2018'de başlayan e-İrsaliye uygulaması ile mükellefler kağıt irsaliye süreçlerini de elektronik ortama aktarmaya başladı. Bununla birlikte bakım, kesinti, sistem aksaklıkları vb. hallerde kağıt irsaliye düzenleme olanağının olup olmadığı konusunda hala tereddüt yaşanıyor. Maliye Bakanlığı'nca kağıt irsaliye kesilmesine izin verilen zorunlu durumlar neler, bu irsaliyelerin sonradan e-irsaliyeye dönüştürülmesine gerek var mı, nasıl dönüştürülecek gibi sorularınızı yanıtlamaya çalıştık.

Mükelleflerin, özel entegratörün veya GİB'in e-İrsaliye ile ilgili sistemlerinde arıza, bakım, kesinti veya diğer mücbir sebep hallerinde kağıt ortamda irsaliye düzenlenebilmektedir. Mükelleflerin bu gibi durumlarda düzenlenmek üzere yeterli miktarda matbu belge bulundurmaları zorunludur.  Ancak bu şekilde belge düzenlemek istisnai bir uygulama olup süreklilik arz etmemesi gerekmektedir. Süreklilik arz etmesi halinde, uygulamalardan kendi bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle yararlanan mükelleflerin, entegrasyon izinleri Başkanlıkça iptal edilebilir ve otomatik olarak GİB Portal hesapları açılır. Bu mükellefler isterlerse uygulamalardan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla yararlanabilirler.

Zorunlu haller neler?

Maliye Bakanlığı'nca 494 Sıra no.lu VUK Genel Tebliği ve 509 no.lu VUK Genel Tebliğinin “V.7. e-Belge Olarak Düzenlenme Zorunluluğu Getirilen Belgelerin Kâğıt Olarak Düzenlenebileceği Haller” ile belirlenen aşağıdaki zorunlu hallerde de kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi kaydıyla, irsaliye kâğıt olarak düzenlenebilecek, özel usulsüzlük cezası kesilmeyecektir:

• GİB ve elektronik belge uygulamalarına taraf olan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan bakım,
• İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mükellefin ya da özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan planlı bakım (yazılı bildirimde belirtilen süre ile sınırlı kalmak kaydıyla),
• İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, kullanılmakta olan mali mührün veya elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması (yeni mali mühür veya elektronik imza aracının temini süresince),
• GİB tarafından elektronik belge uygulamalarına ilişkin olarak yayımlanan genel tebliğ, sirküler ve teknik kılavuzlarda, belgelerin elektronik belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine izin verilmesi durumları.
• Vergi Usul Kanunu'nda sayılan mücbir sebepler

Sonuç olarak, e-irsaliye sistemlerinde arıza, bakım, kesinti veya diğer mücbir sebep/zorunlu hallerinde kağıt irsaliye düzenlenebilecektir.

Bu yazı 20 Temmuz 2020'de güncellenmiştir.