e-Arşiv fatura, e-fatura kapsamında olmayan firmalara ve bireysel tüketicilere düzenlenecek faturaların elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesine imkân sağlayan uygulamadır.
e-Arşiv fatura da elektronik olarak düzenlenir fakat e-Fatura uygulamasından farklı olarak faturanın teslimi Gelir İdaresi Başkanlığı ( Başkanlık) tarafından yapılmaz. Düzenlenen e-arşiv faturalar kâğıt veya elektronik olarak (alıcısının tercihine bağlı) harici yöntemlerle gönderilir.
e-Arşiv Fatura uygulamasında faturalara ilişkin bilgileri içeren rapor, izin almış mükellefler veya e-arşiv hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörler tarafından, Başkanlığın www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan veri formatı ve standardına uygun olarak Başkanlık sistemine aktarılmak zorundadır. Başkanlık, yeterli süre tanımak şartıyla rapor aktarım süresini ve yöntemini değiştirmeye, sektörler ve mükellef grupları itibarıyla farklı veri aktarım süresi ve yöntemi belirlemeye yetkilidir.
Bugüne kadar bir ay içerisinde düzenlenen e-arşiv faturalara ilişkin raporlar Başkanlığa ilgili ayı takip eden ayın 15'inci günü akşamına kadar raporlanması gerekiyordu. Ancak Başkanlık 30/10/2018 tarihinde "e-Arşiv Teknik Kılavuzunda değişiklik" yapmış, 1/1/2019 tarihinden itibaren e-Arşiv Fatura raporlarının günlük dönemler halinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar e-Arşiv uygulaması üzerinden Başkanlığa gönderilmesi gerektiğini belirlemiştir.
Yapılan işin gereği fatura oluşturma süreci uzayabilmektedir. Bu durumda da teknik olarak fatura tarihi ile faturanın oluşturma tarihi arasında fark olabilmektedir. Faturanın içeriğini bildiren mükelleflerdir. Mükellef faturanın üzerinde yazacak düzenleme tarihini fiili duruma uygun olarak daha önceki bir tarih olarak bildirebilir.
Yeni düzenlemeyle özel entegratörler e-Arşiv fatura uygulamasında, e-arşiv faturaların fiili olarak oluşturulduğu tarihi takip eden gün akşamına kadar e-arşiv faturalara ait bilgileri içeren raporu GİB'e gönderilmelidir. Oluşturulan e-arşiv raporunun içeriğinde o gün içerinde oluşturulan e-arşiv fatura bilgileri yer alacaktır, raporun içerisinde mükellefin bildirimine göre düzenleme tarihi önceki bir tarihi içeren fatura bilgilerinin olması raporun gönderimine teknik olarak bir engel oluşturmaz.
e-Fatura uygulamasında da düzenleme tarihi faturanın gönderim tarihinden daha önce olan faturalar gönderilebilmektedir.
Diğer taraftan sistemin buna engel olmaması mükelleflerin sorumluluğunu kaldırmaz. Faturaların düzenlenme tarihini vermek ve yasal düzenlemelere uymak mükellefin sorumluluğundadır. Buradaki farklılığın izahatını mükellef yapabilmelidir.