ziraat Mah. Etlik Cad. No:16 Dışkapı/ANKARA adresine posta yoluyla bildirmesi, yeni unvana ait mali mühür temini için de Kamu Sertifikasyon Merkezinin http://mm.kamusm.gov.tr/ adresinden elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. - Yeni vergi kimlik numarası için talep edilen mali mührün mükellefin eline ulaşması ile birlikte http://edefter.gov.tr/edefterbasvuru.html web sitesinden yeni kimlik numarası için elektronik defter başvurusu yapılmalıdır. - Başvuru da elektronik defter başlangıç tarihi, en erken bir sonraki izleyen ay olarak seçilmekte yani nevi değişikliğinin olduğu tescil tarihi e-Defter başlangıç tarihi olarak seçilememektedir. Yeni nevi'nin elektronik defter başlangıç tarihinin, tescil tarihine çekilebilmesi için elektronik defter başvurusunun yapıldığı ve tarih revizesinin yapılması gerektiği edefter@gelirler.gov.tr adresine elektronik posta gönderilerek bildirilmelidir. - Bunun ardından GİB e-defter sisteminde yeni nevi için yapılan başvurunun elektronik defter başlangıç tarihi tescil tarihine göre güncellenecektir. - Bu yeni başvuru ile birlikte mükellefin eski vergi kimlik numarası ve yeni kimlik numarası olmak üzere iki adet e-defter hesabı olacağından, mükellef nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihten önceki ay kesrine ait eski unvan ve vergi kimlik numaralı defter ve beratını oluşturması gerekmektedir. Oluşturulan defterlerin tarih aralığı, mükellefin eski unvanına ilişkin hesap döneminin son ayına tekabül edeceğinden beratlar GİB e-Defter uygulamasına, Kurumlar Vergisi beyannamesinin (Hesap döneminin başından, nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihe kadar ki hesap dönemine ait kurumlar vergisi beyannamesi) verildiği ayın son gününe kadar (2 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği) gönderilmelidir. - Bu gönderim yapıldığında da edefter@gelirler.gov.tr adresine bilgilendirme yapılmalıdır. - Nevi değişikliğinden önceki döneme ait son beratların gönderilmesi ile eski vergi kimlik numaralı e-defter kullanıcı hesabı GİB tarafından kapatılacak ve mükellef nevi değişikliği sonrasında açılan yeni kullanıcı hesabı ile elektronik ortamda beratlarını iletmeye devam edebilecektir. - Ayrıca nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihten sonraki ay kesrine ait yeni unvan ve vergi kimlik numaralı defterlerin oluşturulup ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar (2 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde belirtilen süreler) beratların GİB e-Defter Uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir. örneğin, 7 Ocak 2015 tarihinde gerçekleşen Nevi değişikliğinde eski vergi kimlik numarası ve unvana ilişkin defter ve berat 01 Ocak - 07 Ocak 2015 tarihlerini kapsamalıdır. Bu tarihleri kapsayan eski vergi kimlik numarası ve unvana ilişkin defterler, eski unvanın hesap döneminin son ayına tekabül edeceğinden beratları yasal süre olan kurumlar vergisi beyannamesinin (Hesap döneminin başından, nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihe kadar ki hesap dönemine ait kurumlar vergisi beyannamesi) verildiği ayın son gününe kadar GİB e-Defter uygulamasına gönderilmelidir. Nevi değişikliğinden sonra yeni VKN ve unvana ilişkin defter ve berat 07 Ocak - 31 Ocak 2015 tarihlerini kapsamalıdır. Bu tarihleri kapsayan yeni vergi kimlik numarası ve unvana ilişkin defterlerin beratları yasal süre olan ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar tarihine kadar GİB e-Defter uygulamasına gönderilmelidir."