Yurtdışında e-Fatura uzun zamandan beri uygulanmakta. Bu sebeple deneyimlenmiş süreçler ve olaylar Türkiye'dekine oranla çok daha fazla. E-Fatura üzerinden dijital ödemeler ve geliştirilen finansal çözümlerin sahteciler ile başı dertte. Bu kağıt faturaya tekrar dönülmesi konusunda bir işaret olabilir mi? Tabi öncesinde neden kağıt faturadan elektronik faturaya geçildiği sürecini incelemek gerekiyor.
BBC tarafından geçen dönem yayımlanan bir raporda elektronik faturadaki sahtecilik durumları ele alınmış. Bunlardan biri sahteci tarafından tedarikçi firma adına gönderilen ve görüntü, format ve içerik konusunda ayrışımın zor olduğu örneği üzerinde duruluyor.
Diğer taraftan Birleşmiş Krallık Finansal Sahtecilik Aksiyon Planında (Financial Fraud Action UK) ise son zamanlarda artan bir trend olan e-Fatura içine gömülen zararlı kodlar. Bu kodlar sayesinde finansal bilgiler loglanarak , sermaye aktarımında(para çalınmasında) kullanılıyor. 2015 yılı sonunda yayımlanan raporda firmaların bu konuda kaydadeğer kayıpları olduğu belirtilmiş. Örnek olarak Norfolk menşeili bir firma sadece bu yöntemle 350.000 £ dolandırılmış.
Bunlara benzer hikayeler firmaların süreçlerini dijital ortama taşımalarında olumsuz yönde etkili oluyor. Güvenliği tam anlamı ile sağlanmayan ve denetlenemeyen dijital belgelerin firma üzerinde zararlı etkileri olacaktır. Elektronik süreçte bu tür olası riskler var peki neden kağıt ortamdan vazgeçildiği sorusuna cevap aradığımızda ise aşağıdaki durumları değerlendirebiliriz. Geçmişteki kağıt faturanın hüküm sürdüğü zamana pembe gözlüklerle değil de, gerçeği görerek baktığımızda ise aşağıdaki durumları göz önüne getirebiliriz.
Kağıt Fatura Kaybolabilir
Kağıt faturayı zarfa koyup özel posta ile gönderdiğinizde 2 gün içerisinde iletilmesini garanti ediyor. 1 hafta sonra tahsilat için aradığınızda ise alıcı faturanın ulaşmadığını ve ödeme yapmayacağını iletiyor. Yeminli mali müşavirler derneği (The Association of Chartered Certified Accountants (ACCA)) 30 milyar pound geç ödemenin bu sebeple olduğunu belirtiyor.
e-Fatura faturanın karşı tarafa iletildiğini kanıtları ile takip edebiliyor hem de çok f-daha ucuz maliyetlerle. Tabi ki finansal veriyi ve kayıp faturaların saran güvenlik sorunları da olacaktır.
Kağıt fatura herhangi birinin eline geçebilir ve okunabilir.
Eğer şanslıysanız faturanız dürüst birinin eline geçer ve asıl alıcısına ulaşmadığı için geç ödeme sorunu ile karşılaşırsınız. Ancak asıl senaryo tam anlamı ile böyle değil. Fatura ve üzeirndeki hesap numarası, adres ve işlem bilgilerinin çalınıp kullanılarak gerçekleştirilen sahtecilik vaka sayısı Ulusal İstatistik Ofisi( Office for National Statistics (ONS)) verilerine göre yılda 310 binden fazla. E-Fatura ise fatura bilgilerinin yetkiler dahilinde muhattapları tarafından görüntülenmesini garantileyici koruma da sunuyor. Buna ek olarak e-Fatura üzeirndeki tüm işlemler izlenebiliyor.
Kağıt fatura yıpranabilir
Çoğu ülkede faturaların saklanma süresi en az 7 yıl, öyle olunca dosyalama sistemi olarak belirtilen ve çok fazla yer kaplayan kağıttan duvarlar oluşuyor. Kağıt fatura doldurmak hem indeksleme zorlukları hem zaman kaybı hem de ödemelerin takip edilme zorluğunu beraberinde getiriyor.
Tüm bu faktörler hta ve yanlışlıkları da beraberinde getiriyor. Yanlışlık ise sahtecilik biribirini tetikleyici unsurlardır.E-Fatura güvenli arşivleme ve bir çökme durumunda geri getirme ve yedekleme kolaylıkları da sunuyor. Ek olarak ofiste yer tutmuyor, masanızı tahammül edilmesi zor muhasebecilerinizden uzak tutabilirsiniz.
Son olarak kağıt faturayı terk etmemizin en önemli sebeplerinden biri de çevre ve maliyetti. Şimdi ise bu gibi bir çok avantajı beraberinde getiren e-Faturanın asıl amacına ulaşması için güvenli , sahteciliklere karşı tedbir alınmış şekilde sunulması gerekir. Çünkü gönderim alma süreçleri dışında ödemelerle faturanın (alacaklı hesap ve borçlu hesap entegrasyonu) ile eşleştirilmesi çeşitli finansal işlemlere konu edilmesi de dijital süreç otomasyonu tam anlamıyla sağlanmış olacak ve işte bu aşamada kendinden beklenen asıl faydayı sağlamış olacaktır.
Kaynak: Elesha Bentley, "e-Invoice fraud is on the rise, should we return to paper?" yazısından alıntıdır.