• e-Fatura nedir?

e-Fatura, faturaların elektronik belge biçiminde düzenlenmesini ve taraflar arasında güvenli ve sağlıklı biçimde dolaşımını sağlayan ve Gelir İdaresi Başkanlığınca oluşturulan bir uygulamadır. Kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

• Kimler e-Fatura kullanmak zorundadır?

454 nolu VUK Genel tebliği doğrultusunda ilgili yıl brüt satışları 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler için (izleyen 2 yılın başından itibaren) e-Fatura uygulaması kullanmak zorunludur. 19 Ekim 2019'da yayımlanan 509 sıra nolu VUK Genel Tebliği kapsamında e-Fatura kullanımı zorunluğu kapsamı genişletilmiştir. Buna göre belli mükellef gruplarına göre zorunlu geçiş söz konusudur. Detaylı bilgi için tıklayınız.

• 2019 yılında geriye dönük olarak 2018 yılına e-Fatura kesilmek istenmesi durumunda e-Fatura numarasında yer alan yıl bilgisi ne olmalıdır?

özellikle Ocak aylarında sıkça karşılaşılabilecek bu durum için Başkanlık İnternet adresi olan www.efatura.gov.tr' de yayımlanan duyuruya göre, e-Fatura numarası düzenlendiği yıl bilgisini içerecek şekilde oluşturulmalıdır. Eğer 2019 yılında 2018 tarihli geriye dönük bir e-Fatura düzenlenecek ise fatura numarasında yer alan yıl bilgisi 2018 olmalıdır.

• Tax Free faturası düzenliyor olmak e-fatura kayıtlı kullanıcısı olma yükümlülüğü getirir mi?

Tax Free faturalarının e-fatura olarak düzenlenip gönderilmesi yalnızca e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olanlar için 1/7/2017 tarihinden itibaren zorunludur. E-fatura uygulamasına girme zorunluluk şartlarını taşımayan Tax Free faturası düzenleyen mükellefler bu tarihten sonra da matbu (kağıt/e-Arşiv) fatura düzenlenmeye devam edecektir.

• e-Fatura entegrasyonu olan bir mükellef sadece Tax Free faturalar için özel entegratör kullanıp diğer faturalar için entegrasyon kullanabilir mi?

Hayır, e-Fatura uygulaması bir bütündür ve yalnızca bir yöntem ile uygulamadan yararlanılabilmektedir.

• Tax Free faturalarının e-fatura olarak düzenlenmesinde fatura iptali nasıl olacaktır?

Tüm e-Fatura uygulamalarında olduğu gibi Tax Free e-faturasında da iptal mekanizması yoktur. Satış iadeleri ya da iptali gerektiren durumlarda gider pusulası ile ürün geri alınacak, böylece muhasebe kayıtlarına hem hasılat hem de gider kaydı yapılacaktır. Bununla birlikte işlem karşılığında düzenlenen e-Fatura hali hazırda GTB sistemlerine gönderilmiş olduğu için haksız iadelerin önüne geçmek için satıcı tarafından aracı kurum mutlaka bilgilendirilmelidir. Bilgilendirme yöntemi bildirim yöntemi, Başkanlıkça www.efatura.gov.tr internet adresinde usul ve yöntemleri duyuruluncaya kadar aracı kurum ile mağaza arasında mail, sms, elektronik kayıt girişi vb. yöntemlerle serbestçe belirlenebilecektir. Başkanlık tarafından mükelleflerin erişimine sunulacak uygulama ve servislerin hayata geçirilmesini müteakip yalnızca bu yöntem(ler) kullanılacaktır.

• e-Fatura kapsamında "İrsaliyeli Fatura" düzenlenebilir mi?

211 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'ne göre mükellefler, fatura ve sevk irsaliyesini ayrı belgeler olarak değil, "İrsaliyeli Fatura" adı altında tek belge olarak düzenleyebilmektedirler. 397 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği ile e-fatura ile ilgili düzenlemeleri içermekte ve yayımlanan kılavuzlarda belirtilen fatura türleri arasında "İrsaliyeli Fatura" bulunmamaktadır. e-Fatura kapsamında elektronik olarak irsaliyeli fatura düzenlenemez.

