Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri
e-Defterlerin özel entegratörlerin Mali Mührü ya da NES’i ile zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması uygulaması başladı. e-Defter imzalama işlemlerinin kapsamı, özel entegratörlerin sağladığı avantajlar ve uygulamayla ilgili çok sorulan soruları İdea Teknoloji Çözümleri Fintek ve Ar-Ge’den Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Yalçın Tercan yanıtladı.
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde 2019 Ekim ayında yapılan değişiklikle (3 No.lu e-defter genel tebliği), tebliğe (4.3.7.) numaralı fıkra eklenmişti. Eklenen fıkra ile e-Defter ve berat dosyalarının, mükellefler tarafından noterde tanzim olunan özel vekaletnamede veya Başkanlık tarafından belirlenen usullere göre oluşturulan elektronik imzalı muvafakatnamede belirtilmesi kaydıyla; Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin veya yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının ya da defter tutma hususunda 3568 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde yetki verilen meslek mensuplarının Mali Mührü ya da NES’i ile zaman damgalı olarak imzalanması/onaylanması ve bunlar tarafından defter ve berat dosyalarının Başkanlık sistemlerine yüklenmesinin önü açılmıştı.
Ancak noterlerin muvafakatname bilgilerini elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) bilgi işlem altyapısına gönderememesi nedeniyle yaklaşık 700 bin e-defter mükellefinin muvavakatname işlemlerini manuel işlemek istemeyen GİB, dijital vergi dairesi üzerinden geliştirdiği bir fonksiyon ile bu soruna çözüm sağlamıştır.
“e-Defter Muvafakatname İşlemleri” Dijital Vergi Dairesi üzerinden kullanıma açıldı
2024 Mayıs ayında 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklikle (3 No.lu e-Defter Genel Tebliği), tebliğin (4.3.7.) numaralı fıkrasında yapılan değişiklikle muvafakatnamenin Dijital Vergi Dairesi üzerinden de GİB’e verilebilme olanağı getirilmiştir.
e-Defter ve berat dosyalarının imzalanmasına, onaylanmasına ve yüklenmesine ilişkin olarak verilecek bu muvafakatname ile Meslek Mensupları ve Uyumlu yazılım firmaları, mükelleflerinin elektronik defter ve berat dosyalarını kendi mali mühürleri ya da elektronik imzalarıyla imzalayıp Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerine yükleyebilecektir.
e-Defter İmzalama İşlemleri kapsamı nedir?
5070 sayılı elektronik imza kanununa göre; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri elektronik imza olarak tanımlanmıştır.
Mali mühür ise 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı için TÜBİTAK BİLGEM KAMU SM tarafından oluşturulan elektronik sertifika altyapısı olarak tanımlanmıştır.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında nitelikli elektronik imza ile mali mühür hukuki anlamda farklılıkları olmakla beraber, kullanım amacı ve dayandığı standartlar benzerdir.
e-Belge uygulamalarında olduğu gibi e-defter XBRL dosyaları da kaynağının doğruluğu, içeriğin bütünlüğü ve değişmezliğini sağlamak üzere 2011 Aralık ayından bu yana mali mühür veya Nitelikli Elektronik imza ( NES) ile imzalanmaktadır.
e-Defterlerin Özel Entegratör tarafından imzalanması nasıl bir avantaj sağlayacak?
Mevcut e-Defter uygulamalarında e-defter dosyaları mükellef tarafında ve mükellefin sağladığı bir bilgisayar üzerinde USB Dongle benzeri akıllı kart okuyucularda yer alan elektronik imza sertifikaları (Mükellefiyet türüne göre Mali Mühür veya NES) ile imzalanmaktadır. Ayrıca e-defter dosyaları oluşturulurken, ham datanın XBRL formatına dönüştürülmesi, XBRL dosyalarının imzalanması, şema ve şematron kontrolleri, doğrulama gibi işlemler ve hesaplamalar yapılmaktadır. Mükellef nezdinde aynı büyüklükte bir e-defter dosyasının oluşturma süresi, kullanılan bilgisayarın işlemcisi- CPU, RAM, depolama birimi, kapasitesi, mali mühür kart okuyucusun hızı gibi etkenlere göre değişmektedir. Diğer taraftan akıllı kart okuyucu yazılımının yüklenmesi veya uygun Java versiyonunun yüklenmesi ve güncellemelerin kabul edilmemesi gibi koşulları da sağlamak önem arz etmektedir.
Bu koşullar altında özellikle büyük hacimli e-defter datasına sahip olan mükellefler, e-defter oluşturma süreçlerinde donanım kaynağı nedeniyle hatalarla karşılaşabilmekte, kaynak sınırlılığı nedeniyle e-defter dosyalarının oluşturulması günler almaktadır.
