e-Fatura ve e-Defter zorunluluğu olan mükelleflerin nevi değişikliği halinde zorunlulukları devam eder mi? Bu durumda Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) yapılacak bildirimler ve özel entegratörün/uyumlu yazılım üreticisinin yapacağı işlemler nelerdir?

Yazı: Yalçın Tercan, Emre Çakır- İdea Teknoloji Çözümleri

Öncelikle nevi değişikliği derken ne ifade edilmek isteniyor, buna bir açıklık getirelim. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 180'inci maddesinde, bir şirketin hukuki şeklini değiştirebileceği ve yeni türe dönüştürülen şirketin eski şirketin devamı niteliğinde olduğu, 181'inci maddesinde ise bir sermaye şirketinin başka türde bir sermaye şirketine dönüşmesinin geçerli türde değişiklik olduğu belirtilmiştir.

Bir sermaye şirketi;

• Başka türde bir sermaye şirketine,
• Kooperatife,

Bir kollektif şirket;

• sermaye şirketine,
• kooperatife,
• komandit şirkete;

Bir komandit şirket;

• sermaye şirketine,
• kooperatife,
• kollektif şirkete,

Bir kooperatif;

• sermaye şirketine, dönüşebilir.

Nevi değişikliğinde TTK'ya göre yeni türün (limited şirket, anonim şirket, kooperatif gibi) kuruluşuna ilişkin hükümler uygulanır.

5520 Sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu (KVK) "Devir, Bölünme ve Hisse Değişimi" başlıklı 19. maddesine göre kurumların tür değiştirmeleri de devir hükmündedir.

213 Sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu'na (VUK) göre nev'i değişikliğinin devir hükmünde olması ve devir işleminin anılan Kanun çerçevesinde gerçekleşmesi halinde devrolan şirketin hukuki varlığının sona ererek şirketin devir tarihi itibarıyla çıkarılan bilançosunun aktif ve pasifiyle kül halinde devralan şirkete geçmesi nedeniyle, devralan şirketin hesaplarına intikal edecek olan kayıt, devir tarihine kadarki süreci kapsar. Dolayısıyla devir tarihinden sonraki evrak ve vesikaların, nevi değişikliği sonucu anonim şirket statüsü kazanan şirket adına düzenlenmesi gerekir.

Diğer taraftan bu süre zarfında unvan/nevi değişikliği yapmış firma, henüz yeni mali mühür temin etmediği ve yeni unvanla/nevi değişikliğiyle e-Fatura sistemine dahil olmaması nedeniyle, teknik olarak yeni unvan ve Vergi Kimlik Numarası (VKN) ile e-fatura düzenleme imkanı bulunmaz.

Ayrıca nevi değişikliğinin gerçekleştiği tarihten sonra, eski unvana düzenlenen e-faturalar ile eski unvana ait mali mühür kullanılarak şirket tarafından düzenlenen e-faturaların, yeni unvana ait e-deftere işlenmesi gerekmektedir.

Nevi değişikliğinde yeni şirketin e-Fatura zorunluluğu

421 no.lu VUK genel tebliğine göre elektronik fatura ve elektronik defter uygulaması kullanma zorunluluğu bulunan mükellefler; nevi değişikliği yapmaları durumunda yeni ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler de elektronik fatura uygulamasına geçmek ve elektronik defter kullanmak zorundadır. Uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.

Nevi değişikliği sürecine girişle beraber VKN ve unvan değişikliği gerçekleşmektedir, bu da e-Defter ve e-Fatura uygulamalarında hukuki ve teknik bazı değişiklikler yapılmasını gerektirir.

397 sıra numaralı VUK Genel Tebliğinin "Mali Mühür" başlıklı 7'nci bölümünde belirtildiği üzere, tüzel kişilerin ve diğer kurumların herhangi bir nedenle unvanlarının değişmesi halinde, eski unvanı barındıran mali mühür geçerliliğini kaybeder. Bu doğrultuda unvan değişikliğini izleyen 15 gün içerisinde yeni unvana ve nevine uygun mali mühür başvurusu yapılması gereklidir. Ayrıca nev'i değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesi fotokopisinin ve durumu açıklayan bir dilekçenin posta yoluyla Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) ulaştırılması gerekmektedir.

Yeni mali mühür temin edilene kadar, e-Fatura ve e-Defter uygulamasında eski unvana ilişkin olarak düzenlenen mali mühür kullanılmalıdır ve bu süre içinde düzenlenen e-faturalarda yeni unvan ve VKN bilgilerine faturanın açıklama alanında yer verilmesi gerekmektedir.

