Bilindiği üzere 10 Ağustos 2018'de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 1 Sıra No.lu e-Defter Genel Tebliği'nde saha uygulamalarında ortaya çıkan ve tereddüt edilen durumlara açıklık getirmek amacıyla değişiklik yapılmasına dair tebliğ taslağı yayımlandı. Her ne kadar taslak olması sebebiyle GİB'in çalışmaları devam ediyorsa da yasallaşması kuvvetle muhtemel olan önemli değişiklikleri irdelemekte fayda var.

Tebliğ taslağının yasallaşması halinde getireceği en önemli değişiklikler e-defterlerin saklanması ve ibrazı konusunda olacak. Buna göre;

• e-Defterlerin yetkili özel entegratörlerde saklanması zorunlu olacak. 01.2019 tarihinden itibaren firmaların e-defterlerinin bir kopyalarını, yetkilendirilmiş özel entegratörlerde 10 yıl boyunca saklaması zorunlu hale geliyor. Özel entegratörler mükelleflerin yazılı izni olmadan e-defterleri Başkanlık ve Genel Müdürlük dışında üçüncü kişilerle paylaşamayacaklar. Bu hizmetten yararlanan mükelleflerin muhafaza ve ibraz ödevlerinin ortadan kaldırılmadığını da belirtelim.
• Zarar ve kayıp durumlarında izlenecek yöntem kesinleşiyor. Taslakta e-defterlerin hem mükellef hem de özel entegratörde saklanan kopyalarının mücbir sebep halleri nedeniyle zarar görmesi durumunda izlenmesi gereken prosedürler de açıklanıyor. Söz konusu durumların öğrenilmesinden itibaren tevsik edici bilgi ve belgeleriyle birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yetkili mahkemesine başvurarak kendisine bir zayi belgesi alınması gerekiyor. Ardından e-Defter Uygulama Kılavuzu'nda belirtilen bilgi ve belgeler de ilave edilerek Başkanlığa yazılı olarak bildirilmesi gerekiyor. Taslakta bu işlemler tamamlandıktan sonra mükelleflerin zayi olan elektronik defter kayıtlarının yeniden oluşturulması ve bunlara ait yeni oluşturulan berat dosyalarının sisteme yüklenmesi için yazılı izin verileceği belirtilmiş.
• Muhasebe fişlerinin elektronik ortamda saklanmasına olanak veriliyor. e-Defter mükellefleri muhasebe fişlerini kağıt ortamda muhafaza edebileceği gibi elektronik ortamda da saklayıp muhafaza edebilecek. Bu işlemelere ilişkin açıklamalar "e-Defter Uygulama Kılavuzu"nda açıklanacak.
• Beratlar noter onayı yerine de geçecek.Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı yerine geçiyordu. Ek olarak, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçecek.
• Defterler özel entegratör mali mührüyle imzalanabilecek. e-Defter beratlarının, mükellefin kendi mali mührünün yanı sıra yetkilendirilmiş özel entegratörlerin mali mührü ile imzalanması imkanı veriliyor. Bu amaçla mükellef tarafından hangi dönemlere ait e-defter ve beratların hangi özel entegratör tarafından imzalanmasına yetki verildiğinin açık bir şekilde belirtildiği vekâletname veya muvafakatname düzenlenmesi ve bilgilerinin başkanlık sistemine yüklenmesi gerekiyor.
• Ceza uygulaması geliyor. Son olarak eklenen yeni maddeyle, e-defterlerin süresi içerisinde onaylanmaması durumunda VUK'un mükerrer 355. Maddesindeki cezaların uygulanacağını da belirtelim.

Elektronik Defter Genel Tebliği'nde (Sıra No:1) Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ Taslağı'nın tam metnine ulaşmak için lütfen tıklayın.