Bununla birlikte 433 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği 'nin 15 inci maddesine göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine kullanılabilmektedir. Kağıt çıktının irsaliye yerine kullanılabilmesi için e-faturanın satış anında düzenlenmesi, fatura üzerinde "İrsaliye Yerine Geçer " ifadesine yer verilmesi, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak fatura üzerinde gösterilmesi ve kağıt çıktının yetkilisi tarafından imzalanması gerekmektedir. Bu şartları taşıyan e-faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine kullanılabilir.

• Şirket Nevi Değişikliği durumlarında ne yapmalıyız?

Nevi değişikliği yapılması halinde öncelikle yeni unvana ait Mali Mühür alınmalıdır. Aynı zamanda Gelir İdaresi Başkanlığı'na ileteceğiniz dilekçenize Ticaret Sicil Gazetesini de ekleyerek posta ile yollamanız gerekmektedir. Konuyla ilgili detaylı bilgiye ve yapmanız gereken işlem adımlarına http://forum.efatura.gov.tr/ adresindeki 21717 nolu sorunun cevabından ulaşabilirsiniz.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı'na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Nevi değişikliğine giden mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, e-Fatura Uygulamasından eski Vergi Kimlik Numarasına ait unvan ve mali mühür ile yararlanmaya devam edeceklerdir.

Bu süre zarfında, eski unvanlarına düzenlenen faturaları muhasebeleştirebilecekler, düzenleyecekleri e-Faturalarda, yeni unvan ve Vergi Kimlik Numarası bilgilerine faturanın açıklama alanında yer vereceklerdir. Yeni unvanlarına ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından Başkanlığa iletildikten sonra, Başkanlık tarafından eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive edilecektir. Bu tarihten sonra yeni VKN, yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-fatura düzenlenecektir.

• Şirket birleşmesi durumunda e-Fatura tarafında ne yapılmalıdır?

e-Fatura düzenleme ve e-defter tutma zorunluluğu getiren 421 sıra no.lu VUK Genel Tebliğine 448 sıra no.lu VUK Genel Tebliği ile eklenen hükme göre; elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nevi) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nevi) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler elektronik fatura uygulamasına geçmek ve elektronik defter kullanmak zorundadır. Uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez. Bunun yanında teknik kuralların yayımlandığı www.e-fatura.gov.tr ve www.edefter.gov.tr internet sitesinde de mükellefiyete ilişkin değişikliklerle ilgili açıklamalarda bulunulmuştur.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, unvanının değişmesi halinde 15 gün içinde unvan değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Unvan değişikliğine giden mükellefin e-Fatura sistemindeki unvanı, dilekçesine istinaden güncellenecek olup, mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, eski unvana ait mali mühürleri ile işlem yapmaya devam edebileceklerdir. Nevi Değişikliği e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile GİB'e posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Nevi değişikliğine giden mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, e-Fatura Uygulamasından eski Vergi Kimlik Numarasına ait unvan ve mali mühür ile yararlanmaya devam edeceklerdir. Bu süre zarfında, eski unvanlarına düzenlenen faturaları muhasebeleştirebilecekler, düzenleyecekleri e-Faturalarda, yeni unvan ve Vergi Kimlik Numarası bilgilerine faturanın açıklama alanında yer vereceklerdir. Yeni unvanlarına ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından Başkanlığa iletildikten sonra, Başkanlık tarafından eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive edilecektir. Bu tarihten sonra yeni VKN, yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-fatura düzenlenecektir.

Bu düzenlemelere göre birleşen şirketlerin e-fatura uygulaması açısından durumu aşağıdaki gibi ifade edilebilir.

