397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile mevzuat altyapısı oluşturulan e-Fatura, 2010 itibarıyla Türkiye'de uygulanmaya başladı. 424 ve 454 sıra numaralı VUK Genel Tebliğleri ile kullanım zorunluluğu ve kullanım alanları genişletilen e-Fatura uygulamasının 2017'de kullanıcı sayısı 60 binleri aştı. Son yayınlanan tebliğle, 1 Temmuz 2017 tarihinden itibaren ihracat sürecinde kesilecek olan faturaların e-Fatura olması zorunluluğu getirildi. Peki e-Fatura nedir, ihracatta mevcut süreçle yeni ihracat e-Fatura süreci arasında temel olarak ne tür farklar var, e-İhracat Faturada bulunması zorunlu alanlar nelerdir?...

Fatura işletmelerin tüm süreçleriyle ilişkili olan ve ticari hayatta yoğun şekilde kullanılan en önemli belgelerden biri. Artan rekabet koşulları, piyasa koşulları, teknolojik değişim ve gelişim süreci, işletmelerin üretim süreçlerini etkilediği kadar belgelendirme süreçlerinde de etkili oluyor. Zaman ve işgücü maliyeti faturalama süreçlerinin de elektronik ortama taşınmasını tetikliyor.

Belgelendirme süreçlerinin elektronik ortama taşınmasıyla, işlerliği ve otomasyonu sağlanarak, diğer iç ve dış iş süreçleriyle entegre edildiğinde kendinden beklenen faydayı tam anlamıyla sağlayabilir. Kağıt faturadakinin aksine e-Fatura uluslararası standartlara dayandırıldığından evrensel bir özellik kazanarak, farklı dillerde kolayca algılanabilir hale geliyor. Ülkelerarası ticaretin kolaylaştırılmasında ve birlikte işlerliğin artırılmasında kayda değer bir kolaylık elektronik süreçlerle sağlanıyor.

İhracat bir ülkenin en önemli gelir kaynaklarından biri olmakla birlikte birçok prosedürel aşamaya tabi olan bir süreci de içeriyor. 26.05.2015 tarihli 29392 sayılı resmi gazetede yayımlanan 454 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile birlikte e-Fatura kullanıcısı olan ihracatçı firmalara ihracat senaryosuna göre e-Fatura kullanma zorunluluğu getirildi. Zorunlu geçiş için 1 Temmuz 2017 tarihine kadar firmalara süre tanındı. Bu tarihe kadar firmalar ihracat faturasını hem kâğıt hem de elektronik ortamda e-Fatura olarak kesebiliyorlar.

İhracat sürecinde kâğıt faturanın yerini e-Faturanın alması sadece faturanın iletim ortamının değişmesi anlamına gelmiyor, mevcut işleyişte de yenilikler gerektiriyor. Fiili ihracatın gerçekleştirilebilmesi için, prosedürlerinin de sağlıklı bir şekilde tamamlanması gerekli. Her ne kadar ticaret sadece alıcı ve satıcı arasında gerçekleşse de ihracat sürecinin diğer tarafları gümrük müşavirlikleri ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı (GTB) ve e-Fatura sürecinin de devreye girmesiyle birlikte Gümrük İdaresi Başkanlığı'ndan (GİB) oluşuyor. Ülkelerarası ticarette sadece fatura değil bunun yanında gümrük beyannamesi ve diğer tamamlayıcı belgeler de ihracatın gerçekleşmesi için gerekli.

e-Fatura nedir?

Türkiye'de 2010'dan bu yana uygulanan e-Fatura; kayıtlı kullanıcılar arasında fatura aktarımının GİB merkezi platformu üzerinden gerçekleştiği, UBL formatında mali mühür elektronik sertifikası ile imzalı şekilde değişimi sağlanan kâğıt fatura ile aynı hükümlerde olan ticari bir belge. e-Fatura dolaşımı sadece GİB sisteminde kayıtlı firmalar arasında gerçekleştirilebiliyor.

Mevcutta işleyen ihracat süreci ve e-İhracat Fatura arasındaki farklar nelerdir?

454 sıra no.lu VUK genel tebliğine göre ihracatta kesilen faturalar e-fatura olarak kesilmek zorunda.

