e-Belge olarak düzenlenmesi gereken e-irsaliyeler hangi durumlarda matbu olarak düzenlenebilir, istisnai haller nelerdir, mücbir sebepler nelerdir, ne zaman matbu irsaliyenin e-irsaliyeye dönüştürülmesi gerekir gibi matbu irsaliyeye ilişkin pek çok sorunuzun yanıtını bu yazıda bulabilirsiniz.

Yazı: Nilay Subaş, İdea Teknoloji Çözümleri

e-İrsaliye uygulaması; sevkiyat süreçlerinde zaman kayıplarının önüne geçmesi, dağıtım ve denetim süreçlerini hızlandırması, fiziki arşivleme maliyetini ortadan kaldırması gibi birçok avantaja sahip olsa da bazı teknik sebep ya da imkansızlıklar elektronik ortamda irsaliye oluşturulmasına engel olabilmektedir. Teknik imkansızlıklarda elektronik ortamda e-irsaliyenin düzenlenip e-irsaliye sistemine iletilemediği durumlarda, Gelir İdaresi Başkanlığınca (GİB)  e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerin e-irsaliyeleri kağıt olarak düzenlemesine izin verilmiştir. Mükellefler, sistemlerinde arıza/kesinti meydana gelmesi veya diğer mücbir sebep durumlarında matbu sevk irsaliyesi düzenleyebilir ya da alabilir. Ancak bu gibi durumlarda matbu irsaliye düzenlemek istisnai bir işlem olup süreklilik arz etmemesi büyük önem taşır. Belirtilen durumlarda matbu sevk irsaliyesi düzenlenerek sevkiyat işlemlerine başlanabileceğinden, e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerin mevcut matbu sevk irsaliyelerinden yeterli miktarda bulundurması gereklidir.

Kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi şartıyla; 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde belirtilen istisnai durumlarda matbu irsaliye düzenlenmesi halinde, özel usulsüzlük cezasının söz konusu olmayacağı belirtilmiştir. Ancak bu durumların gerektiğinde mükellef tarafından tevsik edilmesi beklenmektedir.

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde belirtilen e-belge olarak düzenlenmesi gereken belgelerin kağıt olarak düzenlenebileceği durumlar şu şekilde sıralanmaktadır: 

• Başkanlığın ve e-Belge uygulamalarına taraf olan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan bakım, 
• İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mükellefin ya da Başkanlıktan izin almış özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan planlı bakım (yazılı bildirimde belirtilen süre ile sınırlı kalmak kaydıyla),
• İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, kullanılmakta olan mali mührün veya elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması (yeni mali mühür veya elektronik imza aracının temini süresince), 
• Bakanlık veya Başkanlık tarafından e-Belge uygulamalarına ilişkin olarak yayımlanan genel tebliğ, sirküler ve teknik kılavuz ve duyurularda, belgelerin e-Belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine izin verdiği durumlarda.

Bunlara ilave olarak VUK 13. madde yazılı Mücbir sebepleri nedeniyle e-irsaliye düzenlenemezse özel usulsüzlük cezası kesilmez.

Mücbir sebepler ise;

• Vergi gerekliliklerinin herhangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk,
• Vergi gerekliliklerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler,
• Kişinin iradesi dışında gerçekleşen mecburi imkansızlıklar,
• Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla belgelerin elinden çıkmış bulunması gibi hallerdir. 

Yukarıda sayılan hallerde sadece matbu sevk irsaliyesi ile sevkiyat yapılması mümkündür. Ayrıca bu sevk irsaliyelerinin e-irsaliyeye dönüştürülmesi gerekmez. Ancak bu durumun da süreklilik arz etmemesi gereklidir.

Matbu irsaliyeyi hangi durumlarda e-irsaliyeye dönüştürmek gerekir?

Diğer taraftan, matbu irsaliye ile aynı anda e-irsaliye düzenlenmesi ya da matbu irsaliyenin sonradan e-irsaliyeye dönüştürülmesi gereken bazı durumlar da mevcuttur.

Matbu irsaliye ile birlikte aynı anda e-irsaliyenin de düzenlemesi gerektiği ya da matbu irsaliyenin sonradan e-irsaliyeye dönüştürülmesi gerektiği senaryolardan bahsedelim:

1. E-irsaliye uygulamasına dahil olunan ayın son gününe kadar matbu sevk irsaliyesi düzenlenebilir mi?

509 no.lu Genel Tebliğin “VIII Diğer Hususlar” bölümüne göre; e-Belge uygulamalarına dâhil olan mükellefler, uygulamaya dâhil oldukları tarihin içinde bulunduğu ayın (e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları için 7’nci günün) sonuna kadar, söz konusu belgeleri kâğıt ortamda da düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için e-Belge veya kâğıt ortamdaki belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gereklidir.

Buna göre e-İrsaliye uygulamasına ilk kez dahil olacak mükellefler, uygulamaya dahil oldukları ayın son gününe kadar e-irsaliye yerine matbu irsaliye düzenleyebilir ve alabilirler. Bu mükelleflerin e-İrsaliye uygulamasına dahil oldukları ayın son gününe kadar düzenledikleri matbu irsaliyelerin sonradan e-irsaliyeye dönüştürülmesi gerekmez.

2. Sevkiyatın başlatıldığı lokasyonda altyapı ve teknik imkânsızlıklar nedeniyle e-irsaliye düzenlenmesinin mümkün olmadığı hallerde nasıl bir yol izlenmelidir?

