Yazı: İlknur Gür, İdea Teknoloji Çözümleri

İdea Teknoloji Çözümleri Ar-Ge Merkezi Müdürü İlknur Gür, e-belge türlerine göre iade süreçlerini ele alıyor. İlk e-belge e-Fatura.

Ticari hayatta bir malın ve hizmetin alıcısı tarafında belli bir bölümünün ya da tamamının satıcıya geri gönderilmesi durumu iade süreci olarak tanımlanabilir. İade farklı amaçlarla gerçekleşebilir. Bu yazımızda ticari süreçte bu iade kararı verildikten sonra e-belgeler üzerinden sürecin işleyiş adımlarını açıklayacağız.

Her bir e-belge türünün (e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye) tebliğlerle ve kılavuzlarla belirlenmiş farklı düzenleme ve iletim şekilleri mevcut. Bu sebeple e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye belgeleri bazında iade süreçleri ayrı ayrı ele alacağız.

Bu yazının ilk serisi olarak “e-Fatura İade süreçleri“ ile başlıyoruz.

Not: İptal ve iade süreçleri birbirine karıştırılmamalıdır. İptal; ilgili belgenin ticari süreçle ilişkilendirilmeden sürecin sonlandırılması gibi düşünülebilir. İade süreçleri ise ilgili fatura muhteviyatının muhasebe kayıtlarına işlendiği durumlarda ve kısmı geri gönderim durumlarında uygulanmaktadır.

e-Fatura İade süreçleri

e-Fatura kayıtlı kullanıcıları arasında GİB platformu üzerinden değişimi sağlanan belgedir. e-Fatura iade süreçleri 2 ana senaryo üzerinden incelenecektir.

1-Ticari fatura senaryosuna gelen fatura için iade süreci

Ticari fatura senaryosunda e-fatura GİB üzerinden alıcıya başarılı şekilde iletildikten sonra 8 günlük süre içinde alıcı “KABUL” ya da “RED” yanıtını sistem üzerinden uygulama yanıtı olarak göndererek süreci işletebilir. Sistemsel olarak 8 günden sonra sistem üzerinden yanıt dönülmesi mümkün değildir. Yasal sürelerde iptal ve itirazı olmayan fatura ise alıcısı tarafından kabul edilmiş sayılır.

Alıcı e-faturaya yasal süreler içinde RED Yanıtı döndüğünde, harici kanallardan bir iptal /itiraz süreci başlatılmasına gerek kalmaz. Red yanıtının faturanın tüm içeriğine itiraz edilmesi anlamına geldiği unutulmamalıdır. Reddedilen bir faturanın ise alıcısı tarafından muhasebe kayıtlarına alınmasına gerek bulunmamaktadır. Böyle bir durumda da Red edilen bir fatura için iade faturası düzenlenmesi durumuna gerek kalmaz. Faturanın içeriğindeki mal/hizmetin hepsine ya da belli bir bölümüne itiraz/geri gönderim talebi varsa ve fatura muhasebe kayıtlarına alınmışsa İade faturası ile süreç ilerletilmelidir.

İade sürecinde ise İade fatura türüne göre e-fatura düzenlenmeli ve iadeye konu olan fatura bilgileri (numara ve tarihi) İade faturasının referans verilen belge bölümünde yer almalıdır. Ticari fatura senaryosuna göre gelmiş bir e-faturaya yönelik düzenlenecek iade faturası senaryosu, iadeye konu faturanın senaryosundan bağımsız olarak temel ya da ticari olarak belirlenebilir. İade faturasında, gelen faturaya ait taraf yani gönderici<->alıcı bilgileri yer değiştirmiş şekilde yer alır.

2- Temel fatura ve diğer senaryolara göre gelen e-fatura için iade süreci

Temel fatura senaryosunda e-fatura GİB sisteminde alıcıya başarılı şekilde iletildiğinde alıcı faturayı kabul etmiş sayılır. Bundan sonra alıcı muhasebe kayıtlarına almak istemezse süre kısıtlaması da göz önünde bulundurularak iptal ve itiraz süreci başlatılır. İptal ve itirazın nasıl yapılacağı ile ilgili detaylı bilgiye bu linkteki yazımız üzerinden erişebilirsiniz. 8 gün içinde iptal veya itirazı gerçekleşmeyen faturalar TTK (Türk Ticaret Kanunu) 21. Maddesine göre kabul edilmiş sayılır. Kabul edilen yani sisteme alınan e-faturalar ile ilgili geri gönderme veya iptal süreci olacak ise iade faturası kesilerek muhasebe süreçleri işletilebilir. İadesi yapılan fatura bilgilerinin iade faturasının üzerinde bulunmasına dikkat edilmelidir.

Özetle, iptal ve iade süreçleri birbiri ile karıştırılmamalıdır. İade e-faturası kesilirken dikkat edilecek hususları şöyle sıralayabiliriz:

• İadeye konu olan faturaya ilişkin tarih (<IssueDate>) ve fatura numarasının (ID) da belge referans bilgilerinin <invoiceReference> altında yer verilmesi gereklidir.
• İki taraf da kayıtlı kullanıcı olacağı için kesilen iade faturası da e-fatura olacak ve fatura türü “İADE” olarak belirlenecektir. 
• Gelen faturanın senaryosundan bağımsız olarak iade fatura senaryosu belirlenebilir. Örneğin ticari fatura senaryosuna göre gelen bir faturaya temel fatura senaryosuna göre iade faturası düzenlenebilir.
• Reddedilen, iptal, itiraz edilen faturalar için ayrıca iade faturası düzenlenme gerekliliği bulunmamaktadır.
• İade faturası tek bir faturaya yönelik düzenlenebileceği gibi birden fazla faturaya referans verecek şekilde de düzenlenebilir.