Kağıt Fatura ile ihracat sürecinde, Şekil 1'de de gösterildiği gibi;

• Firma ihracat kararı verdikten sonra fiziki süreci ve ilgili prosedürü başlatır.
• İhraç edilecek mal gümrüğe doğru yola çıktığında diğer taraftan fatura ve diğer belgeler hazırlanarak gümrük müşavirine gönderilir.
• Gümrük müşaviri fatura, diğer belgeler ve firmadan topladığı harici bilgilere göre Gümrük Beyannamesini oluşturur.
• Beyannamenin GTB sistemi üzerinden kaydı yaptırılır. Malın ihracı sırasında beyanname fatura ve diğer belgelerle birlikte gümrük noktasında bulundurulur.
• Öncelikle gümrük memuru beyanname ve fatura bilgilerinin uyuşup uyuşmadığını kontrol eder.
• Belge kontrolünden sonra ihraç edilecek fiziki mallarla, belgelerde belirtilen malların uyuşup uyuşmadığının kontrolü yapılır.
• Hiçbir kontrol noktasında sorun çıkmazsa malların gümrük çıkışı gerçekleştirilir.
• Mevcut durumda ihracat faturaları kağıt ortamda, e-Arşiv kullanımına geçmiş mükellefler tarafından ise e-Arşiv fatura olarak kesilir ve kağıt çıktısı alınarak diğer belgelere eklenir. Böyle bir durumda ihracat faturasındaki bilgiler doğrudan GİB ya da GTB tarafına iletilemez.

e-İhracat Fatura sürecinde ise ihracat faturasına ait bilgiler e-Faturada olduğu gibi GİB platformu üzerinden geçerek anlık olarak GTB'ye bildirilecek. Yani sistem kapalı devre olarak işletilecek ve Satıcı-GİB-GTB-Alıcı rolleri arasında süreç işleyecek.

• e-İhracat Fatura gönderilebilmesi için ön şart firmanın e-Fatura kayıtlı kullanıcılar arasında yer alması.
• Mevcut e-Fatura uygulamasında e-Fatura, sistemde kayıtlı olan alıcı ve satıcı arasında GİB üzerinden dolaşımı yapılan elektronik belgedir. Ancak ihracat faturasında ihracat yapılan firmalar adına genel alıcı pozisyonunda GTB konumlanmıştır. İhracat e-Faturasında süreç adımları Şekil 2'den de görülebilir.
• Firma veya özel entegratör tarafından e-Fatura ihracat senaryosuna göre oluşturulur.
• Oluşturulan fatura GİB üzerinden GTB'ye ulaştırılır.
• Fatura durumu faturada olduğu gibi sistem yanıtlarıyla takip edilir.
• e-Fatura GTB'ye ulaştığında ihracat e-faturasına özgü 23 haneli bir referans numarası döner.
• Fiili ihracat gerçekleştiğinde ise GTB tarafından dönülen uygulama yanıtıyla süreç tamamlanır.

e-İhracat Faturada bulunması zorunlu alanlar

e-İhracat Faturası mevcut faturada olması gereken alanların yanında GTB yönetmeliğinde madde 115'te belirtilen, "bir faturada olması gereken alanlar"ı da içerecek şekilde düzenlenmesi gerekiyor. Dolayısıyla e-İhracat Faturası hem vergi mevzuatı hem de gümrük mevzuatına tabi bir belge. e-İhracat Faturada bulunması zorunlu alanlar için e-İhracat Fatura ile ilgili en sık sorulan sorular yazısına göz atın.

e-İhracat fatura gönderim süreci ana hatları

İhracat e-faturası hem süreç olarak hem de belge içeriği olarak mevcuttan biraz daha farklı. Firma GİB ve GTB tarafından anlık veri akışı olması sayesinde süreç kamu tarafında daha izlenebilir ve kontrollü bir hale getirilebilecek. Firmalar ve gümrük müşavirleri tarafından bakıldığındaysa alışılagelen süreç biraz değişecek. Sürecin elektronik ortama taşınması bazı avantajları yanında getirdiği gibi kağıt süreçteki esnekliklerin ve insiyatif almaların yerini her aşamanın elektronik ortamda izlenebilir şekilde yönetilmesi gerekliliğini beraberinde getirecek.

Firmalar ve ülke için ihracat kritik bir öneme sahip. İhracatın fiziksel olarak başarıyla tamamlanabilmesi için prosedürel süreçlerinde de aksaklık yaşanmaması gerekiyor. İhracatta başlayacak elektronik belge sürecinin firma tarafında GİB ve GTB gerekliliklerini sağlayacak şekilde çok iyi kurgulanması şart. Gerek fatura ve gümrük beyannamesi üzerinde bulunması gereken bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak girilmesi, gerekse GİB, GTB ve e-Fatura hizmeti veren firmalar arasındaki sürecin eşzamanlı ve doğru işletilmesi konusunda, ihracat sürecinin taraflarına büyük sorumluluklar düşüyor.

1 Temmuz 2017 tarihinde başlayacak zorunlu süreç için firmaların hazırlıklarını yapması; testlerini gerçekleştirip eksik veya aksayan bir nokta varsa düzeltmeleri ve yeni yapıya hazır olmaları e-İhracat sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi için önem taşıyor.