Eski unvanlarına gelen e-faturalar ise, yeni neviyle e-Fatura uygulamasına dahil olana kadar indirim konusu yapılabilecek, muhasebeleştirilebilecektir.

Nevi değişikliği sürecinde e-fatura uygulamasına ilişkin yapılacak işlemler

e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır. GİB e-fatura sisteminin altyapısında her mükellef sisteme VKN ile kayıtlıdır. Bunun yanında mükelleflerin unvanı da ilgili listelerde yer almaktadır. Ayrıca VUK 230/2 maddesi gereği faturada faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı bulunmak zorundadır.

Yeni mali mühür başvurusu:Nevi değişikliği yapan şirket unvan değişiklğini izleyen 15 gün içinde;

• Nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile GİB'in Yeni Ziraat Mah. Etlik Cad. No:16 Dışkapı/ANKARA adresine posta yoluyla iletmek,
• Yeni unvana ait mali mühür temini için TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurusunu yapmak zorundadır.

Yeni unvanlara ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından GİB'e iletildikten sonra, GİB tarafından eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive edilir. Bu tarihten sonra yeni VKN, yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-fatura düzenlenir.

e-Fatura içeriğindeki ve görselindeki unvanın güncellenmesi: Yeni nevi'ye ait mali mühür geldikten sonra e-Fatura uygulaması eğer doğrudan entegrasyon veya özel entegrasyon yöntemi kullanılıyorsa e-Fatura içeriğinde hem xml'i hem de görüntüsünde "xslt" unvan ve VKN bilgisinin güncellenmesi gereklidir. e-Fatura mükellefleri tarafından nevi değişikliği kararından sonra yapılacak bir diğer işlem fatura görselindeki unvanın güncellenmesidir. Bu işlem teknik bir işlem olduğundan özel entegrasyon yöntemi kullanılıyorsa özel entegratör teknik ekibi tarafından e-fatura .xml tag'lerinde unvan ve VKN yazılabilen alan güncellenmeli ayrıca faturanın görüntülenmesini sağlayan xslt dosyasında unvan ve VKN değişikliği ile ilgili bir güncelleme gerekiyorsa yapılmalıdır. Doğrudan entegrasyon yönteminde bu işlem mükellefin kendi veya hizmet aldığı IT ekibi tarafından yapılır.

Kullanıcı listesinin özel entegratör tarafından güncellenmesi:GİB başvurusu yapıldıktan sonra, özel entegrasyon yönteminde kullanıcı bilgileri özel entegratör tarafından gönderildiğinden, bir değişiklik olması durumunda özel entegratör güncelleme yapabilir. Bu durumda;

Özel entegratör kullanıcının hesabını mükellefin yeni mali mührüyle kendi platformu üzerinde eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive edilecektir.

ÖNEMLİ:

Mali mühür temin edildiğinde infisah eden kurumun kullanıcı hesapları özel entegratör tarafından kapatılır. Aynı anda yeni nevi'ye ait yeni e-fatura hesabı açılır.

e-Fatura sisteminde özel entegratör tarafından kapatılan hesaplar, aynı özel entegratör veya başka bir özel entegratör tarafından açılmazsa kapatılan hesap için 2 saat içinde GİB portal hesabı otomatik olarak açılır. Mükellefler GİB ile temasa geçip dilekçelerinde belirtilen infisah eden kurumun hesabının GİB tarafından kapatılmasını istemelidirler.

Özel entegratör tarafından kapatılan hesap ayrıca GİB tarafından da hesap kapatılmalıdır. E-fatura Mükellefleri ekranında sorgulama yapılarak hesabın kapatılıp kapatılmadığı kontrolü sağlanabilir.

Nevi sürecinde e-Defter uygulamasına ilişkin yapılacak işlemler

1 sıra no.lu e-Defter Genel Tebliğine göre e-defter hesap dönemi bazında tutulmakla beraber aylık olarak oluşturulur. Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez.

Kurumlar Vergisi Kanunu'nun 17/1-a maddesi uyarınca, nevi değişikliği, başlangıç tarihinden aynı takvim yılı sonuna kadar olan hesap dönemi geçerli olacaktır.