Bileşilen Kurum hali hazırda e-fatura uygulaması kullanıcısı olması ve birleşmeyle birlikte bir unvan değişikliğinin de olmaması nedeniyle yeni bir mali mühür almaz, mevcut kullanıcı hesabıyla e-fatura uygulamasını kullanmaya devam eder. Birleşen Kurumun (infisah olan kurum ) ise e- fatura kullanıcı hesabının kapatılması gerekmektedir. Bunun sağlanabilmesi için birleşmenin tescili ile ilgili resmi belgelerle birlikte durumu izah eden bir dilekçe ile GİB'e posta yoluyla başvurulur. GİB ve özel entegratörle birlikte kullanıcı kapama işlemi yapılır. ( özel entegratör kullanıcı hesabını kapatsa bile e-fatura uygulaması yazılımı 2 saat içinde portal hesabını açacağından bu süreçte portal hesabı kullanılmak istenmiyorsa gönderilen dilekçeye istinaden kapama işlemi GİB ile birlikte yapılabilir.) e- fatura kullanıcı hesabı GİB tarafından kapatılana kadar gelen e-faturalar geçerli fatura olacağından kullanıcı hesapları takip edilmelidir.

• Tasfiye halindeki şirkete e-Fatura nasıl gönderilir?

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, Madde 269'a göre, tasfiye hâline giren şirket, tasfiye sonuna kadar tüzel kişiliğini korur ve ticaret unvanının başına "Tasfiye Hâlinde" ibaresini ekleyerek ticari hayatına devam eder. Tasfiye halindeki şirkete e-Faturanın gönderimi, en çok merak edilen konulardan biri. Konuyu bir örnek ile açıklayabiliriz:

Durum: 01.01.2014 tarihinde e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde yer alan A Ltd.Şti. 21.11.2014 tarihinde tasfiye haline girmiştir. Kendi sistemini Başkanlığa entegre ederek kullanan firma hesabını kapattığını belirtip, ticari ilişki içinde olduğu firmalardan kağıt fatura düzenlemelerini talep etmektedir.

Çözüm önerisi: Tasfiye halinde olan bir şirketin tüzel kişiliği sona ermiş değildir. Sadece ünvanı değişmiş ve başına "Tasfiye Halinde" ibaresi eklenmiştir. Burada iki husus söz konusudur;

1- Tüzel kişiliğin devam etmesi,

2- Unvanın değişmesi.

Buna göre:

1- Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 31.12.2013 tarih ve 11395140-105 [Mük 257-2012/VUK-1- . .-2048 sayılı özelgesine göre, şirket tasfiye halinde olsa bile tüzel kişiliği devam ettiği için e-Fatura mükellefiyeti de devam eder. Entegrasyon hesabının kapatılması durumunda otomatik olarak GİB portal hesabı açılır. Böylece e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinde yer almaya devam eder. Ticari ilişki içinde olan ve e-fatura düzenleme zorunluluğu bulunan mükelleflerin, tasfiye halinde olan A firmasını kayıtlı kullanıcılar listesinde gördükleri sürece bu firmaya düzenleyecekleri ve bu firmadan alacakları faturaların e-Fatura olmasına dikkat etmesi gerekiyor.

2- Şirketin unvanının değişmesinin söz konusu olması, mali mühür değişimini de gerektirir. Şirket, başında "Tasfiye Halinde" ibaresinin yer aldığı yeni unvanına göre mali mühür talebinde bulunur ve tasfiye işlemi sonuçlanana kadar e-Fatura uygulamasında yer almaya devam eder.

Tasfiye işlemi sonuçlandığında şirketin tüzel kişiliği sona erer. Bu durum Başkanlığa ekinde tasfiye kararı olan bir dilekçeye bildirilir ve tasfiye olmuş şirket e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinden çıkartılır.

• e-Fatura'da geçmişe dönük fatura kesmek sıkıntı yaratır mı?

VUK' nun mükerrer 257 inci maddesinin verdiği yetkiye istinaden yayımlanan 421 sıra nolu VUK Genel Tebliğinin; 5.3. bölümünde ise "Elektronik fatura ve elektronik deftere ilişkin olarak bu Tebliğ ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunur" 5.4. bölümünde "Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâğıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kâğıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır" ifadeleri yer almaktadır.