397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile mevzuat altyapısı oluşturulan e-Fatura, 2010 itibarıyla Türkiye'de uygulanmaya başladı. 424 ve 454 sıra numaralı VUK Genel Tebliğleri ile kullanım zorunluluğu ve kullanım alanları genişletilen e-Fatura uygulamasının 2017'de kullanıcı sayısı 60 binleri aştı. Son yayınlanan tebliğle, 1 Temmuz 2017 tarihinden itibaren ihracat sürecinde kesilecek olan faturaların e-Fatura olması zorunluluğu getirildi. Peki e-Fatura nedir, ihracatta mevcut süreçle yeni ihracat e-Fatura süreci arasında temel olarak ne tür farklar var, e-İhracat Faturada bulunması zorunlu alanlar nelerdir?...

Fatura işletmelerin tüm süreçleriyle ilişkili olan ve ticari hayatta yoğun şekilde kullanılan en önemli belgelerden biri. Artan rekabet koşulları, piyasa koşulları, teknolojik değişim ve gelişim süreci, işletmelerin üretim süreçlerini etkilediği kadar belgelendirme süreçlerinde de etkili oluyor. Zaman ve işgücü maliyeti faturalama süreçlerinin de elektronik ortama taşınmasını tetikliyor.

Belgelendirme süreçlerinin elektronik ortama taşınmasıyla, işlerliği ve otomasyonu sağlanarak, diğer iç ve dış iş süreçleriyle entegre edildiğinde kendinden beklenen faydayı tam anlamıyla sağlayabilir. Kağıt faturadakinin aksine e-Fatura uluslararası standartlara dayandırıldığından evrensel bir özellik kazanarak, farklı dillerde kolayca algılanabilir hale geliyor. Ülkelerarası ticaretin kolaylaştırılmasında ve birlikte işlerliğin artırılmasında kayda değer bir kolaylık elektronik süreçlerle sağlanıyor.

İhracat bir ülkenin en önemli gelir kaynaklarından biri olmakla birlikte birçok prosedürel aşamaya tabi olan bir süreci de içeriyor. 26.05.2015 tarihli 29392 sayılı resmi gazetede yayımlanan 454 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile birlikte e-Fatura kullanıcısı olan ihracatçı firmalara ihracat senaryosuna göre e-Fatura kullanma zorunluluğu getirildi. Zorunlu geçiş için 1 Temmuz 2017 tarihine kadar firmalara süre tanındı. Bu tarihe kadar firmalar ihracat faturasını hem kâğıt hem de elektronik ortamda e-Fatura olarak kesebiliyorlar.

İhracat sürecinde kâğıt faturanın yerini e-Faturanın alması sadece faturanın iletim ortamının değişmesi anlamına gelmiyor, mevcut işleyişte de yenilikler gerektiriyor. Fiili ihracatın gerçekleştirilebilmesi için, prosedürlerinin de sağlıklı bir şekilde tamamlanması gerekli. Her ne kadar ticaret sadece alıcı ve satıcı arasında gerçekleşse de ihracat sürecinin diğer tarafları gümrük müşavirlikleri ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı (GTB) ve e-Fatura sürecinin de devreye girmesiyle birlikte Gümrük İdaresi Başkanlığı'ndan (GİB) oluşuyor. Ülkelerarası ticarette sadece fatura değil bunun yanında gümrük beyannamesi ve diğer tamamlayıcı belgeler de ihracatın gerçekleşmesi için gerekli.

e-Fatura nedir?

Türkiye'de 2010'dan bu yana uygulanan e-Fatura; kayıtlı kullanıcılar arasında fatura aktarımının GİB merkezi platformu üzerinden gerçekleştiği, UBL formatında mali mühür elektronik sertifikası ile imzalı şekilde değişimi sağlanan kâğıt fatura ile aynı hükümlerde olan ticari bir belge. e-Fatura dolaşımı sadece GİB sisteminde kayıtlı firmalar arasında gerçekleştirilebiliyor.

Mevcutta işleyen ihracat süreci ve e-İhracat Fatura arasındaki farklar nelerdir?

454 sıra no.lu VUK genel tebliğine göre ihracatta kesilen faturalar e-fatura olarak kesilmek zorunda.

