e-Arşiv Fatura, bütün faturalarınızı elektronik ortamda düzenlemek istiyorsanız tam aradığınız çözüm. e-Arşiv Fatura'nın otomatik muhasebeleştirme olanağından irsaliye yerine kullanılabilmesine kadar az bilinen pek çok başka avantajı da var. İşte e-Arşiv Fatura'nın en önemli 10 avantajı!

Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji çözümleri

433 no.lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile hayatımıza giren e-arşiv fatura, işletmelerin bütün faturalama süreçlerini dijital hale getiriyor. Bilindiği üzere e-Fatura uygulamasında sadece kayıtlı kullanıcılar birbirine e-fatura düzenleyebiliyordu, bu mükellefler e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere ise anlaşmalı matbaa işletmelerine bastırılmış matbu fatura düzenlenmek zorundaydı. e-Arşiv fatura ile artık bu işletmelere de düzenlenen faturalar elektronik olarak oluşturulabilecek ve alıcının tercihine göre elektronik veya kağıda basılı olarak gönderilebilecek. e-Arşiv Uygulamasına yeni mükellef gruplarının dahil olmasını öngören 433 no.lu VUK Genel Tebliğinde değişiklik yapan Tebliğ taslağına göre e-fatura ve-defter uygulamalarına dahil olma zorunluluğu getirilen bütün mükelleflere e-arşiv fatura kullanma zorunluluğu da getiriliyor. Tebliğ taslağının Resmi Gazetede yayımlanması ile 5 milyon bürüt satış hasılatı olan yüz bini aşkın mükellefin e-arşiv fatura uygulamasına geçmesi bekleniyor. Bu yazıda sizin için e-arşiv faturanın getireceği 10 önemli avantajı özetlemeye çalıştım:

1. Otomatik muhasebeleştirme

e-Arşiv fatura UBL (Universal Business Language- Evrensel İş Dili) standardında ve XML (eXtensible Markup Language - Genişletilebilir İşaretleme Dili) olarak oluşturulmak zorunda olduğundan uygulamaya dahil olan mükellefin düzenlediği bütün faturalar (e-fatura ve e-arşiv fatura) elektronik ortamda ve makinelerin okuyup işleyebileceği şekilde oluşur. özellikle işletmelerin düzenlediği fatura kalemlerinde düzenli stok numaraları kullanıyorsa ilgili faturaları ayrı bir manuel işleme tabi tutmadan otomatik olarak muhasebeleştirme imkanı sağlanır.

2. Oluşturulan faturaları elektronik ortamda arşivleme

Bilindiği üzere faturalar VUK'a göre 5 yıl, TTK'ya ( Türk Ticaret Kanunu) göre 10 yıl muhafaza edilmeli, istendiğinde ise yetkili makamlara ibraz edilmelidir. Bu kapsamda kağıt faturalar da fiziki depolarda saklanmaktadır. Farklı lokasyonlarda faaliyet gösteren işletmeler, düzenlenen faturaların bir nüshasını bu lokasyonlardan toplayarak merkezi depolarda saklar. Bu durumda ilave depolama ve saklama maliyetlerine katlanmak zorunda kalırlar. E-arşiv fatura ile saklama maliyeti de ortadan kalkar. Diğer taraftan muhasebe kayıtlarını VUK'un 219'uncu maddesi kapsamında kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili yöneticilerin imza ve parafını taşıyan düzenli evraklara dayanarak yürüten işletmeler, bu evrakların yanında muhasebe işlemine esas teşkil eden belgeleri de ekleyerek yasal saklama süresince saklar, bir denetim sırasında veya istendiğinde ibraz eder. Bu da arşiv maliyetlerini artırır, e-arşiv faturadan istenen faydanın elde edilmesine engel olur. Ancak 1 sıra no.lu VUK Genel Tebliğinde değişiklik yapan taslak tebliğ ile muhasebe kayıtlarının gerçekleştirilmesinde kullanılan muhasebe fişleri kağıt ortamda muhafaza edilebileceği gibi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenecek usul ve esaslara uygun olması koşuluyla elektronik ortamda da muhafaza edilebilir. Bu durumda muhasebeleştirme işleminde kullanılan evrakların ve ilgili belgelerin tamamı elektronik olabilir. Ayrıca yasal saklama süresinde ilgili e-fatura ve e-arşiv faturaları 421 sıra no.lu VUK Genel Tebliği kapsamında GİB'den saklama hizmeti verme izni almış mükellefler nezdinde ISO standartlarında bilgi güvenliği ve iş sürekliliği sunan kurumlarda da saklanabilmektedir. Böylelikle elektronik belgelerin kaybolma, silinme veya bozulma gibi riskleri güvence alına alınır.

