Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri

213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) 230’uncu maddesi kapsamında faturalarda düzenlenme tarihi seri ve sıra numarası bulunması zorunludur. 509 no.lu VUK Genel Tebliğinde ise e-belgelerde kullanılacak belge numarasının nasıl olacağı belirlenmiştir. 

İlgili Genel Tebliğ ve yayınlanan uygulama kılavuzlarına göre e-belgelerde seri ve sıra numarası yerine e-belge numarası kullanılmaktadır. e-Belgelerde belge numarası olarak benzer yapı kullanılmakla beraber bazı farklılıklar bulunmaktadır: 

e-Belge numarası nasıl olmalıdır? 

• e-Belge izni kapsamında düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır.
• Birim kodu için 3 haneli alfa numerik bir kod kullanılabilir ve mükellef tarafından serbestçe belirlenebilir. Başkanlık bazı birim kodlarının kullanımını yasaklayabileceği gibi bazı işlemler için belirlediği birim kodlarının kullanılmasını zorunlu kılabilir.
• Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır.
• Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir.
• Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibarıyla "1" rakamından başlatılarak kullanılır.
• Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.
• e-Belgelerin kâğıt çıktısının alınmasını gerektiren durumlarda, belgenin birden fazla sayfaya taşması durumunda, her sayfada toplam sayfa sayısıyla birlikte sayfa numarası gösterilmesi koşuluyla aynı belge numarası kullanılacaktır.
• e-Belge düzenleyen bünyesinde aynı e-belge numarası birden fazla kullanılamaz.
• İşletmenin şube ve kısımlarında her biri için e-belge numarasında yer alan birim kod farklı olarak belirlenebilir.
• Hava yolu firmalarınca düzenlenen e-Biletlerde bu numara yerine IATA nezdindeki kod numarası ile başlayan toplam on üç haneli bilet numarası belge numarası yerine kullanılabilecektir.
• e-Belge uygulamalarında belge numaraları mükellef tarafından verildiği gibi mükellefin izniyle özel entegratör tarafından belirlenebilir.
• e-Belge numarası, belgenin düzenlendiği yıl bilgisini de içerir.
• e-Belge numarası yıl bilgisini de içerdiği için her birim kod bazında takvim yılı değişikliklerinde müteselsil sıra numarası "1" den başlayacak şekilde tarih bazında müteselsil sıra numaralı oluşturulmalıdır. 

Takvim yılı değişiminde tereddütlü durumlara örnekler 

Örnek: 2024 yılından 2025 yılına geçişte e-belge sıra numaraları etkilenecek mi? 

Çözüm: e-Belge numaraları takvim yılı bazında müteselsil devam etmektedir. Takvim yılı değiştiğinde sıra numarası "1" den başlamalıdır. İşletme 31.12.2024 tarihinde düzenlediği belge numarası "AB8" birim kodu için AB82024009804561 iken, aynı birim kod için 01.01.2025 tarihli e-belge numarası AB82025000000001 olmalıdır. 

Örnek: Takip eden özel hesap döneminin başında e-belge numarası 1'den mi başlamak zorundadır? 

Çözüm: e-Belge numarasının belirlenmesinde özel hesap dönemine göre bir ayrım yapılmamakta, numara belirlenmesinde e-belgenin düzenleneceği yıl esas alınmaktadır. Takip eden özel hesap döneminin başlangıcında birim kod bazında e-Belge sıra numaraları numarası 1'den değil kaldığı yerden devam edilmelidir. Ancak özel hesap döneminden bağımsız faaliyeti gereği işletmeler yeni birim kod tanımlandığında yeni tanımlanan birim koda ait müteselsil numara 1'den başlayabilir. 

Örnek: 2025 yılında, düzenleme tarihi 2024 yılına ait e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlenmek istenmesi durumunda e-belge numarasında yer alan yıl bilgisi ne olmalıdır? 

Çözüm: Yapılan işin gereği fatura oluşturma süreci uzayabilir. Bu durumda da teknik olarak belge tarihi ile belgenin oluşturma tarihi arasında fark olabilmektedir. Belgenin içeriğini bildiren mükelleflerdir. Mükellef belgenin üzerinde yazacak düzenleme tarihini fiili duruma uygun olarak daha önceki bir tarih olarak belirleyebilir. Özellikle Ocak aylarında sıkça karşılaşılabilecek bu durum için Başkanlık İnternet adresi olan www.ebelge.gib.gov.tr' de yayımlanan duyuruya göre, e-Belge numarası düzenlendiği yıl bilgisini içerecek şekilde oluşturulmalıdır. Eğer 2025 yılında 2024 tarihli bir e-Belge düzenlenecek ise belge numarasında yer alan yıl bilgisi 2024 olmalı ve ilgili birim kod bazında müteselsil olarak düzenlenmelidir. 

Ancak VUK 231’inci madde kapsamında faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlemesi gerektiği ve ayrıca KDV kanununa göre katma değer vergisinin malın teslimi veya hizmetin ifası ile doğduğundan herhangi bir vergi ziyaına sebep olmamak için faturanın ilgili KDV beyanname döneminde düzenlenmesi ve katma değer vergisinin beyannameye dahil edilmesi önem arz etmektedir. 

e-Belge numarası içerisinde takvim yılı değişiklik işlemlerini kim yapacak?

e-Belge numarası e-belgelerin oluşturulmasında kullanılan yöntem ve özel entegratör ile yapılan protokol çerçevesinde değişmekle birlikte, e-belge numarası içerisindeki takvim yılı, portal uygulamalarında özel entegratör, diğer yöntemlerde fatura numarası mükellef tarafından belirleniyorsa mükellef tarafından güncellenmelidir. 

Uygulamadaki e-belgeler

 e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Bilet, e-Müstahsil Makbuzu, e-Döviz Ve Kıymetli Maden Alım-Satım Belgesi, e-Dekont, e-Sigorta Komisyon Gider Belgesi, e-Adisyon