Kağıt Fatura ile ihracat sürecinde, Şekil 1'de de gösterildiği gibi;

• Firma ihracat kararı verdikten sonra fiziki süreci ve ilgili prosedürü başlatır.
• İhraç edilecek mal gümrüğe doğru yola çıktığında diğer taraftan fatura ve diğer belgeler hazırlanarak gümrük müşavirine gönderilir.
• Gümrük müşaviri fatura, diğer belgeler ve firmadan topladığı harici bilgilere göre Gümrük Beyannamesini oluşturur.
• Beyannamenin GTB sistemi üzerinden kaydı yaptırılır. Malın ihracı sırasında beyanname fatura ve diğer belgelerle birlikte gümrük noktasında bulundurulur.
• Öncelikle gümrük memuru beyanname ve fatura bilgilerinin uyuşup uyuşmadığını kontrol eder.
• Belge kontrolünden sonra ihraç edilecek fiziki mallarla, belgelerde belirtilen malların uyuşup uyuşmadığının kontrolü yapılır.
• Hiçbir kontrol noktasında sorun çıkmazsa malların gümrük çıkışı gerçekleştirilir.
• Mevcut durumda ihracat faturaları kağıt ortamda, e-Arşiv kullanımına geçmiş mükellefler tarafından ise e-Arşiv fatura olarak kesilir ve kağıt çıktısı alınarak diğer belgelere eklenir. Böyle bir durumda ihracat faturasındaki bilgiler doğrudan GİB ya da GTB tarafına iletilemez.

e-İhracat Fatura sürecinde ise ihracat faturasına ait bilgiler e-Faturada olduğu gibi GİB platformu üzerinden geçerek anlık olarak GTB'ye bildirilecek. Yani sistem kapalı devre olarak işletilecek ve Satıcı-GİB-GTB-Alıcı rolleri arasında süreç işleyecek.

• e-İhracat Fatura gönderilebilmesi için ön şart firmanın e-Fatura kayıtlı kullanıcılar arasında yer alması.
• Mevcut e-Fatura uygulamasında e-Fatura, sistemde kayıtlı olan alıcı ve satıcı arasında GİB üzerinden dolaşımı yapılan elektronik belgedir. Ancak ihracat faturasında ihracat yapılan firmalar adına genel alıcı pozisyonunda GTB konumlanmıştır. İhracat e-Faturasında süreç adımları Şekil 2'den de görülebilir.
• Firma veya özel entegratör tarafından e-Fatura ihracat senaryosuna göre oluşturulur.
• Oluşturulan fatura GİB üzerinden GTB'ye ulaştırılır.
• Fatura durumu faturada olduğu gibi sistem yanıtlarıyla takip edilir.
• e-Fatura GTB'ye ulaştığında ihracat e-faturasına özgü 23 haneli bir referans numarası döner.
• Fiili ihracat gerçekleştiğinde ise GTB tarafından dönülen uygulama yanıtıyla süreç tamamlanır.

e-İhracat Faturada bulunması zorunlu alanlar

e-İhracat Faturası mevcut faturada olması gereken alanların yanında GTB yönetmeliğinde madde 115'te belirtilen, "bir faturada olması gereken alanlar"ı da içerecek şekilde düzenlenmesi gerekiyor. Dolayısıyla e-İhracat Faturası hem vergi mevzuatı hem de gümrük mevzuatına tabi bir belge. e-İhracat Faturada bulunması zorunlu alanlar için e-İhracat Fatura ile ilgili en sık sorulan sorular yazısına göz atın.

e-İhracat fatura gönderim süreci ana hatları

İhracat e-faturası hem süreç olarak hem de belge içeriği olarak mevcuttan biraz daha farklı. Firma GİB ve GTB tarafından anlık veri akışı olması sayesinde süreç kamu tarafında daha izlenebilir ve kontrollü bir hale getirilebilecek. Firmalar ve gümrük müşavirleri tarafından bakıldığındaysa alışılagelen süreç biraz değişecek. Sürecin elektronik ortama taşınması bazı avantajları yanında getirdiği gibi kağıt süreçteki esnekliklerin ve insiyatif almaların yerini her aşamanın elektronik ortamda izlenebilir şekilde yönetilmesi gerekliliğini beraberinde getirecek.

Firmalar ve ülke için ihracat kritik bir öneme sahip. İhracatın fiziksel olarak başarıyla tamamlanabilmesi için prosedürel süreçlerinde de aksaklık yaşanmaması gerekiyor. İhracatta başlayacak elektronik belge sürecinin firma tarafında GİB ve GTB gerekliliklerini sağlayacak şekilde çok iyi kurgulanması şart. Gerek fatura ve gümrük beyannamesi üzerinde bulunması gereken bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak girilmesi, gerekse GİB, GTB ve e-Fatura hizmeti veren firmalar arasındaki sürecin eşzamanlı ve doğru işletilmesi konusunda, ihracat sürecinin taraflarına büyük sorumluluklar düşüyor.

1 Temmuz 2017 tarihinde başlayacak zorunlu süreç için firmaların hazırlıklarını yapması; testlerini gerçekleştirip eksik veya aksayan bir nokta varsa düzeltmeleri ve yeni yapıya hazır olmaları e-İhracat sürecinin etkin bir şekilde yürütülmesi için önem taşıyor.

Not: Bu yazının geniş versiyonu Lebib Yalkın Dergisi Temmuz-2017 sayısında bulunabilir.