Hemen panik olmayın, e-Defterinizde bir hata varsa, yasal yükleme süresi bitmeden düzeltmenizi kolayca yapabilirsiniz. GİB uygulaması üzerinden ilgili defter beratları silinerek doğru beratlar tekrar yüklenebiliyor. Ancak yasal yükleme süresi geçtikten sonra e-defterde hata tespit ettiyseniz yine düzeltmeniz mümkün ancak bu kez sizi meşakkatli bir süreç bekliyor.

1 sıra no.lu Elektronik Defter (e-Defter) Genel Tebliği'ne göre, e-defter mükellefleri, e-defterlerini aylık dönemler itibarıyla oluşturularak ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Tüzel kişiler için hesap döneminin son ayına ait defterler Kurumlar Vergisi Beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylamak zorundadır. Mali mühürlü (Kurumsal e-imza) e-defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) onayına sunulur. GİB'in mali mührünü de içeren beratlar e-defter tutanlar tarafından GİB sisteminden veya uyumlu yazılım üzerinden indirilerekistenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu e-defterler ile birlikte muhafaza edilir.

e-defter uygulamasında e-defterlerin doğruluk, değişmezlik ve bütünlüğü mali mühür ile sağlanmaktadır. Böylece kamu otoritesi, yasal saklama süresinde defterin değişmezliğini kolayca teyit edebilir. İmzalanmış e-defter üzerinde yapılabilecek bir düzeltme, e-defterin mührünü bozacağından GİB'den e-defter beratı alınmış bir e-defter, mevcut e-defter beratları GİB'den silinip yeniden yüklenmedikçe düzeltilemeyecektir.

e-Defterin oluşma sürecinde bazı hatalar (hatalı veri girişi vb. nedenlerle e-defterlerin muhasebe kayıtlarını yansıtmaması) e-defterlerin hatalı veya eksik olmasına sebep olabilmektedir. Bu nedenle GİB söz konusu hataların düzeltilebilmesi için yüklenen defter beratlarının, berat yükleme süresi içerinde silinerek doğru e-deftere ait beratların yeniden yüklenmesine izin vermektedir. Ancak berat yükleme süresi geçmiş bir aya ait e-defter beratlarının, GİB e-defter uygulaması üzerinden mükellef tarafından silinmesi mümkün değildir. Diğer taraftan yasal yükleme süresi geçmiş e-defterin düzeltilmesi mümkün olmakla birlikte meşakkatli bir süreçtir.

GİB Berat Silme Talebi Dilekçesi nedir, nasıl hazırlanır?

e-Defter uygulama kılavuzunda, GİB yasal yükleme süresi geçmiş beratlara ilişkin e-defterlerin hangi durumlarda düzeltilebileceği yer alıyor.

Yasal yükleme süresi geçmiş beratlara ilişkin e-defterlerde tespit edilen hataların, öncelikle Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde belirtilen şekilde, mevcut dönemde oluşturulan e-defter üzerinde düzeltilmesi gerekmektedir. Bunun için mükellefler tarafından GİB Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığı'na bir dilekçe yazılarak "GİB Berat Silme Talebi" yapılmalıdır.

GİB Berat Silme Talebi dilekçesinde ilgili e-defter beratlarının silinerek hatası düzeltilen e-deftere ait beratların tekrar GİB'e yüklenebilmesi yönünde durumu açıklayan bir yazı ile talepte bulunulmalıdır. Talep dilekçesinin ekinde yer alması gereken belgeler veya raporlar hatayı oluşturan nedenlere göre farklılık gösterir. Hata/zayi nedenine göre dilekçede yer alması gereken ekler aşağıdaki tabloda gösterilmiştir:

Bununla birlikte;

• GİB, gerekli gördüğü takdirde yukarıda belirtilen belgelere ilave olarak başka tevsik edici belgeler de talep edebilir.
• Yasal yükleme süresi geçtikten sonra silinen defter ve beratların mükellef sisteminde belirli bir dizin içerisinde saklanmalı, bir denetimde yapılan düzeltmeyi açıklayabilmek üzere istendiğinde ibraz edilmelidir.

Berat silme talebi GİB tarafından uygun bulunanlara; söz konusu e-defterlere ilişkin e-beratlarını GİB e-defter uygulaması üzerinden silme ve yeni oluşturulacak beratları sisteme yükleme olanağı sağlanmaktadır.