Bu gibi durumlarda matbu sevk irsaliyesi ile e-irsaliye aynı anda düzenlenmelidir. Düzenlenen matbu sevk irsaliyesinin üzerinde; e-irsaliyeye ait belge numarası ve belge düzenleme tarihi ve zamanı ile taşıyıcı (şoför adı-soyadı-TCKN) ve araç plaka bilgilerine yer verilmesi gerekli olup üzerine “e-irsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir.” ibaresi yazılmalıdır. Söz konusu lokasyonda düzenlenebilecek matbu sevk irsaliyesinin bulunmaması halinde, gerekli teknik altyapının bulunduğu lokasyonda e-irsaliye düzenlenerek, söz konusu e-irsaliyeye ait bilgiler (e-irsaliyenin düzenleyicisin VKN/TCKN bilgisi ile e-irsaliye belge numarası) malın sevkini sağlayan kişiye sağlanmalıdır.

Özetle Maliye Bakanlığı sahada e-irsaliye düzenlenememesi durumlarını 509 no.lu VUK Genel Tebliğinde belirtilen istisnai hallerden saymamakla birlikte, sahada teknik imkansızlıklar nedeniyle e-irsaliye düzenlenmesine imkan sağlanmıştır. Bu durumda şirket merkezinde (teknik altyapının bulunduğu lokasyonda) mutlak suretle e-irsaliye oluşturulacak, saha personeline bu e-irsaliye ulaştırılamıyorsa diğer iletişim yöntemleri ile e-irsaliye bilgisi ulaştırılarak, sahada düzenlenen matbu irsaliye üzerine merkezde düzenlenen e-irsaliyenin bilgileri yazılacaktır.

3. Alıcının adresinde bulunamaması, alıcının malları kabul etmemesi gibi durumlar nedeniyle malların işletmeye geri getirilmesi ya da malların farklı bir alıcıya sevk edilmesi durumunda matbu irsaliye düzenlenebilir mi?

Malların satıcıya geri taşınması halinde malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni irsaliye düzenlenmesi zorunludur. Ancak teknik imkansızlıklar nedeniyle yeni bir e-irsaliyenin söz konusu sahada düzenlenemediği durumlarda, matbu sevk irsaliyesi ile malların satıcıya geri getirilmesi ya da farklı bir alıcıya sevk edilmesi mümkündür. Ancak düzenlenen matbu irsaliye üzerinde, “e-İrsaliyeye Dönüştürülecektir” ibaresi ile taşıyıcı (şoför adı-soyadı-TCKN) ve araç plaka bilgisinin bulunması gerekmektedir. Bu şekilde düzenlenen matbu sevk irsaliyeleri en geç takip eden gün içinde “MATBUDAN” türünde e-irsaliye olarak da düzenlenmelidir. Düzenlenen e-irsaliye belgesinin ilgili alanında matbu sevk irsaliyesine ait belge numarası ve belge tarihi ile taşıyıcı ve araç plaka bilgilerine de yer verilmelidir.

4. Sevkiyat işlemi sürerken, araç, şoför vb. diğer bilgilerde değişikliğin olması durumunda ne yapılmalıdır?

Taşımayı gerçekleştiren şoför e-irsaliye düzenlemek için teknik olanaklara sahip değilse takip eden gün içerisinde “Matbudan” tipinde e-irsaliye oluşturup e-irsaliye sistemine iletmek koşulu ile yeni bilgileri barındıran matbu irsaliyesi düzenleyebilir. Bu irsaliye üzerinde e-irsaliyeye dönüştürüleceğine ilişkin açıklamaya yer verilmesi unutulmamalıdır.

Bu senaryoda e-irsaliye düzenleyen birimler tarafından da güncel bilgilerin bulunduğu e-irsaliyenin düzenlenerek elektronik ortamda da görüntülenmesini sağlayacak şekilde harici yollarla araç şoförüne iletilmesi mümkündür.

5. Müşterinin ya da teslim edilecek mal miktarının sevkiyat başlangıcında bilinemediği bazı mal sevkiyatlarında ve müşteriye teslimat gerçekleştirilirken nasıl bir yol izlenecektir?

Müşterinin ya da teslim edilecek mal miktarının sevkiyat başlangıcında bilinmediği durumda öncelikle “MUHTELİF MÜŞTERİLER” ibareli e-irsaliye düzenlenecektir. Alıcıya malın teslimi anında ya e-Fatura / e-Arşiv Fatura ya da alıcı/mal miktarı bilgilerinin bulunduğu yeni bir e-irsaliye düzenlenecektir. Ancak söz konusu lokasyondaki teknik imkansızlıklar nedeniyle e-irsaliye’nin düzenlenemediği durumlarda, üzerinde “e-irsaliye’ye Dönüştürülecektir” ibaresi ile taşıyıcı (şoför adı-soyadı, TCKN) ve araç plaka bilgisinin yazılacağı matbu sevk irsaliyesi düzenlenebilir.

6. E-irsaliyenin düzenlenemediği ve matbu sevk irsaliyesi ile sevkiyat yapıldığı durumlarda en geç matbu sevk irsaliyesini takip eden gün içerisinde düzenlenmesi gereken “Matbudan” tipinde e-irsaliyenin düzenlenme tarihi ve fiili sevk tarihi ne olmalıdır?

Düzenlenecek “Matbudan” tipinde e-irsaliyenin düzenleme tarihi ve fiili sevk tarihi matbu sevk irsaliyesi ile aynı olmalıdır.

7. Matbu irsaliye ile sevk edilen ve 1 gün içerisinde “MATBUDAN” türünde e-irsaliyeye dönüştürülen teslimlere ilişkin fatura düzenleme süresi için matbu irsaliye mi e-irsaliye mi baz alınmalı?

Müşteriye düzenlenecek e-Fatura veya e-Arşiv Fatura, sevkiyata konu malların teslim tarihinden itibaren 7 gün içinde düzenlenmelidir.