Nevi sürecine girilmesiyle e-Defter uygulamasında hesap dönemleri ve mükellefin unvanı değişeceğinden GİB ve e-defterler nezdinde bir dizi değişiklik yapmak gerekir:

Mali Mühür başvurusu:

e-Defter uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde;

• nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile GİB'in Yeni Ziraat Mah. Etlik Cad. No:16 Dışkapı/ANKARA adresine posta yoluyla bildirmesi,
• yeni unvana ait mali mühür temini için de Kamu Sertifikasyon Merkezinin http://mm.kamusm.gov.tr/ adresinden elektronik ortamda başvurması gerekmektedir.

Yeni VKN için talep edilen mali mührün mükellefin eline ulaşmasıyla birlikte http://edefter.gov.tr/edefterbasvuru.htmlweb sitesinden yeni kimlik numarası için elektronik defter başvurusu yapılmalıdır. E-Fatura uygulaması için yeni nevi için alınan mali mühür sertifikası e-defter uygulaması için de kullanılır.

Defterlerin yüklenmesi: e-Defter uygulamasında her ayın e-defterlerine ilişkin beratlar GİB e-defter uygulamasına yüklenir. Uygulama, ilgili beratları GİB'in mali mührü ile imzalarken bazı kontroller yapmaktadır. Bunlardan bazıları; hesap dönemi e-defter beratları sırasıyla yüklendi mi, e-defter beratları aylık olarak GİB e-defter kılavuzlarında belirtilen kurallara uygun olarak numaralandı mı gibi kontrollerdir. Nevi değişikliği önceki son ayın e-defter beratları, nevi değişikliği öncesi döneme ait kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar yüklenmelidir. Nevi değişikliğinin Ticaret Sicil Gazetesi'nde yayımlandığı tarihi takip eden 30 içinde verilmelidir. Bu kıst dönemine ilişkin e-defter beratı da nevi değişikliğinin Ticaret Sicil Gazetesi'nde yayımlandığı tarihi takip eden 30'uncu günün isabet ettiği ayın sonuna kadar alınmalıdır.

Nevi değişikliği kararının tescilinden sonraki ilk dönem e-defter beratları ilgili ayı takip eden üçüncü ayın sonuna kadar yüklenmelidir. Diğer taraftan e-defter oluştururken hesap dönemine ilişkin bilgiler e-defterlerde yer almalıdır.

e-Defterler dönem aralıklarına göre bölünmesi (eski nevi- yeni nevi): Defterler imzalanırken ilgili dönemine ait mali mühür kullanılmalıdır. Örneğin; 06.01.2019 tarihinde nevi değişikliği başlayan bir şirket için 06.01.2019 öncesindeki defterler ayrı ve eski mali mühür ile, 06.01.2019 tarihi ve sonrası defterler ayrı ve yeni mali mühür ile yüklenmelidir.

Yevmiye Madde Numarası: e-Defter yevmiye numaraları nevi değişikliği başlangıcında oluşturulan ilk e-defterde "1"'den başlamalıdır.

e-Defter Beratı Kontrol numarası: Kontrol numarası oluşturulan defter parçalarına verilen tekil numaradır. İlgili hesap dönemi içerisinde birbirinden ayrı olarak oluşturulmuş defter numaralarının müteselsilliğini ve birbirleri ile ilişkilendirmek amacıyla verilir. 3 haneli harf grubunu ifade eden doküman kodu (YEV veya KEB) ile 12 haneli numaranın birleşiminden meydana gelir. 12 haneli numaranın ilk dört hanesi, dokümanın düzenlendiği yılı, sonra gelen iki hane dokümanın ait olduğu ayı, kalan altı hane ise müteselsil numarayı ifade etmektedir. Nevi değişikliği öncesi e-defterin kontrol numarası daha önceki ayları takip eder. Ancak tasfiye sonrası e-defterin kontrol numarası 1'den başlar.

Mali yıl Başlangıç-Bitiş tarihleri: Nevi değişikliği öncesi yüklenecek e-defterin mali yıl başlangıç -bitiş tarihi olarak, daha önceki aylarda olduğu gibi nevi değişikliğine gitmediyse ne olacaktıysa o tarihler yazılmalıdır. Örneğin hesap dönemi takvim yılıysa yılın ilk günü ve son günü başlangıç ve bitiş olarak yazılacaktır.

Nevi değişikliğinde hesap dönemi nevi değişikliği tarihi ile hesap döneminin sonu arasındadır.

Konuyla ilgili örneklere e-Defter Uygulaması Yazılım Uyumluluk Onayı Kılavuzu'ndan ulaşılabilir.