Özel Amaçlı YMM Raporu

Yukarıdaki tablodan da görüldüğü üzere, GİB'e yapılacak Berat Silme Talebi'nde her koşulda Özel Amaçlı YMM Raporu'nun yer alması gerekmektedir. Bu rapor ile GİB, e-defterler üzerinde yapılacak değişikliğin ilgili ay defterlerini nasıl etkilediğini, bu değişikliğin ilgili beyanname ve bildirimleri ekleyip etkilemediğini, etkilediyse mahiyetini ve durumun düzeltme beyannamelerine yansıyıp yansımadığının raporlanmasını istemektedir.

Özel Amaçlı YMM raporunda; silinmesi istenen aya ait defterin borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numaraları, hesaplanan, indirilecek, devreden ve ödenecek KDV bilgileri ile söz konusu ayın defteri yeniden oluşturulduğunda borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numaraları, hesaplanan, indirilecek, devreden ve ödenecek KDV bilgileri yer almalıdır. Söz konusu rakamlarda bir fark oluşması halinde, farkın sebebine ilişkin ayrıntılı açıklama; eklenecek olan hesaplar olması halinde, söz konusu hesapların ayrıntılı listesinin de YMM raporuna eklenmesi gerekmektedir.

YMM raporunda yer verilmesi gereken başlıklar şu şekildedir;

• KDV bakımından; Yeni kayıtlarla, beyannamedeki verginin matrahı, hesaplanan vergi ve oranı, oranlar itibarıyla vergi indirimlerinin ve varsa istisnaların önceden verilen beyanname ile uyumu hakkında bilgi. Ayrıca Ba ve Bs formlarındaki belge adet ve tutarlarının yeni kayıtlarda yer alıp almadığı ve KDV beyannamesiyle uyumu araştırılmalıdır.
• Gelir Vergisi Stopajı-Sigorta primleri bakımından; Zamanında verilmiş olan muhtasar beyannamedeki bilgilerin (matrah ve vergilerin) yeni kayıtlar ile örtüşüp örtüşmediği hakkında bilgi. Ayrıca muhtasar beyannamede yer alan tutarların ilgili döneme ait SGK'ya verilen bildirgeyle ve bu bildirgede yer alan tutarların yeni kayıtlarla uyumu araştırılmalıdır.
• YMM raporunun sonuç bölümünde yapılacak işlemlerin vergisel anlamda bir kayba neden olmayacağı taahhüt edilmelidir.
• Silinmesi talep edilen aydan önceki ve sonraki dönemlerin yevmiye başlangıç-bitiş numaraları da mutlaka eklenmelidir.

Uyumlu Yazılım Firması Tarafından hazırlanacak Teknik Rapor

Teknik veya yazılımsal kaynaklı eksik veya hatalı veri girişleri halinde, e-Defter uyumlu yazılım firmasının, bu döneme ait defterleri teknik olarak incelemesi ve konu hakkında bir rapor hazırlaması gerekmektedir. Raporda ilgili ayın e-defter dosyalarının, e-defter standardı ve e-defterleri oluşturma teknik kurallarına uygunluğu ve silme gerekçesi açıklanabilmelidir. e-Defterlerdeki hata, uyumlu yazılım kaynaklı ise bu hatanın nereden kaynaklandığı ve benzer bir hatanın tekrar yaşanmaması için alınmış olan önlemler teknik olarak açıklanabilmelidir.

Unutulmamalıdır ki uyumlu yazılımlar, mükelleflerden gelen bilgilerin GİB'in istediği format ve standartta oluşturulmasına yönelik altyapı sunarlar. Gönderilen verinin içerisinde bazı hesapların olmaması veya açılış kayıtlarının olmamasını kontrol etme sorumlulukları yoktur. Bu tip kontrolleri de mükellefin izni olmadan uygulayamazlar.

Sonuç olarak e-defterin oluşturulma sürecinde muhasebe programı veya ERP'deki yevmiye maddeleri, e-deftere teknik olarak dönüşürken aradaki entegrasyon katmanları, teknik hatalar, verişi girişi gibi nedenlerle e-defterlere eksik veya hatalı aktarılmış olabilir. Bu nedenle en baştan dikkatli ve tedbirli davranarak, özellikle teknik/yazılımsal kaynaklı eksik veya hatalı veri girişlerini defteri yüklemeden tespit etmek üzere dijital e-defter denetimi yapan özel yazılımlarla e-defterin kontrolü yapılmalıdır. Ayrıca e-defterler üzerinden oluşturulan e-defter raporu ile muhasebe programı üzerinden alınan mizan karşılaştırılmalıdır. e-Defter beratları önerilen kontroller yapıldıktan sonra sağlıklı bir şekilde yüklenebilecektir.