E-Fatura vermesi gerektiği halde, kağıt fatura verenlerin ve bu faturalara dayalı olarak kayıtlarını oluşturan alıcı mükelleflere;

• Düzenlenmeyen her e-Fatura için VUK 353. maddesi kapsamında özel usulsüzlük cezası kesilmesi,
• Kağıt faturayı indirim konusu yapana ayrıca bu faturalarla ilgili KDV indirimlerinin reddi suretiyle cezalı tarhiyat yapılması, mümkündür.

Bu kapsamda bu cezalarla muhatap olmamak için kağıt faturalar yerine e-faturaların düzenlenmesi gerekir. Farklı prefixlerden oluşturulacak faturalar tarih bazında müteselsilliği sağlayacaktır. Düzenlenme zamanı doğru da olsa tabii ki GİB bu faturaların sistemden geçme tarihlerini tespit edebilir. Bu durumda fatura düzenleme zamanının fatura üzerinde yazan tarih değil sistemden geçme tarihi olduğu hakkında bir içtihat geliştirmesi durumunda bu faturalar için usulsüzlük cezası kesebilir. Ancak bu ceza fatura kesmemekten değil fatura nizamına uymamaktan olacaktır.

• e-Fatura'da Düzenleme Tarihi ile Belge Tarihi arasındaki fark ne olmalıdır?

Vergi Usul Kanununun 231 inci maddesinin 5 inci fıkrasına göre; Fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azamî yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır. Aynı Kanunun 230 uncu maddesine göre faturada bulunması zorunlu bilgilerden düzenlenme tarihi faturanın üzerinde yazılı fatura tarihidir. Kağıt faturada olduğu gibi e-fatura üzerinde de fatura düzenlenme tarihi bulunmaktadır. e-Postanızda belirtiğiniz üzere, e-fatura Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından alıcısına ulaştırıldığından GİB e-faturanın ne zaman alıcısına gönderildiğinin bilgisine sahiptir. e-Fatura Uygulamasına Merkezi mesajlaşma platformu GİB üzerinde olduğundan, uygulama içinde GİB'in rolü e-faturanın iletimidir. GİB'de fatura iletiminde yapılan kontrol sadece teknik standartlara uygunluk kontrolüdür. öte yandan VUK 230 uncu maddede yer alan faturanın düzenleme zamanı e-fatura uygulaması için fatura üzerinde yazan tarih mi yoksa e-fatura uygulaması üzerinden geçtiği tarih mi olduğu hakkında bir belirleme yoktur. Bu kapsamda e-fatura uygulamasında düzenlenme tarihinin kağıt faturada olduğu gibi fatura üzerinde yazan tarih olduğu görüşündeyiz. Ancak kağıt faturada da olduğu gibi ilgili dönemin beyanname ve bildirimlerini verdikten sonra size gönderilen faturaları kabul etmeme imkanınız bulunmaktadır.

• e-Fatura/e-Arşiv Fatura Numarasının formatı ve usulü nedir?

Vergi Usul Kanunu mükerrer 242 inci maddesine göre elektronik fatura için Maliye Bakanlığı şekil hükümlerinden bağımsız usul ve esas belirleme yetkisine sahiptir. Bu kapsamda 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında düzenlenecek faturalarda kullanılan Fatura Numarasının kullanım şeklini, yayımlanan teknik kılavuzlardan "Ek-4 UBL-TR Kılavuzları_V-1.2 " belgeler kılavuzu belirlemiştir. İlgili Genel Tebliğ ve kılavuzlarda bulunmayan hususlar için başta VUK olmak kaydyla diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır. İlgili kılavuza göre fatura numarası; Üç haneli harf grubunu ifade eden birim kod ile 13 haneli müteselsil numaranın birleşiminden meydana gelmektedir. Müteselsil numaranın ilk dört hanesi faturanın düzenlendiği yılı kalan dokuz hane ise müteselsil numarayı ifade etmektedir. Fatura düzenleyen bünyesinde aynı fatura numarası birden fazla kullanılamaz. Enetegrasyon veya özel entegrasyon yöntemlerini kullanan mükellefler faliyetlerine ve mevzuat hükümlerine göre farklı birim kod kullanabilecektir. Buna göre "1" den başlamayan bir fatura birim kodu müteselsilliği bozmuş olacağından, kullanılan her birim kodu bazında yılık "1" den başlayan tarih bazında sıralı ve atlanmadan müteselsil numara kullanılması gerekmektedir. e-Fatura/e-Arşiv Fatura prefiksinde Türkçe karakter kullanılamamaktadır. Küçük harf olarak yazılamaz. Yabancı harflerin kullanımı ile ilgili bir açıklama olmamakla beraber È ve Í karakterler soyut kavramlar olup, söz konusu dile veya bağlama göre değişkenlik gösterebildiğinden birim kod olarak kullanılması uygun olmadığı düşünülmektedir.