Özel entegratörlerse HSM (Hardware Security Module - Donanımsal Güvenlik Modülleri) cihazlarıyla imzalama yapmaktadır. HSM'ler, hassas verileri koruma ve kriptografik operasyonlara, siber tehditlere karşı savunmada önemli bir rol oynamaktadır. Bu cihazlar yüksek performanslı imzalama araçlarıdır. HSM'ler, kriptografik anahtarlar için gelişmiş koruma ve anahtar yönetimi olan fiziksel müdahalelere karşı dayanıklılık sunan bilgi güvenliğinin vazgeçilmez bileşenleridir. HSM cihazları defter ve belgeleri hızlı bir şekilde imzalayabilmektedir.
Diğer taraftan özel entegratör veri merkezleri üzerinde defter ve belgeleri büyük sunucular üzerinde oluşturmakta, paralel süreçleri için en yeni teknolojiler kullanabilmekte, kaynak ihtiyacına göre anlık genişlemelere gidebilmektedir. GİB e-Belge Özel Entegratörleri Bilgi Sistemleri Denetimi gerekliliklerinde de belirtildiği üzere uygulamalar ve sistemler monitör edilmekte gerekli müdahaleler yapılabilmektedir.
e-Faturaları Özel Entegratör mü imzalıyor?
509 no.lu VUK Genel Tebliği’ne göre e-Belge uygulamalarına ilişkin, özel entegratör sistemi üzerinden hizmet alan mükellefler, uygulama kapsamında düzenlenebilecek e-Belgeler ve e-Belge raporlarında özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.
2010 Mart ayından bu yana özel entegratör yöntemini kullanan mükelleflerin e-belgeleri özel entegratörlerin mali mühürleriyle HSM cihazlarında imzalanmaktadır. Büyük faturalama hacmine sahip olan mükelleflerin, e-belgelerini USB Dongle ile imzalamaları mümkün değildir.
e-Defterlerin Özel Entegratör tarafından imzalanmasına muvafakatname verilmesi zorunlu mu?
e-Defter ve berat dosyalarının özel entegratör tarafından imzalanabilmesine yönelik muvafakatname verilmesi ihtiyari bir uygulamadır. Dileyen mükellefler mevcut süreçlerine devam edebileceklerdir.
e-Defter oluşturma süreçlerinde yaşanan zaman kaybı, e-defterin yükleme zamanlarının sonunda lokal donanım veya yazılım güncellemelerinden kaynaklanabilecek hatalar, e-defter oluşturma ve imzalama süreçlerinde harcanan insan kaynağı değerlendirildiğinde muvafakatname vererek özel entegratör uyumlu yazılım firmasının bu süreci yönetmesi toplam kaliteyi artıracaktır. e-Defter imzalamanın teknik bir süreç olduğu göz önünde bulundurulmadır.
İdea Teknoloji Çözümleri olarak sunduğumuz e-Defter ve Berat dosyalarının uyumlu yazılımımız VisionPlus e-Defter 2.0 uygulaması ile imzalanmasına ve GİB e-defter uygulamasına yüklenmesine muvafakat veren müşterilerimiz, e-defter oluşturma, onaylama ve gönderim süreçlerinde ayrıca mali mühürlerini kullanmayacak olup firmamızın HSM cihazları ile daha hızlı bir şekilde elektronik imzalama süreçlerini tamamlayabilecektir. Bu özelliğe geçiş yapılması durumunda veri kaynaklı olmayan sorunlarda mükellefin müdahalesi gerekmeden destek ve sistem ekiplerimiz ivedi olarak müdahale ederek süreçlerin aksamadan işlemlerin devam etmesini sağlıyor. Ayrıca 3 yılda bir değiştirilmesi zorunlu olan mali mühür yenileme zorunluluğu da ortadan kalkıyor.
e-Defter Muvafakatname İşlemleri için ne yapmalıyım?
e-Defter ve berat dosyalarının imzalanmasına, GİB e-defter sistemlerine yüklenmesine ilişkin olarak verilecek muvafakatname ile yapılacak yetkilendirme işlemleri Gelir İdaresi Başkanlığı Dijital Vergi Dairesi üzerinden (https://dijital.gib.gov.tr/Kilavuzlar#0 )“e-Defter Muvafakatname Kullanım Kılavuzu”nda belirtilen şekilde yapılabiliyor.
İdea Teknoloji Çözümleri müşterileri için, muvafakatneme verilmesinin ardından VisionPlus e-Defter 2.0 uygulaması üzerinden ilgili tanımlamalar yapılarak süreç başlatılabiliyor. Siz de İdea Teknoloji Çözümleri uyumlu yazılımı VisionPlus e-Defter 2.0 kullanmak ve e-Defter Muvafakatnamesi ile elektronik imzalama süreçlerinizi hızlı bir şekilde tamamlamak isterseniz, info@ideateknoloji.com.tr adresinden veya 0212 276 56 76 nolu telefon hattımızdan bize ulaşabilirsiniz.