3. Otomatik sipariş- irsaliye ve fatura kapama kontrolleri

Siparişe dayalı mal sevkiyatı yapan işletmeler siparişlerini irsaliyeye, irsaliyelerini de faturaya ya da irsaliyeli faturaya dönüştürür. Bu süreçte belgeler arasında tutarsızlık olmaması için manuel kontroller yapılır. özellikle matbu fatura kullanımında fatura numarası belge üzerinde anlaşmalı matbaa işletmesi tarafından basıldığı için bu numaranın belge eşleştirmesinde kullanımı manuel süreçlerle veya ERP tarafından fatura numarasından farklı referans numaraları verilerek bu numaralar ile sistemler üzerinde eşleştirme ve kapama işlemleri yapılır. e-Arşiv fatura uygulamasında VUK, Genel Tebliğ ve diğer teknik düzenlemeler çerçevesinde e-arşiv faturanın numarası uygulamayı kullandığı yönteme göre mükellef veya özel entegratör tarafından verildiği için sistemler kendi verdiği numara üzerinden eşleştirme kapama işlemlerini yapabilir, manuel süreçlerden kaynaklı maddi hataların önüne geçilir. e-Defter uygulamasında kaydedilen faturanın numarası tarihi gibi bilgilerinin de kaydedilmesi gereklidir. Bu kapsamda e-arşiv fatura numarasının sistem tarafından verilmesinin diğer bir avantajı da ilgili faturayı muhasebeleştirirken e-deftere e-arşiv fatura numarasının ve tarihinin manuel olarak değil otomatik olarak yazılabilmesidir. Bu da tam otomasyondaki engelleri ve manuel süreçteki hataları engeller.

4. e-Arşiv faturanın çıktısı irsaliye olarak kullanılabilecek

433 no.lu VUK Tebliği'ne göre e-arşiv fatura alıcısına malın yanında kâğıt olarak veriliyorsa, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması zorunludur. e-Arşiv fatura uygulamasına dahil olan mükellefler süreçlerinde ayrıca irsaliye kullanmak istemiyorlarsa elektronik ortamda düzenledikleri e-arşiv faturanın çıktısıyla irsaliye sürecini ikame edebilir. Ayrıca malın yanında gönderilen e-arşiv fatura çıktısının faturayı düzenleyen tarafından saklanmasına gerek yoktur. Ancak faturanın alıcısı e-arşiv faturayı kağıt ortamında alıyorsa yine kağıt ortamında yasal saklama süresi boyunca muhafaza etmesi gereklidir.

5. Otomatik doğrulama ve onay süreçleri

e-arşiv faturalar e-faturada olduğu gibi e-imza (elektronik imza veya mali mühür) ile imzalanır. e-İmza, teknolojisi gereği belgenin kaynağının doğruluğu, içeriğinin bütünlüğü ve değişmezliği sağlanmaktadır. e-İmza ile imzalanan bir faturanın herhangi bir noktası bile değişse e-imza doğrulanamayacağından fatura geçersiz hale gelecektir. Bu nedenle özellikle e-arşiv faturalar oluşturulduktan sonra imza doğrulama yazılımlarıyla doğrulanmalı, hatalı olarak oluşturulan faturalar tespit edilerek süreç içerisinde hata oluşmadan önlenmelidir. Diğer taraftan e-fatura ve e-arşiv fatura ile ilgili 1500'ün üzerinde tanımlı alana sahiptir. GİB bu alanların hangisine ne yazılabileceğini yayımladığı teknik kılavuzlarda belirlemiştir. Bu kurallara uymadan oluşturulabilecek faturalar ileride usulsüzlük cezalarına hatta faturanın geçersiz olmasına varacak hataların yapılmasına sebep olabilir. Diğer taraftan faturalama süreçlerinde yaşanan hesaplama hataları e-arşiv fatura üzerinde, daha oluştuğu sırada, tespit edilebilir. özellikle diğer ülke uygulamalarında da kullanılan e-fatura uyum denetimi araçları faturalama sürecinde yaşanabilecek bu tip hataları süreç içerisinde tespit edebilmektedir. Bu da hatalı faturaların sonradan çıkarabileceği maliyetleri engeller.

