Ölümle pençeleşen hasta bir matematik profesörü (Sean Penn), eşini ve çocuklarını feci bir kazada henüz kaybetmiş kalbi hüzün peteği bir anne (Naomi Watts), uyuşturucu bağımlılığından kurtulmaya çalışan bir eş (Benicio Del Toro) ve bu üç hayatı büyük bir ustalıkla muhteşem bir senaryoda kesiştiren unutulmaz bir film: 21 Gram... Ve filmin son karesinde Sean Penn 21 gramın sırrını açıklıyor: "Kaç kez yaşarız, kaç kez ölürüz, tam ölüm anında 21 gram (ruhu kastediyor) kaybederiz diyorlar; 21 grama kaç yaşam sığar?"

Konumuz elbette 21 Gram filmi değil; ama bir işletmenin "ruhu" diyebileceğimiz ve belki ağırlığı artık 21 gram bile gelmeyecek olan defterleri, daha doğrusu e-defterleri. Ve bugün bu 21 grama milyonlarca sayfa defter sığıyor; elbette basım, noter onay ve arşivleme maliyetleri olmaksızın.

Maliye Bakanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından yapılan ortak düzenlemeler çerçevesinde Türkiye'nin en büyük 60.000 firması, 1 Ocak 2015'ten itibaren kademeli şekilde ticari defterlerini artık kâğıt ortamında değil, elektronik ortamda oluşturmaya ve saklamaya başladılar.

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanununa göre tutulan ticari defterler işletmelerin bütün ekonomik ve mali faaliyetlerinin kaydedildiği belgeler. Bunların vergi kanunlarına göre en az 5 yıl, ticaret mevzuatına göre ise 10 yıl boyunca saklanma zorunluluğu var. Defterler hem bilanço ve gelir tablosu gibi her çeşit finansal raporlamada, hem de kamu ve özel sektör kurumları tarafından yapılan başta vergi denetimi olmak üzere birçok denetim faaliyetinde kullanılan önemli dokümanlar. Üstelik herhangi bir ticari ihtilaf halinde defterler, mahkemelerde delil olarak kullanılmakta. Bu sebeple defterlerin işletmelerin ticari hayatlarındaki önemi tartışılmaz.

Ülkemizde aslında firmalar defter kayıtlarını yıllardır elektronik ortamda tutmaktalar. Şu anda piyasada kullanılan irili ufaklı binden fazla muhasebe programı var. Ayrıca birçok firma kendi kullanımları için özel muhasebe yazılımları veya ERP'ler kullanmakta. Ancak ülke genelinde kullanılan bu muhasebe programları ve yazılımların ortak bir format ve veri standardı bulunmamakta. Dolayısıyla hem raporlama faaliyetlerinde hem de çeşitli denetimlerde verilerin bilgisayarların anlayacağı ortak bir dile dönüştürülmesi oldukça zaman alıcı ve emek yoğun süreçleri gerektirmekte. Kaldı ki, dünya ekonomisindeki küreselleşme trendi, çok uluslu şirketlerin dünya çapında çok farklı yasal düzenlemelere maruz kaldıkları yeni bir ortam meydana getirmiştir. İşte Maliye Bakanlığı tarafından belli firmalar için zorunlu hale getirilen e-defter uygulaması aynı zamanda uluslararası bir standarda dayandığı için, hem ülke içinde hem de dış dünyada işletmelerin her türlü raporlama ve denetim faaliyetleri için şeffaf, esnek ve kolay analiz edilebilir bir çerçeve sunması itibariyle oldukça önemli bir e-devlet uygulaması olarak değerlendirilmektedir.

e-Defter tutabilmek için ilk şart işletmelerin e-defter üretmeye uyumlu bir yazılıma sahip olmaları. e-Defter yazılımlarına uyumluluk onayı Gelir İdaresi tarafından verilmekte ve izin alan firmaların listesi www.edefter.gov.tr İnternet sitesinde yayımlanmakta.

Şu anda sadece yevmiye defteri ve defteri kebir elektronik ortamda tutulabilecek. Pay defteri veya envanter defteri gibi diğer ticari defterlerin elektronik ortamda tutulabilmesi için ilgili Bakanlıkların bu konuda bir düzenleme yapmasını beklemek gerekiyor.

e-Defter, az önce de ifade ettiğimiz üzere bazı şirketler için zorunlu olmakla birlikte elbette isteyen firmaların gönüllü olarak bu uygulamaya geçmeleri mümkün. Geçiş için yıl sonunu beklemeye gerek yok. Firmalar yıl içerisinde istedikleri herhangi bir tarihte e-deftere geçebilirler.

İşletmeler e-defterlerini aylık olarak tutacaklar ve tutulduğu ayı takip eden 3. ayın sonuna kadar bu defterlerin "berat" dediğimiz işletmeye ait temel kimlik bilgilerini içeren elektronik dosyasını Gelir İdaresi Başkanlığı'na elektronik ortamda onaylatacaklar. Firmaların, kendi sistemlerinde oluşturdukları e-defter ve bu defterin Başkanlıkça onaylı beratı ile e-defter hukuki bir elektronik belge olma vasfı kazanır. Diğer bir ifade ile bu berat olmaksızın e-defter kanuni olarak hiçbir hüküm ifade etmez. Beratta defterin içeriğine, yani muhasebe kayıtlarına ilişkin hiçbir bilgi bulunmaz. Dolayısıyla, beratın Başkanlıkça onaylanmak üzere www.edefter.gov.tr'ye gönderilmesi aşamasında Başkanlığa muhasebe kayıtlarına ait hiçbir veri transfer edilmez.

e-Defter, yeni bir dönemin başlangıcı. Sadece mükellefler için değil, kamu kurumları ve özel sektördeki birçok kurum için de farklı açılımlar sağlayacak dijital bir devrim desek, abartmış olmayız. Bir kaçına burada değinelim: Sağladığı maliyet avantajlarından yukarıda kısaca bahsettik. e-Defter ile uzaktan denetim, e-denetim ve uluslararası ortak denetime kapı sonuna kadar açılmış oldu. Bulut teknolojisi ile birleştirildiği takdirde, e-defterin mükelleflere hiçbir donanımsal yükünün olmayacağı da aşikâr. e-Defter denetim elamanlarının iş yapış şekillerini de değiştirecek. Artık bırakın mükellefin işyerine gitmeyi, ofise bile uğramadan vergi incelemesi veya diğer denetimleri yapmak mümkün hale gelecek.

1907 yılında ABD'li Doktor MacDougall'ın ruhun ağırlığını tartmak amacıyla yaptığı deney sonuçlarına kimi kocakarı hikâyesi, kimi çocukça bir iddia, kimi ise 21 gram beyni olanların bile inanmayacakları bir saçmalık diye itiraz ediyorlar.

Bugün ruhumuzun gerçekte kaç gram olduğunu bilmiyoruz. Ama bildiğimiz bir şey varsa, bundan sonra artık defterlerin ağırlığı 21 gramı geçmeyecek.

Dünyanın merkezi neresi diye soranlara Nasreddin Hoca'nın; "Ayağımı bastığım yer, inanmayan ölçsün" dediği gibi, inanmayan e-defterin kaç gram geldiğini tartsın !
Çıkacak sonuca kimsenin itiraz etmeyeceğine eminim...