• İşletmem aynı anda hem kağıt hem e-fatura düzenleyebilir mi?

e-Fatura Uygulamasına dahil olan mükelleflerin kendi aralarındaki faturalaşma süreçlerinin elektronik olması gerekmektedir. Diğer bir ifade ile sisteme dahil olan mükelleflerin kendi aralarında kağıt fatura düzenlemeleri mümkün değildir. Ancak e-fatura sistemine dahil olan bir mükellefin, fatura düzenleyeceği mükellef e-fatura sistemine kayıtlı bir mükellef değilse, bu mükellefe düzenlenecek fatura mecburen kağıt olmak zorundadır. Aynı zamanda e-Arşiv mükellefi ise kağıt fatura düzenleyemez.

• Bütün müşterilerime e-fatura göndermem mümkün mü?

e-Fatura Uygulaması, uygulama üzerinde tanımlı kullanıcıların e-fatura göndermesine ve almasına imkan tanımaktadır. Bu nedenle uygulama üzerinde kayıtlı olan müşterilerinize e-fatura göndermeniz gerekmekte olup sisteme kayıtlı olmayan müşterilerinize ise genel hükümler çerçevesinde kâğıt fatura düzenlemeniz gerekmektedir. Tüm müşterilerinize elektronik ortamda fatura düzenlemek istiyorsanız aynı zamanda e-arşiv fatura sistemine kayıt olabilirsiniz.

• Gönüllü olarak e-Fatura'ya geçebilir miyiz?

e-Fatura Uygulamasına dahil olan firmaların kendi aralarındaki faturalaşmalarının e-fatura şeklinde olması zorunludur. Bunun dışında isteyen firmalar elbette ihtiyari olarak e-Fatura Uygulamasını kullanabilirler. Ancak e-Fatura Uygulamasını kullanabilmek için gönderici ve alıcı, her ikisinin de birden sisteme kayıtlı olma zorunlulukları olduğu için, taraflar kendi aralarında hem fatura gönderirken hem de alırken e-fatura almak zorundadırlar. Dolayısıyla ihtiyari olarak e-fatura sistemine kaydolan bir firmanın bu sistemden sadece e-fatura almak için yararlanması mümkün değildir.

• e-Fatura Uygulamasından yararlanmada kaç farklı yöntem vardır?

e-Fatura Uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri:

1) e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan ve www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla,

2) Bilgi işlem sistemlerinin e-Fatura Uygulamasına entegre edilmesi yoluyla,

3) özel Entegratör vasıtasıyla.

Bu son durumda faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkânı sağlanmıştır.

Bu üç yönteme dördüncü olarak "düşük düzeyli entegrasyon" yöntemini de ilave etmek mümkündür. Bu durumda portal kullanıcıları e-faturalarını sisteme toplu olarak yükleme imkânına da sahiptir.

• e-Fatura yeni bir belge türü müdür? e-Fatura ile ilgili olarak Vergi Usul Kanunu'nda özel düzenlemeler var mı?

397 sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nde belirtildiği üzere e-fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Mükellefler e-fatura düzenlerken, süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır. Diğer bir ifade ile e-faturaya ilişkin VUK'da herhangi bir özel düzenleme yapılmamıştır.