6. Kontrat kontrolleri

İşletmeler satış ve satın alma süreçlerinde ticarete konu olan mal veya hizmetin çeşidine göre birçok farklı sözleşme yapabilmektedir. Sözleşmelerde mal veya hizmetin bedeli ciro pirimi, erken ödeme indirimi, vade farkı, kusurlu mal iskontosu vb birçok değişken nedeniyle farklılaşabilir. Günümüzde akıllı kontratlar olarak da bahsedilen bu sözleşmelerin kuralları sistem üzerinde tanımlı olduğu sürece düzenlenen e-fatura veya e-arşiv faturanın kontrata uygunluğunu otomatik olarak kontrol edilebilir ve faturalama sürecinde birçok onay ve kontrol süreci otomatize bir şekilde gerçekleşir.

7. Hesap mutabakatı

BA-BS (Büyük Alışlar-Büyük Satışlar) ve hesap mutabakatı mükelleflerin her faturalama döneminde yaptığı rutin faaliyetler haline gelmiştir. İşletmeler genellikle müşterilerden aldıkları ödemeleri, gönderdikleri orijinal faturalarla karşılaştırmaya zorlanırlar. Bu durumda e-arşiv fatura üzerindeki kalemlerinde kontrolü sağlanabildiğinden mutabakatlarda büyük kolaylık sağlar.

8. Gider pusulası yerine e-arşiv fatura

433 no.lu VUK Genel Tebliğine göre e-arşiv fatura düzenleme izni olup internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin faturalarda mevcut faturalarda bulunması gerekenlerin yanında aşağıdaki bilgilere de yer vermesi zorunludur:

• Satış işleminin yapıldığı web adresi bilgisi,
• ödeme şekli,
• ödeme tarihi,
• Gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı ve VKN/TCKN bilgisi,
• Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih,
• e-Arşiv faturada yer alacak iade bölümü
• "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi.

İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar bilgilerinin bulunması zorunludur. İnternet üzerinden yapılan satışta müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alır ve iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte malı satana geri gönderir. Gönderilen faturanın iade bölümü dolu ve imzalı hali internet satışlarında resmi iade belgesi olarak kullanılabilir. Böylelikle yüz yüze yapılmayan satışlarda iade alınan mal için vergi mükellefi olmayanlara imzalatılması gereken VUK 234'üncü maddesinde tarif edilen Gider Pusulası düzenlenmeden de VUK'a uygun bir belge düzeni ile iade süreci gerçekleştirilir.

9. Daha hızlı ödeme ve daha iyi nakit akışı

e-Fatura veya e-arşiv faturayla beraber elektronik ödeme entegrasyonu araçları vasıtasıyla hangi faturanın ödendiğine ilişkin bilgi de alınabildiğinden fatura ödeme eşleştirmeleri de yapılabilir. örneğin banka entegrasyonu olan bir mükellef düzenleyeceği faturalarda, göndereceği banka ödeme linki ile direkt entegre olduğu banka ödeme sistemlerine referans ettiği faturayla beraber yönlendirerek müşterisine kredi kartıyla ödeme yapabilme veya taksitlendirme imkanı sunabilir. Ayrıca erken ödeme indirimi gibi nakit akışını hızlandıracak imkanlar da sağlanabilir.

10. Farklı lokasyonlardan düzenlenen faturaların merkezden kontrolü

Faturalama hacmi büyük ve farklı lokasyonlardan faturalama yapan mükellefler, farklı fonksiyon veya şubelerde düzenledikleri e-arşiv faturalara farklı birim kodlarla başlayan seriler belirleyerek e-arşiv fatura oluşturabilmektedir. Bu da e-arşiv faturalarda tarih bazında müteselsil sıra numarasına göre fatura oluşturma imkanı sağlar. Diğer taraftan kağıt fatura süreçlerinde bu tip işletmeler düzenlenen faturaların arşiv nüshaları depolarda yasal saklama süresi boyunca muhafaza edileceğinden farklı lokasyonlardan son nüshaları eksiksiz toplamak ve belirlenen depolarda saklama maliyetine katlanılmak zorunda kalınır. e-Arşiv fatura ile faturalar elektronik ortamda saklandığından kağıt nüshaların tasnifi ve taşınma maliyeti de ortadan kalkar.